キャンペーン事務局、大変な運営業務の代行メリットを全て解説

3-2.キャンペーン事務局代行を依頼するメリット

24365対応

電話やメールなどに24時間365日対応します。待たせることはそれだけで不快に感じられてしまう可能性がありますが、これによってクレームやお問い合わせに対してお客様を待たせることが無くなります。

コンシューマー対応

キャンペーン応募者への対応は「お客様対応」となり、しっかりとした対応のスキルが必要になります。キャンペーンを企画する部署のメンバーが全てお客様対応の経験者であることも少ないので、対応に不安がある場合は外部に委託するメリットとなります。また、外部委託先としてもキャンペーン事務局業務も兼ねる委託先であればキャンペーン内容を理解させる作業や電話対応のマニュアルを別途作成するといった手間がなくなることもメリットになります。

個人情報の取り扱い

上記の通り応募者の情報は個人情報となります。JNSA（日本ネットワークセキュリティ協会）の調査結果によると、2017年の個人情報の漏洩の原因は「誤操作 25.1％」「紛失・置忘れ 21.8％」「管理ミス 13.0％」「不正な情報の持ち出し 6.5％」※１など約70％近くが人的な要因で起きています。

例えば社内で応募リストを作成するのであればそのリストのファイルはどこに置くのでしょうか？アクセスが制限されたフォルダーはありますか？そのパソコンはUSBなどの外部メモリーは使用できない設定になっているでしょうか？

このように個人情報漏えいのリスクを少なくするためには運用上のノウハウが必要になり、もし社内に個人情報の取り扱いに関する知識啓蒙がされていないのであれば外部委託するメリットの一つとなるでしょう。

以上3点のような外部ノウハウの活用というメリットとともに「リソース」面での外部委託のメリットも忘れてはいけないところです。キャンペーンの規模にもよりますが応募者のリスト化、プレゼント発送や窓口業務などは単純作業ですが時間を取られるものです。

こういった単純作業はアウトソーシングしたり（BPO）、ロボットに任せたり（RPA）しようというのが業務効率化を求められる昨今の風潮でもあります。この観点からも事務局の代行を依頼する価値はあるでしょう。