参加者が心から楽しめることが周年イベント成功のカギ

同グループは創業されて30年の歴史がありますが、ヌーベルバーグ、ヌーベルアージュ、ヌーベルメディアという3社の組織構成になってから日が浅いため、今回の周年イベントを通じてグループ内の結束力とシナジーを高めることが求められていました。

その一方で「とにかく社員に楽しんで欲しい。エンターテイメント色を強くして皆が喜ぶといいね。式典みたいな固くるしいイベントにはしないで欲しい。」という同グループ会長からのメッセージもあり、参加する社員に「30年という歴史を感じてもらい、次のステージに向けての節目にすること」と「心から楽しんでもらうこと」。この2つを両立させることがイベント成功のために必要な要素でした。

想いを実現するために、選んだのは
旅行要素を取り入れた非日常型周年イベント

ヌーベルグループ様は多くの議論を重ねた結果、次のようなイベント方針を選択されました。

①観光地のホテルをまるごと一棟貸し切り、全員バスで大移動するインパクトある旅行スタイルを採用
②移動中から様々な企画を用意。皆で楽しみを共有できる場と機会を多く作る
③最後はパーティーで経営陣の考えや次期ステージへの思いを伝え、全員で30周年を盛大に祝う

何よりも大切にしたのは「社員には周年イベントを楽しみにして来てほしい」という思いです。現場の負担にならないように告知のタイミングなど細かい点に関しても社員優先の姿勢で取り組まれました。

参加者からあふれた感嘆と笑顔

―社内の反響はいかがでしたか？

参加者からは、とにかく『楽しかった』という声が多かったです。私たちの仕事が制作ということもあり、社内の誰もが今回の周年イベントの準備や本番運営の大変さを理解してくれていたようでしたので、プロに褒めてもらった感覚もあり一層嬉しかったです。

―どのような企画が好評でしたか？

パーティももちろん好評だったのですが、参加者に特に好評だったのは、ノベルティや画像共有サービスなど思い出を参加者同士で共有できるような企画でした。具体的には、出発する際にバスの中で提供した水のペットボトルが今回の30周年記念仕様になっていた事や移動中にとった写真をリアルタイムで共有できるアプリ（スマラポ）です。

―このような移動時の企画を用意したのは何故でしょうか？

今回の周年イベントでは、「バスでの移動もイベントのうち」と考え、様々な仕掛けを用意しました。その結果、移動の時点から社員同士が楽しんでくれて、ホテルでの周年記念パーティが始まる前に、皆で30周年を祝おうとする良い雰囲気が出来上がっていたと思います。

イベント専門会社に委託するメリットや選択ポイント

―イベント専門会社に委託するメリットは何でしょうか？

やりたいことの方向性や意図を読み取った上でプランを提案してもらい、具現化してもらえるのが専門会社に委託するメリットだと思います。

―委託先を判断する際に見られているポイントは何でしょうか？

私達が見ているポイントは柔軟さと企画力です。『柔軟さ』とは動きに小回りが効くこと、担当者の理解度や判断の早さを指します。『企画力』とは提案内容に斬新さを感じられることと費用対効果を指します。

―ニューズベースを選んだポイントとは何でしょうか？

アイデアの面白さと何度もすり合わせて提案してくれた粘り強さを評価しました。ホテルの貸し切りの他にも、”コテージ群を貸し切りにして周年イベント”をするなど、偏りのないバラエティに富んだ内容の企画を提案して頂きました。

今回のイベントは当社にとって非常に重要な位置づけだったこともあり、パートナー選定にはいつも以上に慎重な姿勢で臨みました。候補となるイベント会社さんには企画内容に高い要求を伝えていましたが、ニューズベースは当社の要求に応えてくれました。実は、他社に決まりかけていたのですが、ニューズベースはそのアイデアの面白さと粘り強い対応でひっくり返してくれました。

―ニューズベースのサポートはいかがでしたか？

何か頼まれた時にできない理由から言うのではなく、どうしたらできるかという前向きな姿勢を崩さずに進行管理してもらっていたのが良かったです。私たちも制作会社ですから、制作進行管理の大変さは分かっています。ですから、ニューズベースの姿勢は同じ制作という立場として勉強になりました。

特に評価したのは次の2点です。

1．走りながら作り上げる対応力

今回の周年イベントは、最初からやることが全て定まっていたわけではなく、準備を進めていくにつれやりたいことが明確になり、そして内容も増えていきました。ニューズベースはその都度、実現するためのリサーチが迅速で、担当者レベルでの判断が非常に速かったです。ニューズベースは担当者に大きな裁量を与えている印象を持ちました。

2．イベント本番での柔軟性

イベント当日は当初のスケジュール通りにはいかない所もありましたが、ニューズベースに会場側との調整をうまく進めてもらったことで、スケジュールを都度調整することができました。その結果、イベント全体の進行が滞るような事態には陥らず、スムースな運営を行うことが出来ました。イベント制作会社ならではの手際の良さを感じました。

周年イベントの振り返りの会議でも上役から『ニューズベースはよくやって貰った』という声もあがっています。

―ニューズベースの価格についてお聞かせください

価格が安いか高いかは『見積もりの段階』と『納品後』で印象が変わってくると考えています。まず、『見積もりの段階』では適正と感じていました。決して安いとは思いませんでした。なぜならば、原価がかかることをしてもらっている事が分かっていたからです。また、見積もりの数字で疑問があった点を尋ねると、一つ一つ丁寧に説明をしてくれましたので、私たちが納得した上で依頼することが出来たと思っています。

一方で『納品後』ですが、「これだけやってもらって大丈夫かな」と思うほどのお得感がありました。結果的に安かったと感じています。

社員の笑顔とつながりを広げた周年イベント

―今回の周年イベントを担当された、ご感想をお願いします。

「参加者からの反響が大きく、皆が素直に楽しかったと言ってもらえるイベントは狙っても中々できるものではありません。参加者に喜んでもらえたことが何より嬉しかったです。現場の人間から上席・代表といった経営ボードのメンバーにも喜んでもらえました。前回の25周年に行った『借り切り船上パーティ』を超える催しがしたいという実行委員の思いも達成できたと感じています。次回周年記念イベントでは、今回の周年パーティを超えるようなイベントをして欲しいですね。」

社員を対象にした周年イベント成功の秘訣は、経営陣と参加者側の「思い」の落差を整えて伝えたい思いを、参加者が受け入れられるような状況を作ることです。ヌーベルバーグカンパニー様は参加者の方々に心から楽しんでもらいたいという強い思いのもと、当日のプログラムやそれまでの広報活動を通じて、この状況を作り出すことに成功されました。その結果、経営者から社員まで全ての参加者の記憶に残り、全員で次のステージに歩みだすことができました。