レセプションパーティーとは？開催するまでの流れや注意点・オープニングレセプションについても解説！

新しく店舗をオープンする際や会社の創立記念日などで開催されることがあるレセプションパーティー。名前は聞いたことがあっても、実際にどのようなことを行うのか知らない担当者も少なくありません。

そこで本記事では、レセプションパーティーの基礎知識や開催するまでの流れ・オープニングレセプションなどについて解説します。これからレセプションパーティーを開催する予定がある場合には、ぜひ最後までご覧ください。

 

会社で行うレセプションパーティーとは

会社が主催するイベントの一つに「レセプションパーティー」があります。

レセプションとは社交や交流を意味し、会社が行うパーティーには「新商品発表会」や「ショップオープニング」から、「プレス向けのプレゼンテーション」、「周年記念行事」や「代表取締役就任の記者発表」までさまざまな種類のパーティーが存在します。

製品や店舗のプロモーションやゲストへの情報提供などイベントごとに細かな違いはありますが、共通しているのは参加者に一体感を持ってもらう重要なビジネスイベントであることです。

また、基本的に招待制で行われ、服装にもドレスコードが求められることがほとんどです。招待者のみが参加できるということも一体感を持ってもらうための仕掛けの一つです。

 

オープニングレセプションとは

レセプションパーティーと似ている言葉として用いられるのがオープニングレセプションです。

オープニングレセプションとは、以下のようなお店や施設などをオープンするにあたって関係者やお客様を招待するパーティーのことを指します。

レセプションパーティー同様、服装はドレスコードを求められますので、あらかじめ準備しておきましょう。

 

レセプションパーティーの開催目的

レセプションとは、招待会という意味を持ちます。つまりレセプションパーティーとは、社外ゲストを招待して行うパーティーイベントのことです。

 

業界によってレセプションパーティーの目的はさまざまです。

例えば、周年記念は会社の大きな節目になるため、社外からゲストを招いてレセプションパーティーを開催することが少なくありません。お世話になった関係者や取引先の顧客を招き、自社社員が総出で出席して会社の繁栄を祝うとともに、日頃の感謝を伝えます。

また、周年記念パーティーは、新たな行動指針や企業ブランドのリニューアル発表の場として活用されることもあります。

ほかにも、新商品発表やPR、新規顧客獲得や販路拡大のためにレセプションパーティーを行うケースもあります。

レセプションパーティーに芸能人・有名人を呼ぶこともありますが、これはSNSなどを通して世間の注目度を高めやすいためです。

 

レセプションパーティーの種類

企業が行うレセプションパーティーには様々な種類があり、それぞれ目的とするポイントも違います。いくつかの例をあげて開催する目的をご紹介します。

 

・人気企業が行う周年記念行事

アパレルなどBtoCビジネスを扱う企業にとっては、周年記念パーティーの開催は顧客への感謝と長年市場で指示されてきた実績を伝える重要なイベントです。

 

・映画公開のレセプションイベント

試写会や出演者を招いたレッドカーペットの演出なども行われる映画プロモーションイベントは、公開前に映画の雰囲気や観客の反応を知ることができる大きなメリットがあります。

 

・新商品のプロモーションや新規出店などのオープニングレセプション

新商品や新店舗のプロモーションイベントは企業が新規顧客獲得や新たな販路拡大で売り上げアップを狙うための重要な機会です。

 

レセプションパーティーでのPR方法

こうした新しい試みはメディアを招いてプロモーションによりパブリシティを獲得するために行い、メディアへの露出を通じて一般顧客への周知を狙います。

ネット文化が発達した現在では、従来の方法に加えてTwitterやブログ、インスタグラムなどSNSを使用したより直接的なアピール方法もあります。インフルエンサーと呼ばれるネット世界で大きな影響力を持つ人物に体験イベントなどを通じてアピールしてもらい、ネットを利用した口コミを広げてもらう試みも行われています。

いずれの場合も、最終的な目的は顧客に自社の製品や店舗をいかに効率良くアピールすることです。 

 

レセプションパーティーを開催するまでの流れ

レセプションパーティーは、以下の3ステップで開催されます。

順番に見ていきましょう。

 

企画

パーティーを開催する目的とターゲットを設定し、開催日や時間を決定します。

また、招待リストの作成（会費制か無料招待かも含む）をして手配を進めます。パーティースタイル（立食、テーブル席）や参加者の人数から、適切な会場を選定して全体プログラムの組み立て全体の費用を算出していきます。

 

準備

最初に開催候補の会場で予約の確認をします。その後当日に実施したい内容から工程管理表を作り、組織図や当日の台本や配布資料、備品リストを作成し、必要に応じて販促グッズなど手土産の準備もします。

また、パーティーで行うコンテンツに合わせた機材、設備の手配、司会者やパーティー中に行うイベントの出演者の手配もしなければなりません。

 

コンテンツの制作や演出の準備

招待したゲストに楽しんでもらうために、レセプションパーティーではさまざまなコンテンツや演出を準備することが大切です。

例えば、プロのパフォーマーなどに外注して、ショーやパフォーマンスを行うとパーティーが華やぎます。音響や照明などを活用すれば、会場はより華やかな雰囲気に包まれることでしょう。

動画コンテンツもレセプションパーティーを盛り上げるのに有効です。一般的によく行われるのは、オープニングムービーや当日のダイジェストムービーの上映です。動画はにぎやかなパーティーの中でも注目を集めやすく、ゲストに対するメッセージを含めることもできます。数分程度の動画であれば、ゲストと交流を行う妨げにもなりませんのでおすすめです。

 

記念品・ノベルティの準備

レセプションパーティーは、出席してくれたゲストをもてなすことが大切です。そのため、記念品やノベルティを準備しておくとよいでしょう。

記念品・ノベルティにもさまざまありますが、人気があり定番なのは紅茶やカタログギフトです。持ち帰っても荷物になりにくく、日持ちしやすいことがその理由です。また、自社の人気商品や新商品などを記念品として渡して、販促・PRに役立てるという方法もあります。出席してくださったゲスト全員に行き渡るように、事前に出席人数を把握することはもちろん、余分に準備することをおすすめします。

また、単に記念品を渡すだけではなく、メッセージカードを添えてみましょう。感謝のメッセージがあれば、出席してくれたゲストの気分も良くなります。

 

招待・出欠の管理

レセプションパーティーを実施する場合、事前に招待者全員に招待状を送付します。レセプションパーティーは、自社の公式パーティーであるため、メールではなく招待状として送付するのが一般的です。その方が、フォーマルさがあるため好印象につながります。

レセプションパーティーになるべく多くのゲストが出席できるように、開催の3ヶ月前を目安に招待状を送付しましょう。余裕を持って招待状を送付すれば、ゲストも予定がつけやすくなりますし、主催者側も出席人数を早めに把握できるためです。

 

実行当日の準備と運営

タイムスケジュールに沿った運営が必要になってきます。

当日は会場と舞台施工の設営、リハーサルが必要です。招待者の入場誘導と受付、クロークの準備、セキュリティと緊急時への対応、招待者の退場案内、会場撤収と後片付けなど、業務は多岐にわたります。

そして開催後には、参加者へのお礼とアフターフォローも忘れてはいけません。

 

レセプションパーティーに食事は必要？

レセプションパーティーでは食事を用意するのが一般的です。開催する時間帯や出席する人数、パーティーの目的などによってどのようなスタイルで提供するかを検討しましょう。

例えば、さまざまな業界のゲストが参加して、交流を目的としたレセプションパーティーであれば立食スタイルにすると良いでしょう。自由に動くことができ、多くの人と挨拶したり名刺交換したりできるためです。

また、立食は途中参加・途中退出がしやすく、出席者にとっても気楽さがあります。主催者側としては、費用が安く席順で頭を悩ませる必要がないというメリットもあります。

 

レセプションパーティーを開催する際の3つの注意点

レセプションパーティーを開催する際には、以下の3点に注意しましょう。

一つずつ解説します。

 

服装マナーを意識する

レセプションパーティーは、通常のパーティーよりも格式が高いため、服装マナーには十分気をつけましょう。

参加者がどのような服装で出席したらいいのか分からなくて困ってしまうこともあるので、あらかじめ服装を指定してあげるのがおすすめです。基本的に主催者側は、参加者に指定したドレスコードに合わせた服装で出席します。

あくまでもレセプションパーティーは、フォーマルなパーティーです。そのため、露出の高い服装はなるべく控えるようにしましょう。

 

料理が準備できない場合にはケータリングサービスを利用する

レセプションパーティーでは、料理も醍醐味の一つです。しかし、会場にキッチンがなくて料理を準備できないというケースも珍しくありません。そんなときには、ケータリングサービスを利用しましょう。

ケータリングサービスとは、イベントやパーティーなどで料理を配膳してくれるサービスです。ケータリングサービスを利用することで、メニューの選定から料理の準備・後片付けまでトータルで行ってくれるので、リソースを大幅に削減することが可能です。

 

参加しやすい会場を選定する

たとえレセプションパーティーの内容が充実していても、参加者が集まらなければ意味がありません。一人でも多くの参加者を集めるためには、会場選びが重要です。

会場を選定する際には、駅近のような誰でもアクセスしやすい場所を選びましょう。また、県外からの参加者もいる場合には、近くにホテルがあったり宿泊施設が併設されていたりするような会場を選んであげると、非常に親切です。

 

まとめ

本記事では、レセプションパーティーの基礎知識や開催するまでの流れ・オープニングレセプションなどについて解説しました。

レセプションパーティーは、ほかのパーティーと比較して格式が高いので、服装マナーを意識して、料理が準備できない場合にはケータリングサービスを利用しましょう。また、一人でも多く参加してもらえるよう、アクセスしやすい会場を選ぶことが大切です。

レセプションパーティーは、開催日の調整やプログラムの作成・会場準備などやるべきことが豊富にあるので、自分たちだけでは開催するのが大変だと感じる担当者も多いはずです。

そんなときには、株式会社ニューズベースにお任せください。

株式会社ニューズベースでは、レセプションパーティーにおける予算の検討や会場のレイアウト作成や当日の運営・参加者へのお礼連絡など、トータルでサポートしています。これまで数々の企業をサポートしてきた実績があるので、まずはお気軽にご相談ください。

本記事を参考に、レセプションパーティーを成功させましょう。