社内イベントに必要な運営マニュアル作成の秘訣

 

社内イベントを成功させるうえで、絶対に必要なのが運営マニュアルの存在。「段取り八分」という言葉があるように、社内イベントを成功させるためには、企画の段階から入念な準備が欠かせません。運営マニュアルは、それまでに準備したことが網羅されている、運営スタッフにとってはバイブルともいえる存在です。

 

どうして運営マニュアルが必要なのか？

社内イベントを開催するにあたって、なぜ運営マニュアルが必要なのでしょうか。その理由は以下の通りです。

それぞれ解説していきます。

 

イベント前に概要を全員で把握するため

運営マニュアルがあれば、イベント前に関係者全員がその概要を把握できるようになります。

イベントを開催するには、スタッフ全員が「どんな目的で、どんなイベントで、何をするのか」といった概要を共有しておかなければいけません。概要が共有できていないと、準備や当日運営、開催後のフォローなどもバタバタしてしまい思うように進まなくなる可能性が高まります。

筋の通ったイベントにするためにも、運営マニュアルによって全スタッフが概要を共有することはとても大切なことです。

 

トラブルが当日発生しても対応できるように

運営マニュアルがあれば、イベント当日にトラブルが発生しても冷静に対応できるようになります。

運営マニュアルには、イベント概要やタイムスケジュールだけでなく、「緊急時の対応」についても記載されています。自然災害や急病人が発生した際にどのような対応をすべきか、緊急連絡先はどこかなどが記されているため、トラブルにもスムーズに対応できるわけです。

 

作業の抜け漏れを防ぐため

運営マニュアルがあれば、各作業の抜け・漏れを防げます。

運営マニュアルにそれぞれの持ち場や役割が記載されていれば、スタッフは安心して業務をこなせるようになります。作業に関する指示も記載されていますので、抜け・漏れも防ぎやすくなることでしょう。

また、運営マニュアル作成時に必要な作業が新たに見つかったり、重複している作業が見つかったりすることもあります。

 

次回開催時に活用するため

運営マニュアルは、次回以降の開催にも活用できる貴重なノウハウになります。

運営マニュアルには、概要・組織図・タイムテーブル・見取り図・スタッフの配置などイベント運営に関わることが全て記載されています。これは、イベントそのものの羅針盤となることはもちろん、イベント終了後も貴重な資料になります。

次回開催以降に前回の運営マニュアルを読み返すことで、改善点の発見などを行えるためです。

 

運営マニュアルに書いておくべき10のこと

社内イベント当日にスタッフが安心して運営に集中できるようにするためには、どのようなことを記載しておく必要があるのでしょうか。具体的に見ていきましょう。

 

1．社内イベントの基本情報

社内イベントのタイトルや日時、会場などの基本情報です。小規模な社内イベントの場合は、大げさに聞こえるかもしれませんが、「遊び」ではなく「イベント」を運営していることをスタッフに意識させ、一体感を高めるという効果もあります。協賛や後援がある場合は忘れずに記載しておきましょう。

 

2．会場までの地図、交通手段

参加者に会場までの道順を聞かれた際に必要になります。主要な交通手段や主要時間、分かりやすい行き方や道順などを記載しておきましょう。

 

3．組織運営図

プロジェクトを運営するスタッフの組織図です。運営リーダーや各担当（機材担当、会場担当、スタッフ担当など）を明確にしておくことで、イベント当日に確認事項が発生しても「誰に確認すればいいか」がすぐに分かります。

 

4．当日の進行スケジュール

イベント全体のスケジュール表です。イベントが予定通り進行しているか、次に行うことは何かなどを確認するために欠かせません。作成時には、人の流れや場所の移動なども踏まえて作成しておきましょう。時間的に無理な箇所はないか、スタッフが不足しているタイミングはないかなどを確認することができます。

 

5．使用する機材リスト

当日使用する機材をリスト化したもの、当日の朝に会場入りする場合、忘れものをなくすためにも必要です。項目ごとに数量や配置場所、管理者などを記載しておくといいでしょう。

 

6．会場見取り図・ステージレイアウト

どこかのホールを借り切ってイベントを行う場合、会場図も忘れずにつけておきましょう。受付や控え室、トイレ、駐車場をはじめとする基本的な設備のほか、来場者の動線なども書き込まれているとベストです。

 

7．スタッフの配置図

駐車場の整理や会場内の誘導、参加者対応などに必要なスタッフの配置場所を入れておきます。スタッフ数が多い場合は、スタッフの指揮系統図も入れておくと良いでしょう。

 

8．緊急連絡先

社内イベントの運営に必要な連絡先をリスト化しておきます。運営リーダーや各担当者の連絡先はもちろんのこと、会場から最寄りの救急病院の電話番号を入れておいても良いでしょう。

 

9．トラブル対応

想定外のトラブルは必ず起こるものです。あらかじめ想定されるトラブルの内容と、その対応方法をまとめたトラブルシューティングがあれば、社内イベントの運営はぐっとスムーズなものになるでしょう。

このように、運営マニュアルを作ることと社内イベントの企画を立てることは、同じ作業であることがお分かりいただけるのではないでしょうか。スタッフが安心して運営に集中するためだけでなく、参加者に楽しんでいただくためにも社内イベントの運営マニュアルは欠かせないものです。今回ご紹介した内容を参考に、入念な準備を行いましょう！

 

10.　注意事項

イベント当日の注意事項についても記載しておきましょう。ゴミや貴重品の管理、服装などを記載し、スタッフに徹底してもらうためです。

派遣スタッフやアルバイトをイベント要員として活用する場合、注意事項が周知されていないと後からトラブルになることがあります。分かりやすく簡潔にまとめるようにしましょう。

 

運営マニュアルは作成するだけではダメ！

運営マニュアルはただ作成するだけでは意味がありません。運営マニュアルを活用し、より良いイベントにするためにも、以下のことを覚えておきましょう。

それぞれ解説していきます。

 

読み合わせを行う

運営マニュアルが完成したら、必ず読み合わせを行ってください。

運営マニュアルをどんなに詳細に作ったとしても、実際のイベントに即したものであるかどうかは別の話です。スタッフで集まって読み合わせをして、進行内容に無理がないか、抜け・漏れはないか、重大なミスはないかをチェックしましょう。実際に運営マニュアルを活用しながらイベントの流れに沿って行動してみると、抜け・漏れを確認しやすくなります。また、他の持ち場のスタッフと協力して、スムーズな連携が取れるかもチェックしてください。

 

取扱いのルールを設ける

運営マニュアルの取扱いには厳格なルールを設けましょう。

運営マニュアルには、イベントの詳細はもちろん、自社の内部情報やスタッフの個人情報などが含まれています。万が一、外部に漏れてしまうと自社に大きなダメージがあります。そのため、運営マニュアルの取扱いには十分な注意を払わなければいけません。派遣スタッフやアルバイトスタッフにもルールの遵守を徹底し、マニュアルの返却・回収も必ず行いましょう。

 

参考

失敗しないセミナー当日運営｜Web担