カンファレンスconference

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多様な運営業務を要するカンファレンスは、
ニューズベースに代行をお任せください。

学術や特定業界、ビジネスシーンの最新勤向を協議するために行われるカンファレンス。
大規模フォーラム形式にも対応し、多様な運営業務を代行致します。

カンファレンス実施までの大まかな流れ

※オンライン形式・ハイブリッド形式での開催時の対応

1. ~7ヵ月前(目標設定)
  • 集客目標策定
  • 企画概要作成
  • 予算検討
2. 6ヵ月-5ヵ月前(手段検討)
  • スポンサーセールス用意
  • 登壇者出演交渉
  • 会場押さえ
  • 協力会社検討
  • 集客方法策定
  • 配信手段の決定(ツール・配信場所)※
3. 4ヵ月-2ヵ月前(手段実行)
  • 集客準備(サイト作成、広告メディア選定&抑え)
  • 事後フォロー体制用意
  • 登壇者対応
  • スポンサー対応
  • 配信機材手配※
4. 2ヵ月-前日(具体化)
  • イベント告知(サイト&招待状)
  • 各種問い合わせ対応
  • 映像制作
  • オペレーション設計
  • スタッフキャスティング
  • 事前収録※
  • 前日機材設営※
  • 感染予防対策設備の手配・設置
5. 当日(運営)
  • 受付
  • 誘導
  • ステージ進行
  • 機材オペレート
  • スタッフキャスティング
  • 飲食手配
  • 資料配布
  • アンケート回収
  • 質疑などの参加者対応
  • 配信※
6. 事後(フォロー)
  • アンケート集計
  • インサイドセールス
  • メルマガ
  • アーカイブ配信対応※
お役立ち資料

よくあるご質問

金銭面について
Q. どのような費用がかかりますか?
  1. 問合せ事務局費

    カンファレンス運営|問合せ事務局費
    案内、管理などに対応する費用です。参加人数規模や、どのような業務を行うかによって費用が変わります。たとえば、受付票などのメール配信、登録者管理などの業務で、5万円からが相場となります。

  2. 運営人件費

    カンファレンス運営|運営人件費
    カンファレンスの運営スタッフを外部に依頼した場合、ディレクション費用に加えて、当日の賃金や交通費などの人件費がかかります。また、カンファレンスが長時間の場合は、お弁当や飲み物なども用意が必要になる場合もあります。

  3. 会場費

    カンファレンス運営|会場費
    会場費には、プロジェクターや音響装置、テーブルやイスなどのレンタル費用がかかります。また、ステージや看板、ゲートなど造作物を作成する費用がかかります。会場費を考えるうえで基準となるのが、参加者の人数と会場の定員数です。会場の定員数を確認し、カンファレンスの参加人数が確定したうえで、会場を選ぶようにしましょう。

  4. 施工費

    会場造作費
    ステージや看板、ゲートなどを作成、装飾する費用がかかります。

実務面について
Q. どのくらい前から相談した方が良いですか?

ご実施予定の1年前から半年程度が目安ですが、まずはご相談ください。実行可能な具体的なプランをご提案させていただきます。

Q. どの範囲まで手伝ってくれますか?

司会・登壇者などのキャスティング、応募者の申し込み受付・管理、会場手配、配布物準備などの事前業務、会場設営、資料配布、受付・誘導、進行サポートなどの当日業務、来場者御礼メール送信、アンケートの入力集計などの事後業務までワンストップで対応しております。

Q. 会場を探す業務は相談出来ますか?

目的や規模、開催希望エリアなどをお聞かせいただければ適した会場をご提案させていただきます。
ただし、会場の調査代行のみの場合はお断りさせていただく場合がございます。
急ぎ会場のみをご検討の方には、会場リストをご用意しておりますのでご活用ください。

Q. 受付方法について相談したいです。

事前の申し込み受付管理、当日の来場者照合、後日のフォローメールまでワンストップで対応した各種受付管理システムを提案可能です。

オンライン・ハイブリッド開催についてのご質問
Q.オンラインまたはハイブリッドイベントの開催は可能ですか?

オンライン、ハイブリッドイベントにつきましても開催実績がございます。対応可能です。

Q.オンラインまたはハイブリッドイベントにおける使用ツールについて決まりはありますか?

ご指定のツール使用での実施や最適なツール等のご提案も可能です(zoom、Teams、Webex、YouTubeなど)

Q.オンラインまたはハイブリッドイベントにおいて接続面が不安です

配信前に実際の現場にて接続テストや通信速度計測等を実施していますが、参加人数等様々な要因により接続状況は変化するため、
接続が途切れてしまった場合の対応をどうするかを事前に決めておき、フォローできるように備えています。(例:予備機材の準備、別途配信方法の準備等)

その他のよくあるご質問
Q. 集客に関して相談することは可能ですか?

可能です。
※問い合わせ対応等の具体化業務や当日運営業務がなく、
集客業務のみをご希望の際には、パートナー企業様をご紹介する場合がございます。

Q. 遠方での開催も可能ですか?

全国各地にある人材母集団を利用する事で、全国各地での対応が可能です。

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サービス一覧

セミナーSeminar

商談の機会創出や見込み客を獲得するために開催され、研修目的でも行われるセミナーを準備段階から当日の運営までサポート致します。

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カンファレンスConference

学術や特定業界、ビジネスシーンの最新勤向を協議するために行われるカンファレンス。大規模フォーラム形式にも対応し、多様な運営業務を代行致します。

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周年イベントAnniversary event

周年や創業の記念に行われる周年イベント。企業イベントの専門家が、経営陣、従業員、外部関係者など参加者の満足度あるイベントを設計・運営します。

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採用イベントRecruit events

インターンシップ、合同説明会、入社説明会、内定式、入社式をお手伝いすることを通じ学生の満足度を上げます。

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PRイベントPR events

御社の新製品や新サービスのPRイベントを、より多くの消費者へ効果的な方法・ノウハウをもってイベント運営を代行致します。

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企業パーティーCorporate party

社内外の方々に感謝を伝え労いの場とし親睦を深める懇親会。企業イベント専門会社の知見を生かして参加者満足度を高める運営を致します。

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社内イベントInternal events

企業における従業員満足度や生産性向上のため有効な社内イベント。表彰式、レクリエーションやパーティー等、様々な形態のイベントに対応 致します。

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各種イベントプログラム集

当社がこれまでお手伝いさせていただいた様々なイベントの実施プログラム事例をご紹介します。

コンテンツ・予算一覧

当社がこれまでお手伝いさせていただいた周年・社内イベントを、 業種・参加対象・人数規模別にし、コンテンツ例とご予算をご案内していま...

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