ウェビナー企画を立てる際の重要な8つのポイント｜基礎・手順を徹底解説！

セミナーを行うセミナー担当者の方は、長引く新型コロナウイルスの影響でオフラインのセミナーを行うことが困難な状況になっています。

このような状況の中、ITツールなどを駆使して行うオンラインのセミナーである「ウェビナー」の需要が高まりました。しかし、オフラインで行っていたセミナーをオンラインに切り替えることは簡単ではありません。

そこで今回は、ウェビナー企画を立てる際にとても重要な「6W2H」の8つのポイントについてや、ウェビナーについての基礎情報、開催手順などを徹底解説していきます。ぜひ参考にしてください。

 

そもそもウェビナーとは？

そもそも「ウェビナー」とは、「ウェブ (Web)」と「セミナー (Seminar)」の2つの言葉を合わせてできた造語で、ITツールなどを駆使してオンラインで行うセミナーのことです。

ウェビナーは、現在も世間に大きな影響を与えている新型コロナウイルスによって不要不急の外出が制限されたこともあり、需要が高まりました。

また、ウェビナーは従来のセミナーと異なり会場を借りることが不要なため、コストが削減できたり、参加者が直接会場に足を運ばなくてもオンラインでセミナーに参加できたりといったメリットも多くあります。

そのため、今後もITツールなどの進化もあいまって、ウェビナーの需要は上がり続けるでしょう。

 

ウェビナー企画を立てる際に重要な8つのポイント

ウェビナーを開催する際には、従来のオフラインセミナー以上に企画をしっかり立てることがとても重要になります。ウェビナー企画を立てる際に重要な8つのポイントとは、「6W2H」をしっかりと設定することです。

「6W2H」の意味は下記の通りです。

 

「6W2H」を設定することで物事を整理しやすくなり、情報不足が起こりにくくなります。この「6W2H」は、ウェビナー企画を立てる際以外にもさまざまな場面で役に立ちます。

では、ウェビナー企画を立てる際の「6W2H」とはどのようなものなのか解説していきます。

 

When(いつ？)

When(いつ？)は、ウェビナーを告知・開催する日程や時間帯をいつにするかです。

ウェビナーは、オンラインで行うため開催する時間帯によって集客に大きな影響があります。そのため、集客数を増やすことを考えると参加者が参加しやすい時間帯に開催することになります。

参加者の多くは一般の仕事をしている方が多いため、お昼休憩の12時から13時や、多くの方の仕事がひと段落している18時から19時の時間帯にウェビナーを開催すると、集客数を増やすことができます。

また、ウェビナーの告知はウェビナーを開催する2か月前を目安に行うことで、参加者がスケジュールを合わせやすくなります。このことから、大まかなウェビナー企画はウェビナーを開催する2か月前には立てておくようにしましょう。

 

Where(どこで？)

WWhere(どこで？)とは、ウェビナーを開催する際にどこで配信をするのか、その場所を選定することです。質の高いウェビナーを行うためには、配信場所の安定したインターネット回線はもちろんのこと、会場の設備等にも気を配る必要があります。

通常、ウェビナーの配信場所として考えられるのは、主に自社の会議室と専用のスタジオの2つです。自社の会議室でウェビナーをする場合、コストがかからず慣れた環境にて配信できます。しかし、必ずしも配信に向いた環境が整っているとはいえず、機材も別途用意しなければいけません。

一方、専用スタジオの場合は、安定したインターネット回線や防音設備など環境が整っています。機材も高品質なものがあるため、配信の質を高められるでしょう。しかし、コストが高く、スタジオまでの移動に手間がかかります。

このように、配信場所によってメリット・デメリットがあります。ウェビナーの内容や規模、目的に合わせてどこで行うのがもっとも成果を上げられるのか検討しましょう。

 

Who(誰が？)

Who(誰が？)は、ウェビナーの協力者が誰なのかということです。質の高いウェビナーを配信するには、適切な協力者との連携が欠かせません。

ウェビナーを配信する場合はその内容に応じて、部署内や関連部署において最適な協力者は誰なのかを考えましょう。

そして、スケジュールに余裕を持ってその人に協力してくれるように依頼します。

 

例えば、ウェビナーテーマがマーケティングツールの活用事例だったとします。その場合、営業部の社員であれば豊富な事例を持っているだろうと予想できます。

どこに協力者がいるのか分かったら、営業部の中でも多くの事例を持っていそうな人をリサーチして、実際に協力を仰ぎましょう。

適切な協力者と連携できれば、より質の高いウェビナー企画を作成できるはずです。

 

Whom（誰に？）

Whom（誰に？）とは、ウェビナーを誰に向けて配信するのかということです。ターゲットを明確化することで、それに合わせたコンテンツの質を高めたり提供ができるようになったりします。

Whom（誰に？）は、各種セミナー・ウェビナーはもちろんさまざまなコンテンツにターゲットを誘導したい場面で重要な考え方です。

 

ターゲットの設定では、役職・業種・企業課題といった3つの要素をもとに決定するのがおすすめです。

例えば、顧客管理ツールを提供する企業によるウェビナーの場合であれば、

ターゲットの役職：営業担当者　

ターゲットの業種：製造業

ターゲットの企業課題：顧客管理の効率が悪いが、デジタルツールの導入に不安がある

このような形で設定できれば、

「製造業の営業担当者向け！アナログ管理から少しずつ脱却する”無理しない”顧客管理システム導入セミナー」

といったターゲットに合わせた内容のコンテンツを作ることも可能になります。これにより、さらに質の高いウェビナーを実現できるのではないでしょうか。

 

ターゲット設定が曖昧だと、万人向けである反面、特徴のない配信が生まれてしまう可能性もあります。

幅広く集客するのであればその方が適しているケースもありますが、ターゲットが定まっていれば、どのようなコンテンツが必要になるかがより具体的になります。

その結果、特定のターゲットにとって有用なウェビナーを配信できるようになるわけです。

このようなことから、Whom（誰に？）は特に時間をかけて設定することが大切です。

 

What(何を？)

What(何を？)は、ウェビナーを開催する際にどのようなコンテンツを参加者に提供するかです。

ウェビナーも従来のセミナー同様にコンテンツを提供することで参加者を獲得します。そのため、良いコンテンツを提供することができれば参加者が増え、良いコンテンツを提供することができなければ参加者は減ってしまいます。このことから、ウェビナー企画を開催する際は、What(何を？)の質を高めることがとても重要になります。

また、オリジナリティの高いコンテンツを提供することで他のウェビナーを開催している企業などと差別化することができ、参加者のニーズにも応えやすくなります。

 

Why(なぜ？)

Why(なぜ？)は、なぜウェビナーを開催するのかです。

とても質の高いコンテンツを提供することができたとしても、コンテンツを提供する理由（＝KPI）がなければ意味がありません。

多くの場合、ウェビナーを開催するKPIはブランディングや、リード獲得になるでしょう。何をKIPとするかはウェビナーの内容にもかかわってきますので、なぜ開催するのかを明確にすることが重要です。

 

How(どうやって？)

How(どうやって？)は、ウェビナーを開催する際にコンテンツをどのようにして提供するかです。

What(何を？)で質の高いコンテンツを作れたとしても提供の仕方が良くない場合、開催した意味がなくなってしまいます。そのため、How(どうやって？)は重要な8つの中でも縁の下の力持ちのような役割をはたします。

また、How(どうやって？)を決める際には参加者の目線に立って考えることがとても重要になります。

 

How much(いくらで？)

How much(いくらで？)とは、ウェビナー開催にかかる費用のことです。ウェビナーを行う場合、以下のような費用がかかります。

このように、ウェビナーを行う場合はさまざまな費用がかかります。事前にどのくらいの規模にするのか明確にし、それに合わせて予算を見積もっていきましょう。

また、有料のウェビナーを開催する際には、参加費をどのくらいに設定するのかも重要になります。参加費は、ターゲット（=Who）に合わせて設定しましょう。

 

企画の設計時におすすめ「企画検討チェックシート」

ご説明の通り、ウェビナー開催には「6W2H」を意識して企画を立てることが成果を高める鍵となります。

しかし、経験が少ない状態でいきなり「6W2H」と言われてもピンとこないかもしれません。そんな時に便利なのが企画検討チェックシートです。

 

ニューズベースでは、各種イベント開催に便利な企画検討チェックシートを配布しています。チェックシートを活用すれば、行うべきことが整理されてイベントの大枠を決めやすくなります。

全体のタスク量も把握しやすいので、内製すべきかアウトソーシングすべきか検討できます。アウトソーシングする場合であっても、必要な情報がまとまっていますので、依頼までがスムーズです。

 

自社イベントの担当になったものの、「何から行えば分からない…」「タスク量が見えずに途方に暮れている」とお悩みでしたらぜひご活用ください。

▶「企画検討チェックシート」

 

ウェビナー企画の開催手順を解説

ウェビナー企画を開催する手順は下記のようになります。

 

先ほど解説した「6W2H」も意識しながら行うことで、より良いウェビナー企画を開催できます。

 

1：ウェビナー企画を開催する目的と提供するコンテンツを設定する

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まずは、ウェビナー企画を開催する目的と提供するコンテンツを設定します。

この時に「6W2H」の6Wを意識することで質の高いウェビナーの開催に繋がります。

 

2：ウェビナー企画で利用するITツールを選ぶ

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次に、ウェビナー企画で利用するITツールを選びます。先ほど設定した目的と提供するコンテンツに合うITツールを選びましょう。

ITツールのおすすめは下記の記事で紹介しています。
▶「【コロナ禍イベント】オンラインでコミュニケーションを取る最新ツール紹介」

 

3：ウェビナー企画を開催する環境を構築する

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次に、ウェビナー企画を開催する環境を構築します。

この時には、「6W2H」のWhere(どこで？)を意識して行いましょう。

 

４：ウェビナー企画の実施

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最後に、準備したウェビナー企画を実施します。

この時に重要なことは、参加者ファーストで伝わりやすくハキハキとした声で行うことです。また、質疑応答の時間を設けることで参加者のニーズにさらに応えやすくなります。

 

ウェビナー企画を開催する前にリハーサルを行おう

ウェビナーの質を高めるために開催するウェビナー企画が完成したら、一度リハーサルを行いましょう。開催するウェビナー企画のリハーサルを行うことで、良かったところや修正したほうが良いところが見つかり、参加者に提供するコンテンツの質を高めることができます。

 

まとめ

オンラインで行うセミナー「ウェビナー」を行う際には、「6W2H」の重要な8つのポイントを意識して企画を立てることで質の高いコンテンツを提供できます。

また、ウェビナー企画を開催する際は、企画・準備・当日運営・事後フォローなど多くの作業があるため、運営会社を利用することも検討ください。

▶「ビジネスを加速させるセミナーを、ニューズベースが共に作ります。」

 

 

参考

• TKPウェビナーネット｜ウェビナーとは？Zoomウェビナーの使い方とミーティングとの違い
• jinjerミーティング｜ウェビナー企画の基本的な立て方やポイントを詳しく解説
• ITトレンド｜ウェビナーのやり方とは？具体的な手順・開催のポイントを解説！