会場は早期に手配すべき!?カンファレンス運営の極意！

1.カンファレンスとは

カンファレンスとは、学術的な会議や研究会、協議会、検討会などを指しています。

カンファレンスは様々な業界で開催しており、そこでは業界の最新動向を学ぶことが可能です。また、フォーラム形式や会議形式などカンファレンスの開催方法も多様化しています。

例えば、2018年6月13日～6月15日幕張メッセで開催されたInterop TokyoはICTやそのソリューションを体験できる大規模なカンファレンスです。さまざまな分野の専門講師による貴重講演のほか、会場内展示セミナー、有料の少人数開催のセッションなども行われました。

勉強会として始まった有志の集まりから多くの人が参加するカンファレンスに発展する事例も多くあります。

カンファレンスには勉強会から始まる小規模なものから、1000万円以上の予算が計上されている大規模なものまで様々な種類があります。（※1）開催する動機も「先達者への思いや恩返し」という気持ちを持つ主催者から「面白そうだから開催している」という主催者など、きっかけや理由は多種多様です。

カンファレンス開催時には様々な思惑を持つ運営メンバーが集まりますが、回を重ねる毎にメンバーの入れ替わりがあります。組織の新陳代謝が早いのがカンファレンス運営メンバーの特徴です。

組織としての考え方が硬直せず新しいことを実行できるなど良い面も多いですが、反面、カンファレンス毎に運営メンバーも入れ替わるため、ノウハウや経験が蓄積されず、運営面に不安を残す場合も少なくありません。

もし、新たにカンファレンス企画・運営担当者になった場合、「抜けや漏れがなく効率的に進行させたい」といった思いや「カンファレンス終了後に、参加者へのアプローチ方法が分からない」「そもそも何から準備すればいいのか分からない」といった基本的な課題を持つ担当者が多くおられます。

それでは、このような課題を解決するために何が必要かみていきましょう。

3.開催に必要な９つの準備

カンファレンス運営の準備には誰に何を伝えるかという目的に沿ったプランニングから、会場設営や事務局の設置も含めた準備、当日の運営からフォローアップまで様々な業務があります。主な業務を下記にまとめました。

・会場手配
・出演者のキャスティング、司会やナレーターの手配
・告知方法やメディアの選定、必要に応じたSNSでの情報発信
・担当者の割り振り
・タイムスケジュールの決定とすり合わせ
・当日の機材搬入や参加者の誘導
・リハーサルの実施
・当日の運営やスケジュール管理、クレーム対応
・終了後の振り返りや参加者へのフォローアップ

ざっと挙げただけでも多様な業務があることがお分かり頂けると思います。これらの業務は開催までの時間の中で滞りなく行わなければなりません。

イベントの実施が決まった時点で早期に良い会場を押さえることは必須です。これには3つのメリットがあります。

1. 良い会場を選定できる

良いアクセス、低コスト、見栄えが良い、といった好条件のイベント会場ほど、先に予約でいっぱいになります。それは巨大なイベント会場だけでなく、どんな規模の企業イベントにおいても当てはまります。イベントの実施が決まった時点で早期に良い会場を押さえることは必要不可欠です。

2. 運営準備に余裕を持てる

早期に会場を押さえることは、人員や資材の手配、音響や映像といった機材設備の決定に大きな影響を及ぼします。同時にレイアウト・スケジュール・運用方法の立案や登壇者・司会者のスケジュール調整を早く行う事が出来るようになります。

また、会場を早期に決定することで、トータル予算の算出・追加予算の申請などコストに関わる業務が早めに対応できるようになります。

3. 集客の増減に対応できる

滅多にあることではありませんが、集客状況により会場の規模を大きくしたり縮小せざるをえない場合もあります。規模の変動に対応するためにも早期に会場を押さえておきましょう。

カンファレンスの実施には準備段階から実施当日、終了後のフォローまでいくつかの注意点があります。

◆企画・告知段階

・ スタッフ間の連絡や意思疎通にはITツール(Slack、chatwork、メッセンジャーなど)を活用しましょう。
・集客や告知は専用のサイト、LP、メルマガ、SNSなどを活用し、告知するプログラム内容はターゲットの興味を喚起するものにしましょう。
・会場の音響や映像機材はもとより、wifiなどの通信環境についてもチェックを行い、早い段階で実務に支障がないか確認しましょう。

◆開催直前＆前日

・電気関係のチェックを改めて行うことはもちろん、受付使用する配布資料や袋、参加者名簿や筆記用具、スタッフに配布する資料や入館証など小物の確認をするために備品リストを作成しましょう。

◆開催当日

・スタッフとの入念な打ち合わせと事前のリハーサルを行い本番に臨みます。想定外のトラブルにも対応できるように総責任者がイベントの進行に気を配るようにします。タイムキーパーやトラブル対応スタッフなども選定して役割分担しておくことで、よりスムーズな運営ができます。
イベント終了時には参加者からのアンケートの回収や、貸与物の回収や機材の撤収を確実に行います。

カンファレンスの実施には様々な業務が発生します。カンファレンスを成功させるには、企画から告知、前日までの準備、当日の運営に至るまで、イベントに関する経験や知見が必要になってきます。

特に当日に想定外のトラブルが起こった場合はイベントの続行そのものに影響が及んでしまうかもしれません。社内に十分なナレッジが蓄積されていない際には、イベントの企画段階からアウトソーシングを考慮に入れる必要もあります。

専門会社に関わってもらうことで、カンファレンス運営に関する雑多な作業に気を取られずに、本来やるべき業務に集中することでスムーズなイベント運営が可能になり、運営側も参加者側の満足度を向上することができるでしょう。

7.まとめ

ここまでお読みいただきありがとうございました。本記事が御社のカンファレンス運営の一助になれば幸いです。

参考

※1　「カンファレンスカンファレンス」参加者レポート｜CodeZine