イベントのプロが教える！準備・運営に必要な4つのステップ

企業イベントの企画立案を行う際には、イベントの目的、すなわち「何のためにそのイベントを開催するのか」という点を明確にしておくことが重要です。

イベント開催の目的を明文化して定義しておくことでブレのないイベント企画の作成が可能となり、関係者間での認識の共有が行いやすくなります。

できるだけ具体的な目標を設定する

イベント開催の目的は、できるだけ具体的に設定することがポイントです。

企業活動における究極の目的は「利益を上げること」です。しかし、これをそのままイベントの目的とするのは無理があるといえるでしょう。漠然とした目的では、期待する効果が得られません。

「新商品である〇〇の認知拡大を拡げる」といった具体的な目的に加え、「見込み顧客〇〇人と商談を実施する」といった数値を伴う目標設定を行うようにしましょう。

大それた目的やテーマにしすぎない

大それた目的やテーマにしすぎないことも大切なポイントです。

イベントはあくまでも目的を達成するための一つの「きっかけ」の役割しか担えません。商品説明会を開催するだけで即座に顧客が増えるわけではありませんし、事業計画発表会を開催したからといって、それだけで従業員の意欲が一気に高まるわけでもありません。

イベントは最終的な目標に近づくための「最初の一歩」と心得て、等身大の目的やテーマを設定するよう心がけましょう。

目的は一つに絞る

前出の会社説明会であれば、「求職者に自社について知ってもらう」「求職者とのコミュニケーションを図る」「求人募集に応募してもらう」など、いくつかの目的が考えられますが、これらを全て列挙するのではなく、もっとも重視したいものを一つ選んで目的として設定しましょう。

あれもこれもと欲張るよりも、シンプルに一つに絞った方が成果の見込める企画を立案しやすくなります。

イベントの目的が明確になったら、実際に企画を立てていきます。その際にポイントとなるのが、「イベントのターゲットを明確にする」ことと「ターゲットの関心を惹く」ことです。

イベントの目的や趣旨がどんなに素晴らしくても、どの層に届けたいのかが明確でなければ思うように集客できません。そして、ターゲットの関心を惹きつけられなければ、イベントに参加してもらえません。さらに、たとえ参加してもらえたとしても、「有意義だった」と感じてもらえなければ、イベントの効果が半減してしまい目的は達成できないことでしょう。

ターゲットの設定

ターゲットを設定するには、目的をもとに「だれにアピールするべきか」を考えることが大切です。そして、そのターゲットの年齢や性別などの属性も把握し、抱えている悩みや解決したい課題についても分析していきます。このときに想定した悩みや課題をもとにして、イベントのコンテンツ作成を進めます。

ターゲットを絞り込んで明確にすることで、興味関心を把握したうえで効率的な集客の実施や企画立案を進められるようになります。

ターゲットの関心を惹く

ターゲットが明確になったら、ターゲットの関心を惹くことを考えましょう。話題性や意外性を狙うことは、そのテクニックの一つです。

例えば、昨今は社会的に人工知能（AI)への関心が高まっていますが、こうした話題性の高い要素をイベントに盛り込むことで「おっ、面白そうだな」とより強く関心を持ってもらえる可能性が高まります。また、一見あまり関連がなさそうに思える他業種の企業と合同イベントを開催するのも意外性があり有効な施策です。

近年になって日本国内にマーケティングの重要性が浸透してきていることもあり、多くの企業がマーケティング目的でイベントやセミナーを開催しています。競合他社のイベントに埋もれてしまわないよう、ターゲットが惹き付けられる企画を立てるように心がけてください。

企業イベントの企画を立案するにあたって、具体的にどのようなイベントにすべきかのアイデアが浮かばないことも時にはあると思います。そんな場合は、他社のイベント事例を参考にするのも良い方法です。

もちろん、完全に真似をするのは企業倫理的に問題があります。それではターゲットの関心を惹くことはできません。あくまでもアイデアの部分だけを参考にするに留め、具体的なテーマや内容については自社オリジナルの企画を立案することが大切です。

また、ターゲットに対してイベント開催に関するアンケートを行い、その結果を参考に企画を立てるという手法もしばしば用いられます。社内向けのイベントであれば、この手法は有効です。

イベントの企画立案が完了したら、実際のイベント開催に向けて準備・段取りを行います。

人とモノがダイナミックに動くイベントやセミナーでは様々な準備が必要です。できる限りトラブルや失敗を回避するため、事前に準備・段取りすべきタスクを洗い出し、当日の運営も含めた進行スケジュールを明確にした上で、イベントの実施計画書や運営マニュアルを作成しておくと良いでしょう。

実施計画書とは、イベントの目的や趣旨、スタッフの体制図やおおまかなスケジュールなどをまとめた最上位のドキュメントで、これを具体的なオペレーションに落とし込み運営マニュアルを作成します。

実施計画書が作成できたら、それに沿って事前準備を進めていきましょう。

以下では、イベント開催に必要な事前準備、開催日程や会場決め、告知・集客などについて解説します。

本稿の冒頭で、企業のイベントは必ず何らかの目的のもとに開催されるとお話しました。イベントの目的が達成されているかを確かめる手段の一つとして、しばしば用いられるのが来場者アンケートです。

来場者アンケートを設計する際にはイベントの目的を改めて確認した上で、定量的に測定できるように数値や指標を入れた質問項目を設定しましょう。イベント参加者にどのような態度変容を起こしてもらいたいのかを明らかにし、主催者の意図や目的が正しく伝わったかをアンケートから読み取れるようにすることが大切です。

ここまででイベントの準備段階についていくつかのポイントをご紹介しましたが、こうした作業を効率よく進めるにあたって、イベント管理ツールが強い味方となる場合があります。

イベント管理ツールにも様々なものがありますが、最近はCRM（顧客管理システム）やMA（マーケティングオートメーション）などにイベント管理機能が搭載されていることが多く、こうしたものを利用して全体管理を行うのもよい方法です。

個別のタスクで用いるものとしては、参加登録から受付までを半自動化するツールや、来場者アンケートの作成・実施を支援するツールなどがあります。代表的なツールに、Peatix（ピーティックス）、EventRegist（イベントレジスト）、Event Cloud Mix（イベントクラウドミックス）などがあります。

いずれの場合も、自社のイベントの性質にそのツールがマッチしているかどうかを見極めた上で導入するようにしましょう。効率化のために導入したツールに振り回されて、本来やりたかったことができなくなっては本末転倒です。

ステップ③　イベント運営マニュアルを作成する

イベント運営マニュアルとは、イベント当日のスタッフの動きやスケジュールなど、イベントの全容が細かく記載された要綱です。

ここでは、イベント運営マニュアルを作成するメリットや記載したい項目などを紹介します。

イベント運営マニュアルを作成するメリット

イベントの運営マニュアルを作成してイベント運営に取り組むと、イベントをスムーズに進行できるだけでなく、不測の事態への備えに役立ちます。マニュアルを作成することで、主に以下のような効果が得られるでしょう。

・具体的なイベントの運営方法をスタッフと共有しやすい

イベントは多くのスタッフで運営します。そのため、全てのスタッフとイベントの運営方法を共有しなければなりません。形式化されたマニュアルがあれば、効率的に運営方法を共有でき、スタッフ自身も主体的にイベント運営に取り組めるでしょう。

・イベントを成功させるために必要な作業を整理できる

マニュアルには、イベントにおける準備から撤収までに必要な一連の作業が記載されています。また、イベントでは不測の事態が起こるリスクは避けられないため、火災や地震などの緊急時の対応や参加者同士のトラブル、けが人が発生した際の対応方法なども含まれます。想定できるリスクへも十分に備えることで、イベントを成功裏に収められる可能性が高まるのです。

・今後開催するイベントの際に役立つノウハウになる

イベントには、単発と定期の2種類あります。イベント運営マニュアルを作成することは次回以降に同じ、もしくは似たようなイベントを開催する時のマニュアル作成の参考にも役立つのです。たとえ今回成功できず多くの反省があったとしても、次回のイベントを成功させるためのヒントになるでしょう。

イベント運営マニュアルに記載する情報

イベント運営マニュアルは、イベントの準備から撤収、振り返りまでの指針です。マニュアルを作成する際は、下記の重要項目を中心に検討すると良いでしょう。

一連の情報の中でも特に重要なのが「備品リスト」です。リストには照明や音響など大がかりな機材だけでなく、受付に重要な来場者リストも含まれます。備品リストは作成自体容易ではないため、イベント運営に慣れた経験者が作成すると良いでしょう。

弊社株式会社ニューズベースでは、大規模なセミナーに合わせた備品リストをご用意しています。

イベント運営マニュアル作成のポイント

イベント運営マニュアルを作成する際、イベントを成功に収めるために気を付けておきたいポイントが3点存在します。以下、それぞれ詳しく解説します。

・シンプルかつ理解しやすいマニュアルを作成する

必要以上に詳細なマニュアルを作成してしまうと、マニュアルの内容が複雑で分かりにくくなってしまうでしょう。詳細で膨大なマニュアルを作成しても、スタッフが理解できなければ意味はありません。経験が浅いスタッフでも理解できるよう、マニュアルの内容はシンプルにまとめるのが基本です。

・感染防止や感染拡大防止に向けた対策も記載する

新型コロナウイルス感染症の蔓延以降、多くのイベント開催が中止、自粛が続いた時期が長くありました。2023年以降は徐々に再開の方向にありますが、政府もイベントの運営側に感染防止や感染防止拡大への対策は十分に努めるものとしています。そのため、消毒や換気などの対策、後日参加者から感染者が発生した場合の対応も忘れず記載しましょう。

・完成したマニュアルを用いたシミュレーションを実施する

マニュアルが完成したら、そのマニュアルに従いポジションごとにシミュレーションを実施しましょう。その際はマニュアル作成側だけでなく、第三者の視点からも確認してもらうとより効果的です。必要に応じて内容を修正し、マニュアルの完成度を高めていきます。

イベント当日の運営

ここまで企業イベントの作り方について解説してきましたが、イベントで重要なトピックは事前準備段階に発生していることにお気づきになられたと思います。イベントの成功の可否は準備段階で９割以上決まってしまうと言っても過言ではございません。

もし、事前の準備「いつ、何を、誰が、どのようにすれば良いのかわからない」という時は、是非イベント会社に連絡してみてください。きっと役に立つ情報を得ることができます。

企業イベントについて相談したい際はお気軽に問い合わせ下さい。