カンファレンスの成功事例3選！実施するときのポイントとは？

 

近年、優秀なビジネスパーソンの集う企業イベントとして特に注目が集まっているカンファレンス。

各分野の専門家たちによるパネルディスカッションや発表など、学び意欲のある人間にとっては最適なイベントです。

 

今回は、ビジネスシーンにおいて注目が集まっているカンファレンスについて、成功事例などを挙げながら実施する時のポイントなどについて解説します。

 

1.カンファレンスを開催するメリット

 

カンファレンスを開催するメリットは大きく3つあります。

 

1-1.1度に多数へのアプローチがはかれる

１つのメリットはリードジェネレーション「自社の製品やサービスに興味を持った見込み客」に対して一度に多くのアプローチがはかれるという点が挙げられます。

 

1-2. 新規と既存向けに幅広く活用

カンファレンスには、見込み客発掘からさらに進んだナーチャリング「見込み客を実際の顧客にする」ためのエンゲージメントを高める効果があります。

これは新規に限った話ではなく、すでに自社のサービスや商品を活用している既存顧客のロイヤリティを高める上でも非常に効果を発揮します。

 

1-3. 自社サービスのブランディング

カンファレンスの実施で新規顧客の開拓だけでなく既存顧客の教育が進み、自社のブランディングに結びつけることもできます。

 

 

それではカンファレンス開催のメリットを有効に活用している企業を具体的に３社紹介します。

 

2.【COMPANY Forum】株式会社ワークスアプリケーションズ

 

大手企業向けのERPパッケージソフトウェアメーカーの株式会社ワークスアプリケーションズは各種ビジネスアプリケーションで大手企業向けのシェア国内No. 1を誇ります。

当社のカンファレンス事例として自社技術の知名度の向上、販促を目的としたマーケティング活動の一環として年に１度、大規模なビジネスカンファレンスである「COMPANY Forum」というプライベートイベントを開催しています。

 

特徴的なのは単なるビジネスイベントの枠を超えて、ビジネスマンだけでなく学生や主婦など幅広い層にも自社ブランドを訴求したいと考え、各メディアでの広告展開や、ニュースサイト、SNSなども活用して多角的な告知をはかっていること。

当日のフォーラムでは、自社製品のデモンストレーションで来場者に対する製品価値の訴求をはかるだけでなく、当社の主力事業である人工知能技術に関する専門家たちのディスカッションなども実施。

 

これまで手薄だったセグメントの新規顧客獲得が進んだだけでなく、既存顧客への教育、自社製品のブランディングに成功しています。

 

3.【Fintech Japan】一般社団法人Fintech協会

 

２つ目のカンファレンス事例として紹介するのは、【Fintech Japan】一般社団法人Fintech協会のビジネスイベントです。

 

一般社団法人Fintech協会は、国内外の関連団体や関係省庁などと連携、協力関係を通じて、オープンイノベーションを促進させ、新たなFintechサービスが生まれやすい環境を整え、健全な業界発展とFintechエコシステムの活性化、世界のIT業界における日本のプレゼンス向上に向けた活動を行なっています。

 

イベントでは金融業界やIT業界で最先端を行く世界中の著名な企業家や有識者が約80名も登壇。

フィンテックに関連したテーマで様々な公演、ディスカッションを聞けるとても魅力的なカンファレンスです。

限られた時間の中で、できるだけ多くのスピーカーが登壇できるように、スケジュールや登壇プランも柔軟に提示するなどの配慮をしており、それがカンファレンスの成功に繋がっているようです。

 

4.【FOODiT TOKYO】株式会社トレタ

 

株式会社トレタは、飲食店向けの予約／顧客台帳サービスを提供する企業。

同社は日本の外食産業の未来を考えるイベント「FOODiT TOKYO 2016」を開催しています。

 

このカンファレンスのコンセプトは「外食産業の未来が生まれる場所を作ろう」。コンセプトに賛同した多くの企業、飲食店がこのカンファレンスに参加。

「テクノロジーの行方と外食産業が今後とるべき進路についてどう考えるべきか」というテーマで業界の未来に向けた方向性とテクノロジーの活用方法などについて語っています。

 

このプライベートイベントの成功の鍵は、同業界において第一線で活躍する起業家たちが、具体的かつ実践的な議論を重ねる熱量にあるようです。

机上の空論に終わることなく、実際の事業に組み込んで実践している起業家たちの生の声は、飲食業界に身をおく参加者にとってはこれ以上無い内容だと思います。

 

5.カンファレンス実施でのよくある失敗

 

カンファレンス開催者が口を揃えて言う失敗とその改善点について解説します。

 

5-1. コンテンツを盛り込みすぎた

コンテンツを盛り込みすぎてしまい参加者にコンセプトが十分に伝わらずに終わらないようにしましょう。

 

5-2. 適切な会場を予約できなかった

アクセスが良く参加人数に適した会場の広さ、必要な機材がしっかり整っているかを確認して早いタイミングで押さえておくことが大切です。

 

5-3. 集客ができなかった

魅力的なカンファレンスでも集客が十分にできなければ意味がありません。オンライン、オフラインなど様々な媒体を活用して時間に余裕を持った集客を行うことが重要です。

 

5-4. 申し込み対応など事務対応の工数かかった

申込対応などの事務対応に必要以上の時間を割いてしまうことが無いように事前に準備して、事務対応の工数を減らすことが重要です。

 

5-5. 段取りが悪かった

当日の段取りが悪く非効率な運営に終始してしまうこともあります。運営マニュアルなどを作成して共有しておくようにしましょう。

 

5-6.カンファレンスをやって終わりにしてしまう

無事に終わったことに満足するだけでなく、開催効果を最大化するためのアフターフォローをしっかりと行いましょう。

 

6.失敗しないためには外部委託がおすすめ

 

カンファレンス開催を成功させるためには徹底した事前準備が不可欠です。ただノウハウも無く通常業務をぬって自社のみで対応するのはなかなか難しいもの。

そこでカンファレンス開催を専門にしている業者に外部委託することで業務工数を減らし、効果的なイベント開催を実現することができます。

外部委託することで得られる具体的なメリットは次の通りです。

 

＜メリット＞

①イベントの実行力

②イベント準備のスピードアップ

③他社のアイデアを取り入れる

④外部リソースの活用

 

例えば、カンファレンス開催の業務委託を専門としているニューズベースの強みは

 

＜ニューズベースの強み＞

〇実績の数

〇提案時点における緻密で具体的なカンファレンス企画

〇問い合わせ事務局と運営のセット対応

 

などがあります。

 

経験と実績に裏打ちされたノウハウを持つ外部業者に煩雑な事務を委託することで、自社の社員はコア業務に集中することができるでしょう。

 

7.まとめ

 

カンファレンス開催には多くのメリットがありますが、ノウハウが無いとカンファレンス業務は工数が掛かります。

煩雑な事務作業などは外部業者に委託するなど、コア業務と事務業務といった業務内容を切り分け業務代行を検討することも大切です。

ニューズベースのような実績が豊富な業者に委託することで、自社の社員はコア業務に特化して、より効果的なカンファレンス開催を実現しましょう。