研修会の進行とは？進行表の作り方や台本テンプレートを徹底解説

スムーズかつ円滑な研修会やセミナーを実施するためには、進行を滞りなく行うことが重要です。

そのために、前もって当日の動きや内容を把握した進行表やシナリオ、台本などを作成しておくことで、本番では余裕を持って研修会をコントロールすることができます。

本記事では、研修会に役立つ進行表の作り方をはじめ、進行台本のテンプレートや進行及びシナリオを作成する際の注意点について解説します。

 

研修会の進行表の作り方

以下では、研修会の進行表を作る際の要点について解説します。

 

研修会を実施する目的やゴールを明確にする

進行表を作成する上では、研修会の軸となる目的やゴールを明確にすることが重要です。

それによってプログラムの時間配分や、会場の動線や備品の配置、事前準備のチェックリストが異なるため、一つ一つを明確にしておくことで、当日の研修会運営をスムーズに行うことが可能です。

 

シナリオや台本を作成しておく

研修会を滞りなくスムーズに進行させるためには、あらかじめ研修会の流れやプログラムを把握した上で、予期できるシナリオや進行台本を作成することをおすすめします。

当日の研修会は予定通りに進行できるとは限りません。

そのため、あらかじめ予期できるトラブルやミス、司会進行などに不可欠なセリフはシナリオや台本として書き起こしておくことで、急な対応になっても臨機応変にアナウンスすることができます。

 

研修会の進行役が担う役割とは

研修会において、研修の内容とともに重要なのが進行役のあり方です。研修会をスムーズに進めるために、進行役はどのような役割を担うのか見ていきましょう。

 

・進行表をもとにプログラム全体を進行管理

進行表を基に研修会全体のスケジュールを管理します。セッションやアクティビティを円滑に進めることで、参加者を飽きさせずに時間が超過しすぎないように気を配ります。また、休憩時間の確保も行い、プログラム全体のタイムキーパーとしての役割も果たします。

 

・参加者への各種案内と誘導

研修会における注意事項や会場の利用方法などを参加者に説明します。各セッションの説明やルールについても伝え、必要な情報や資料の配布なども行います。

 

・司会進行の調整

全体の進行具合を把握しつつ登壇者とコミュニケーションを取り、司会進行のタイミングを調整します。セッションの切り替え時には進行役がコーディネートすることで進行を円滑にします。

 

・質疑応答の調整

参加者からの質問・意見を受け付けて整理し、登壇者に渡します。時間配分に注意しつつ、活発な質疑応答となるようにサポートします。

 

・コミュニケーションを通した満足度アップ

参加者の参加体験を豊かにするために、対話・交流を活性化させます。コミュニケーションを積極的に促進することで、一方的に話を聞くだけではない空間を生み出します。

 

・問題解決とトラブル対応

研修会の中で、予期せぬ問題やトラブルが発生した際にはスタッフと協力して迅速に対応します。対応後は参加者の不安を解消することで、研修会を改めて進行させます。

 

研修会の進行台本のテンプレート

当日の研修会をスムーズに実施するためには、あらかじめ話す内容を台本にまとめておくことが大切です。

以下では、当日活用する進行アナウンスの原稿テンプレートについて紹介します。

 

開会(始まり)の挨拶

開会の挨拶では、「研修会を受講してもらうことへの感謝」と「自己紹介」の2点を意識した挨拶を行うようにしましょう。

 

 

会場案内・注意事項のアナウンス

研修会場の案内や、各種注意事項に対するアナウンスも重要な項目の一つであるため進行台本には記載しておきましょう。

これらの内容は研修会を実施する上で重要なアナウンスになるため、定期的にアナウンスしたり、重複して話したりすることで、受講者の印象に残るようにしましょう。

 

 

研修会の目的についての説明

今回の研修会にはどのような目的があるのかを伝えることも大切です。テーマとともにタイムテーブルを伝えると、参加者が安心して受講できます。

 

 

講師紹介

研修会の講師を紹介する台本も作成しておきましょう。

社外または他の組織から講師に来ていただく場合は、講師の方の略歴を公式プロフィールから抜粋して紹介文を作成します。より魅力的な紹介文をアナウンスすることで、受講者の研修に対する興味関心を高める働きがあります。

 

 

途中休憩のアナウンス

長時間の研修会であれば、合間に休憩時間を設けることもあります。

休憩を促す際は、「休憩時間」や「開始時間」など、受講者にとって必要な情報をアナウンスするように心がけましょう。

 

 

クロージング

研修会の終盤では、質疑応答の時間を設けたり、研修会の内容のまとめやアンケートへの回答へのお願いなどを伝えたりします。

 

 

閉会(終わり)の挨拶

研修会の締めとして行う閉会の挨拶では、受講者や講師に対する感謝を伝える文章を盛り込みつつ、アンケートや次回の研修会実施のアナウンス等があれば、そのアクションに結びつける内容を入れるようにしましょう。

 

 

研修会の進行の注意点

最後に、研修会の進行やテンプレートを作成する上での注意点について解説します。

 

一方的に話し続けない

研修会と言うと、つい講師や司会だけが話しがちですが、それでは聞いている受講者は飽きてしまったり、眠くなったりしてしまいがちです。また研修会の時間配分が適正に守られていないと、つい早口になってしまい伝えたいことが伝わらないと言ったケースも見受けられます。

そうならないためにも、一方的に話をするのではなく、課題や疑問を受講者に投げかけてみたり、一人ひとりとアイコンタクトを取ったりすることで、集中力を切らさない工夫をしてみることで研修自体の進行をスムーズに行うことができます。

 

ボディランゲージや姿勢を意識する

いくらシナリオや台本を作成しても、当日の研修会で受講者をひきつけるような話し方ができなければ、研修自体の満足度や理解度は低下してしまいます。

そのため、台本に記載したセリフだけに意識を向けるのではなく、ボディランゲージや姿勢を意識して話すようにしましょう。そうすることで、受講者の興味を引くこともできますし、全員が聞き取れる声を会場中に出すことも可能です。

研修会は進行表通りに運営するだけでは意味がありません。しっかり受講者にとって満足いく内容を目指すようにしましょう。

 

規模に応じた会場や内容を設定する

研修会の進行表(テンプレート)やシナリオを作成する際、研修会の規模に応じた会場やプログラムを設定することも大切な項目と言えます。会場までの距離や周辺環境によっては、当日の参加率やアクシデントにも影響を及ぼします。

また、研修会の規模に比例して、会場の設営や機材の設置、受付や誘導などの煩雑さが増していくため、それだけ進行業務も大変になってしまいます。そうならないためにも、事前準備である会場の選定や、プログラムを作成するようにしましょう。

 

研修会をスムーズにするための4つのポイント

研修会をスムーズにするためのポイントを4点紹介します。

・チェックリストを作成する

・参加者の属性や予備知識の有無について把握する

・研修の代行会社に依頼する

・アンケートを集計してPDCAを繰り返す

順番に解説します。

 

チェックリストを作成する

研修会では、会場の選定から当日の運営までやらなければいけない業務が豊富にあります。そのため、既に対応した業務と次に自分が対応しなければいけない業務が分からなくなることも珍しくありません。

そんなときにおすすめなのがチェックリストです。チェックリストがあることで、自分が対応した業務と次に自分が対応しなければいけない業務を瞬時に判別することができます。研修会もスムーズに進めることができるので、まずはチェックリストを作成してみましょう。

 

参加者の属性や予備知識の有無について把握する

研修会にはどのような人が参加するのか、テーマについてどれだけ知っていそうかを事前に把握することは、研修会をスムーズに進めるために重要なポイントです。

参加者の属性や予備知識の有無については、開催前の募集段階である程度把握できます。自社のリストや告知の際にある程度絞り込めるためです。

たとえば、初心者向けの研修であれば、専門用語や業界的な略語は用いるべきではありません。もし専門用語を用いないとスムーズでない場合は、適宜解説を入れるように心がけましょう。

逆に、予備知識が豊富な属性である場合は、専門用語を交えつつ、テーマについてより深く掘り下げられるような進行を意識しましょう。

 

研修の代行会社に依頼する

研修を開催したいのにも関わらず、人手不足で開催するのが困難な企業も少なくありません。

そんなときには研修の代行会社に依頼するのも一つの手です。研修の代行会社では、講師の手配や業務マニュアルの作成・当日の会場運営などを依頼することができるため、担当者は時間を割きたい業務へ注力することができます。

研修運営のプロがサポートするので、当日の研修もスムーズに進むこと間違いありません。

 

アンケートを集計してPDCAを繰り返す

研修会が終了した後は、次回の研修会に向けて担当者同士で話し合いをすると思いますが、そのなかでも一番重要なのは参加者の声を聞くことです。

開催者側の視点と参加者側の視点によって考え方や捉え方が大きく異なるため、アンケートを集計して良かった点や悪かった点を聞いてみましょう。アンケート結果を基に研修会を改善するだけで、より充実した研修会が開催できるはずです。

 

まとめ

本記事では、研修会に役立つ進行表の作り方や進行台本のテンプレート・研修会を進行する際の注意点などについて解説しました。研修会を成功させるためには、いかにスムーズに進行することができるかが重要です。また、チェックリストを作成したり代行会社に依頼したりするのも一つの手です。

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株式会社ニューズベースでは、研修運営アウトソーシングを提供しており、年間400案件以上の実績があり、研修の設計段階から当日の運営までトータルでサポートしています。オフラインだけではなく、オンラインでも対応可能なので、ぜひお気軽にご相談ください。

本記事を参考に、スムーズな研修会を開催してみましょう。