Zoomを使ったオンラインセミナーのやり方やポイント・メリットなどについて解説！

新型コロナウイルスの影響によって、Zoomを使ったセミナーが増えてきています。日頃の業務からZoomを利用しているのであれば問題ありませんが、使用経験が乏しい場合にはセミナーを開催するのが不安だと感じる担当者も少なくありません。

そこで本記事では、Zoomを使ったオンラインセミナーを開催するメリットや方法・ポイントなどについて解説します。これからZoomを主体としたオンラインセミナーを開催予定の担当者は、ぜひ最後までご覧ください。

 

Zoomとは

Zoomとは、米国のZoomビデオコミュニケーションズが開発した世界中で広く利用されているWeb会議ツールです。以前から認知されていましたが、新型コロナウイルスの感染が拡大したことで、さらに利用者数が増加傾向にあります。

Web会議ツールはZoomのほかにもいくつかありますが、機能が豊富で使いやすいことから、多くのユーザーから絶大な支持を得ているのです。

現在は、以下の4つにサービスが細分化されています。

無料・有料プランの違い

Zoomは、以下の4つのプランに分かれています。

	無料プラン	プロプラン	ビジネスプラン	エンタープライズプラン
費用	無料	月額1,600円	要相談	要相談
契約可能ライセンス	なし	5〜9	10〜49	50〜

 

無料プランでも画面の共有や録画機能・Web会議などを開催することが可能です。

しかし、無料プランの場合、Web会議では40分という制限時間が設けられています。また、録画する場合には直接パソコンに保存する「ローカル保存」しか選択できないので注意が必要です。

一方の有料プランでは、Web会議の時間に制限はありません。投票機能や共同ホスト機能なども利用できます。有料プランでも、プロプラン・ビジネスプラン・エンタープライズプランの3つに分かれており、契約可能なライセンスや機能も若干異なります。

そのため、自分たちにあったプランを選びましょう。ちなみにビジネスプランとエンタープライズプランに関しては、要相談です。

 

Zoomでオンラインセミナーを開催するメリット

Zoomでオンラインセミナーを開催するメリットは、以下の4つです。

順番に解説します。

場所に関係なく参加できる

これまで行っていた対面でのセミナーは、指定した場所に参加者が集まる必要がありました。そのため、セミナーに参加したくても会場までが遠いという理由で、参加を断念していた人も少なくありません。

しかし、Zoomによるオンラインセミナーを開催することで、どこにいても参加が可能です。その結果、参加者の負担が軽減されて、これまで以上に参加者の増加に期待できます。

コストを削減できる

対面でのセミナーの場合、会場の選定や当日の会場準備などを行う必要がありました。当日は参加者対応もしなければいけなかったので、会場費や人件費など、さまざまなコストがかかっていたのです。

しかし、オンラインセミナーではそれぞれの好きな場所で参加できるため、会場を用意する必要がなく、コスト削減につながります。

参加率の向上に期待できる

オンラインでセミナーを開催することによって、どこにいても参加が可能です。しかし、パソコンの利用経験が乏しい参加者の場合、Web会議ツールの操作が難しいと感じる人も少なくありません。

Zoomは操作方法がシンプルでわかりやすいため、普段からパソコンを使っていない人でも簡単に利用できます。その結果、参加率の向上にも期待できるのです。

機能が豊富にある

Zoomが多くのユーザーから利用されている理由として、機能が豊富な点が挙げられます。チャット機能や画面の共有機能はもちろん、手書きでイラストを描くことのできる「ホワイトボード機能」や参加者をいくつかのグループに分けることができる「ブレイクアウトルーム機能」などもあります。

さまざまな形式のオンラインセミナーにも対応できるのがZoomを利用するメリットといえるでしょう。

 

Zoomでオンラインセミナーを開催するデメリット

Zoomでオンラインセミナーを開催するデメリットは以下の2つです。

順番に解説します。

ネット環境が必須

オンラインセミナーでは、Zoomに限らずネット環境が必須です。最近ではテレワークが普及したことによって、自宅にWi-Fiを設置する人も増えてきましたが、未だにネット環境が整備されていない人も少なくありません。

Zoomはパソコンだけではなくスマートフォンでも利用できますが、速度制限にかかっているというケースもあるので、ネット環境を準備するのが難しいのであれば、カフェやコワーキングスペースの利用を提案してみましょう。

イレギュラーな対応が発生する確率が高い

オンラインセミナーは対面と違ってネットに接続して開催するので、さまざまなトラブルが発生します。特に人数が多いと回線が混雑してしまうため、画面が動かなくなったり音声が聞こえなくなったりするなどのイレギュラーな事態が発生することも珍しくありません。

円滑にオンラインセミナーを進めるためにも事前に通信テストを行い、イレギュラーな事態が発生した場合のマニュアルを作成しておきましょう。

 

Zoomを使ったオンラインセミナーのやり方

Zoomを使ったオンラインセミナーのやり方は以下の4ステップです。

一つずつ解説します。

1.セミナーの内容や資料の作成・開催日時を決める

どのようなオンラインセミナーを開催するのか、まずは目標を決めましょう。セミナーを開催する目的のほとんどは、商品やサービスの購入もしくは認知度の拡大です。ただし、企業によって目標としている規模が異なるため、明確な目標値を設定することが大事です。

目標が決まり次第、セミナーの具体的な内容や資料の作成・開催日時を決めていきます。

2.事前に必要な機材を準備する

セミナーの具体的な内容や資料の作成・開催日時などを決めたら、事前に必要な機材を準備します。

オンラインセミナーで必要な機材としては、カメラやマイク・照明などがあります。ただし、カメラやマイクなどはパソコンの標準機能として既に搭載されていることがほとんどのため、初期費用を抑えるためにも必要最低限の機材だけを準備しましょう。

3.参加用のURLを送信する

当日のオンラインセミナーに参加するためのURLを参加者に送信しましょう。

参加用のURLは、送信するタイミングが重要です。1ヶ月以上前に送ってしまうと、参加者によってはメールが見当たらず、再度送る手間が発生する可能性があります。そのため、前日や1週間前など、開催日が近づいてきたタイミングで送りましょう。

4.開催

オンラインセミナーを開催します。オンラインセミナーは対面とは違い、相手の表情が把握しにくかったり、声が聞き取りづらかったりすることがあるので、講師の人はなるべくハキハキとした声で身振り手振りなどを踏まえて話すことを意識しましょう。

イレギュラーな事態が発生しても迅速に対応できるようにマニュアルを作成しておくのがおすすめです。

 

オンラインセミナーを成功させるポイント

オンラインセミナーを成功させるポイントは以下の2つです。

順番に解説します。

複数人でセミナーを運営する

先ほども説明した通り、オンラインセミナーは対面と違い、トラブルが発生しやすいです。マニュアルを作成しておくことでトラブルが発生しても対応はできますが、担当者が1人しかいない場合には、解決するまで時間がかかります。

その結果、予定していた時間を大幅に過ぎてしまう可能性があるので、セミナーを開催する場合には、複数人で運営しましょう。

Zoomの機能を把握しておく

Zoomには、便利な機能が豊富に搭載されています。しかし、使い方を把握していないと十分に活用できません。非常にもったいないので、オンラインセミナーを開催する前に全ての機能を覚えておきましょう。

 

まとめ

本記事では、Zoomを使ったオンラインセミナーを開催するメリットや方法・ポイントなどについて解説しました。

Zoomは、機能も豊富で無料でも利用できる非常に優秀なWeb会議ツールです。コストの削減や参加率の向上にも期待できるので、本記事を参考にZoomを使ったオンラインセミナーの開催を検討しましょう。

しかし、オンラインセミナーを開催するための人的リソースが不足している企業も少なくありません。その際は、株式会社ニューズベースにお任せください。

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