ミーティングや会議で必須な議事録とは？書き方のポイントや便利ツールなどについても紹介！

さまざまな場面において会議やミーティングが開催されることがありますが、議事録は必須です。議事録があることで、話し合った内容を振り返ることができ、認識の相違を防げます。しかし、会議やミーティングの参加経験が乏しい担当者は議事録をどうやって書けばいいのか悩んでしまうはずです。

そこで本記事では、議事録の書き方やポイント・便利なツールについて解説します。

 

ミーティングや会議における議事録とは

議事録とは、社内外に関係なくミーティングや会議などで話し合われた内容を書き残した書類のことです。

ミーティングや会議などで話し合った内容はすべて口頭のため、時間が経過すると、内容を忘れてしまいます。その結果、お互いに認識の相違が生まれ、正確な情報がわからなくなってしまうのです。

しかし、議事録として書き残すことで明確な証拠となり、正確な情報を全員に共有できるようになります。

 

議事録を書く際の必須項目

議事録を書く際の必須項目は以下の5項目です。

・会議・ミーティング名
・日時・場所
・出席者
・要旨（アジェンダ）・議事内容
・決定事項

順番に解説します。

会議・ミーティング名

会議やミーティング名を書く際は、プロジェクトにおける最初の会議であることがわかるように、会議やミーティング名に「キックオフミーティング」を含めましょう。

日時・場所

会議の日時、場所を記載します。

出席者

出席者は、役職順に列挙します。他社との共同プログラムの場合は、他社の参加者から書いていきましょう。議事録担当者である自分の名前は最後に記載し、「議事録担当」「(記)」などを付記します。欠席者は出席者の下に列挙します。

要旨（アジェンダ）・議事内容

ミーティングの課題であるアジェンダ（要旨）と議事内容を記載しましょう。アジェンダとは、会議・ミーティングの目的や議題のことであり、これに沿って会議やミーティングが行われます。

1つ1つの議題を見出しにし、議題毎に出てきた議事の詳細な内容をまとめると、読みやすい議事録となります。

決定事項

議事内容を踏まえて、ミーティングで決定したことを正確に記録します。

 

議事録の種類

議事録の種類は以下の2つがあります。

・会話形式
・要約形式

順番に紹介します。

会話形式

会話形式の議事録は、名前の通りミーティングや会議中の会話を時系列順にまとめた議事録形式です。発言した人物や語尾も正確に記載することで、臨場感のある議事録となります。

ただし、会話形式のため、重要な内容がまとまっておらず、わかりにくいと感じる人もいるかもしれません。また、ミーティングや会議中には雑談が混じることがあるので、会話の一部を抜粋したり文章を整えたりするなど、自分なりに工夫するスキルが求められます。

要約形式

一方の要約形式は、会議やミーティングで話し合われた内容をなるべくわかりやすく整理してまとめた議事録形式です。多くの企業で要約形式が採用されています。箇条書きで記載することが多く、読み手に伝えやすいのが特徴です。

ただし、情報の重要度を自分で判断する必要があるので、大事な情報を記載しないなんてことが起こらないよう、注意しましょう。

 

実際の議事録の書き方例

実際の議事録の書き方例を紹介します。

 

ミーティングや会議で議事録を書く際の4つのポイント

ミーティングや会議で議事録を書く際には、以下の4つのポイントを意識しましょう。

・議事録の流れに沿って書く
・読み手が知りたいことを考えて書く
・簡潔に書く
・5W1Hを意識する

一つずつ解説します。

議事録の流れに従って書く

どのような経緯によって決定事項に至ったのか、話の流れがわかるように時系列を整えましょう。

また、言った言わないのトラブルにならないように、発言者もしっかり記録します。これにより、ミーティングに参加していない人でも、決定事項に至った背景を知ることができます。

読み手が知りたいことを考えて書く

議事録の読み手はミーティングに参加していないことがほとんどですので、読み手がすぐに内容を理解できるように、話し言葉を書き言葉に書き換える必要があります。

具体的には、「私」や「あちら」といった代名詞を「部長」「鈴木」といった固有名詞に置き換える、主語と目的語を明確にする、不必要な話題や言い回しを徹底的にカットする、などの手法が挙げられます。

読み手が知りたい事は何かを考えながら、議事録を整えましょう。

簡潔に書く

1つ1つの要旨を簡潔に、かつ詳細にまとめる必要があります。目安となるのは、1つの要旨につき200文字程度です。この文字量であれば、一目で内容を理解できるでしょう。

5W1Hを意識する

メモの量が膨大で、整理するのが大変な場合、5W1H、または5W2Ｈを元に発言をまとめると書きやすくなります。

5W2Hとは下記の７つです。

・Who（誰が）
・What（何を）
・When（いつまでに）
・Why（なぜ）
・Where（どこで）
・How（どのようにするのか）
・How much（いくらで）

これらを意識するだけでも、余分な情報がカットされ、議事録が読みやすくなります。

 

ミーティングや会議の議事録で使える3つの便利ツール

実際のミーティングや会議の議事録で使える便利ツールは以下の3つです。

・XMind
・GIJI
・Googleドキュメント

順番に紹介します。

XMind

XMindは無料のマインドマップツールです。

マインドマップとは、トニー・ブザンが提唱したノート術です。紙の中心に主題を書き、そこから放射状に線と字をつなげていくことで「思考の地図」を作成します。ミーティングや会議の要旨が図式化されるため、全体を把握しやすいのがメリットです。

XMindで作成したマインドマップはEvernoteに保存できますが、PDFなどへ書き出したい場合は、有料版（9,800円～）を購入する必要があります。

https://jp.xmind.net/

GIJI

GIJIとは、議事録が作れる無料のクラウドサービスです。

議事録の作成、共有、参照が簡単に行える他、プロジェクトごとにメンバー登録ができます。議事録のフォーマットが標準化されるため、誰でも書きやすく見やすい議事録が完成可能です。有料ですが、発言者の音声を認識してテキスト化する「音声認識オプション」もあります。

https://svgn.biz/

Googleドキュメント

オンライン版Wordといった感覚で使える、有名な無料クラウドサービスです。

Wordファイルとの互換性があり、マルチデバイス対応で文書の作成、編集、共有が簡単に行えます。ただし、縦書きには非対応なので注意が必要です。

https://www.google.com/intl/ja_jp/docs/about/

 

まとめ

本記事では、ミーティングや会議における議事録の書き方やポイント・便利なツールについて解説しました。

議事録は、ミーティングや会議などで話し合った内容を正確に把握するためにも欠かせません。会話形式と要約形式の2種類があるので、自分たちに合った形式を選びましょう。また、議事録を書く際には、なるべく会話の流れに沿って読み手が知りたいことを考えて書くことを心がけましょう。

記事録だけではなく、アジェンダの作成方法について知りたい担当者は以下の記事をご覧ください。

▶「キックオフミーティング開催までの一連の流れやアジェンダ資料を作成するコツなどを解説！」

 

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