キックオフミーティングの進め方やスムーズに進行するためのポイントを解説！

プロジェクトの概要やスケジュールなどをメンバー同士で話し合い、モチベーションを高める目的として行うキックオフミーティング。キックオフミーティングの開催経験が乏しい場合、どのように進めていけばいいのかわからない担当者も多いのではないのでしょうか。

そこで本記事では、キックオフミーティングの進め方やスムーズに進行するためのポイントなどについて解説します。

キックオフミーティングを開催する目的

キックオフミーティングを開催する目的として、プロジェクト内容の共有やメンバー同士の顔合わせ・モチベーションの向上などが挙げられます。

プロジェクトを成功させるためには、一人ひとりのメンバーの活躍が必要不可欠です。また、メンバー同士でのチームワークも重要になってくるため、キックオフミーティングを開催することでチームワークを深めることにもつながります。

キックオフミーティングの進め方

キックオフミーティングは以下の3ステップで進行します。

1.プロジェクトや業務の目的の説明
2.参加者の挨拶・自己紹介
3.プロジェクトや業務の進め方の確認・決定

順番に見ていきましょう。

プロジェクトや業務の目的の説明

プロジェクトを進めるにあたって、そもそもなぜこのプロジェクトを手がけることになったのか、プロジェクト発案者の思いなどを参加者が共有していくことが何よりも大切です。

そのためにはプロジェクト発案者だけでなくプロジェクトを指揮するリーダーの考え方や思いなどを、事前にプロジェクトメンバーにしっかり伝える必要があります。正確な情報共有だけでなく、モチベーションアップをはかる上でも、キックオフミーティングは非常に大切な過程になります。

参加者の挨拶・自己紹介

キックオフミーティングではプロジェクト参加者の挨拶と自己紹介が不可欠です。新たな業務やプロジェクトでは、メンバー同士が初顔合わせということも珍しくありません。

これから同じ目的に向かって思いを一つに仕事に取り組んでいく仲間として、挨拶や自己紹介などのコミュニケーションの場と時間を取ることはとても重要です。お互いのことを知り、早いタイミングでコミュニケーションが取りやすい状況を作り上げることもキックオフミーティングの重要な役割であることを認識しておきましょう。

プロジェクトや業務の進め方の確認・決定

プロジェクトや業務の進め方の確認・決定を行います。具体的な目的と最終的なゴールを始めに明確にしておくことで、それに向けたマイルストーンや修正方法、最終的なゴールのスケジュールなども決めておくことが重要です。

キックオフミーティングでスムーズに進行するためのポイント

キックオフミーティングでスムーズに進行するためには、以下の2つのポイントを意識しましょう。

・ミーティング日時を事前に連絡する
・見やすい資料を作成する

順番に解説します。

ミーティング日時を事前に連絡する

キックオフミーティングは、プロジェクトや新年度のスタートに行うミーティングであるため、その他のミーティングに比べて参加人数が多い場合がほとんどです。参加者には、事前にキックオフミーティングの概要案内などをしておくと、よりスムーズな進行が可能となります。

また「プロジェクトのテーマやミーティングのゴール」も共有しておけば、参加者のキックオフミーティングに対する意識や理解度が高まることになるでしょう。

キックオフミーティングに参加するメンバーの検討もしておくことが大切です。当日、誰がキックオフミーティングを進行するかなど、ミーティング内での役割も事前に決めておけば、よりスムーズな運営が可能となります。

見やすい資料を作成する

キックオフミーティングは、プロジェクトの内容を共有することも重要な目的の一つです。そのため、誰が見ても理解できるような資料の作成が必要となります。テキストだけではなく、グラフや表・画像などを用いて資料を作成しましょう。

アジェンダの作成について気になる人は以下の記事を参考にしてみてください。

キックオフミーティング開催までの一連の流れやアジェンダ資料を作成するコツなどを解説！

まとめ

本記事では、キックオフミーティングの進め方やスムーズに進行するためのポイントなどについて解説しました。

プロジェクトを成功させる上で、キックオフミーティングは欠かせません。キックオフミーティングをスムーズに進行させるためにも、メンバーには日時を事前に連絡して、グラフや表などを用いた見やすい資料作成を心がけましょう。

キックオフミーティングを開催したいのにも関わらず、リソースが足りなかったりノウハウが不足していたりする場合には弊社、株式会社ニューズベースにお任せください。

株式会社ニューズベースでは、キックオフミーティングやセミナーなどの社内イベントのサポートを行っています。準備から当日の運営まで対応しており、年間400案件以上の運営実績があるので、安心です。気になる方はお気軽にお問い合わせください。