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2. 精度の高いイベントを作るためには

前述のように企画から準備、運営、アフターフォローまでイベントの開催には様々なステップがあります。それぞれのステップには、経験やノウハウが必要なものも多く、限られたスケジュールの中で行われるイベントでは、効率よく行うことも必要です。そこで考えたいのがプロの専門集団によるアウトソーシングの活用です。外部の力を活用することで以下のようなメリットが生まれます。

中核業務への集中が可能

アウトソーシングの大きなメリットの一つが、最も力を入れたい業務に自社のマンパワーを集中させることです。例えばイベントの準備や当日の周辺業務ではなく、経営陣への説明や関係者や協力企業への協力や登壇の依頼、 集客やイベント終了後のフォローなど自社でしかできない重要な業務にマンパワーを集中することができます。

イベントの実行力

プランニングからディレクション、プロモーションまで プロの経験と知見を活かしたアドバイスが受けられることも一つの大きなメリットです。各ステップの進行管理はもちろん、比較段階からの相談や予算リソースの分配まで、微細な配慮と実行力はプロフェッショナルならではの大きな特徴です。

イベント準備のスピードアップ

イベント担当者は、営業担当者や広報担当が主要業務と兼務で進める方がほとんどです。 時には短期間で準備を進める場合では、進行スピードの速さがイベント成功のために重要な鍵となります。イベントのプロ集団は、 進行台本や 運営マニュアルなど多くのフォーマットを持っています。また様々な会場で実施した経験を持っているため、会場の手配から当日の設営、運営、撤去まで滞りなく進めることができます。

自社の知見にないアイデアの取得

様々な業界のイベントを専門に取り扱う企業は、いわばアイデアや経験の宝庫です。業界ごとのトレンドやイベントの知見、他者の実例などから必要な知識やアイデアを得ることができます。イベントのノウハウはあっても今一つ新規性に欠ける、新しい視点での実施を考えたいなどといった革新的な目的がある場合には、外部への依頼が一つの突破口となるでしょう。

外部パートナーネットワークの活用

イベントの開催は、繊細な作業が多いため様々なノウハウを持つ専門家の協力が必要不可欠です。イベントのパフォーマンスショーでは、プロのパフォーマーが、会場の設営には仮設舞台などの専門家が、広告や看板の作成にはプロのグラフィックデザイナーが必要となります。

また、会場の手配一つにしても企画に見合った場所や収容人数、設備屋使い勝手を考えなければいけません。 イベント専門会社ではこうした各分野の専門性の高い企業とのネットワークを活用して業務を行っています。アウトソーシングすることで自社のイベント企画を様々な専門家と一緒に作り上げていくことができます。

イベントの開催に関して、限られた自社内のリソースを有効に活用し、企画したイベントを成功に導くためにも外部との連携は必要です。外部への依頼は一見コストがかかると考えてしまうかもしれませんが、プロフェッショナルに依頼することで得られる時間的なメリットやノウハウ、安心感はイベント成功に大きく貢献するでしょう。

まずはイベントの開催が決定した時点で、一度プロにご相談することをお勧めします。株式会社ニューズベースではプロモーションや周年イベント、入社式、勉強会など豊富な経験に基づいて様々なご提案を行っています。まずはお気軽にご相談ください。