イベントや研修会運営に必要な「進行表」の作り方とは？便利なテンプレートも

イベントや研修会を開催するにあたり、当日の進行をスムーズに行うために欠かせないのが進行表です。進行表とはイベント・研修会当日の動きや内容をまとめたものです。

進行表を作成することで、当日の集合場所や受付方法、イベント・研修会のテーマやプログラムの流れ、配布資料など、必要なことがすぐに確認できるようになります。案内役スタッフや機材担当スタッフなど各スタッフがどの場面でどう動くかも併せて記載されています。

進行表がきちんと設計されていれば、当日の運営スタッフ全員がスムーズに動くことができます。しかし、進行表に抜けている箇所がある、わかりにくい状態になっている、といった状態では、進行表は役に立たず、スタッフも困ってしまいます。進行表に必要な情報をわかりやすく記載するには、どのような点に注意すれば良いのでしょうか。

そこで今回は、イベントや研修会を運営する上で進行表をどのように設計すれば良いのか、テンプレート例も合わせて紹介していきます。

 

イベントや研修会の「進行表」とは

進行表は進行台本とも呼ばれ、イベントや研修会などの当日の流れや内容をまとめて書かれた資料のことです。

当日の進行をスムーズにするために、規模の大小にかかわらず必ず作成する必要があります。進行表には、イベントのプログラムはもちろん、誰がどこで何を行うのかが記載されているため、スタッフの役割が明確に分かります。

 

進行表の必要性

進行表は、イベントを運営するにあたって必ず作成すべきものです。なぜ作成が必要なのか、その理由は以下の3つあります。

進行表があれば、スタッフの役割が明確になってスムーズな運営ができるようになります。スタッフ自身もタイムスケジュールが把握できますので、時間遅延などのトラブルが発生しにくくなります。そして、進行表があることでスタッフ全員が個々の役割だけでなく、イベント全体を把握して連携を取りやすくなります。

このようなことから、進行表はイベントを運営する上でなくてはならないものなのです。

 

進行表と台本の違い

進行表と台本は似ているようでまったくの別物です。

進行表は、イベントや研修会の構成を時系列順に整理して一覧化したものです。一方台本とは、イベントや研修会がスタートしてから、司会者が話すべき内容を中心に作成されています。

例えば、「グループディスカッション」の場合、進行表では何時何分に行うのか、どのように進めるのか、所要時間はどれくらいかのみが記載されています。台本の場合は、ディスカッションを盛り上げるために、イベントや研修に合わせて選んだキーワードを具体的に記載します。

つまり、進行表とは当日の流れがひと目で全て分かる表であり、台本とはイベント・研修を盛り上げつつ円滑に進めるための肉付けのようなものといえます。

 

台本について、詳しくはこちらもご覧ください。

司会初心者でも安心！研修会の司会進行や挨拶に使える台本/例文をご紹介

 

イベントの進行表作成に困ったら「外注」がおすすめ

進行表はイベントを開催するにあたって必要不可欠なものです。これから解説する内容に沿って作成していけば、より良い進行表を作成できるでしょう。

とはいえ、いざ進行表を作成するとなるとノウハウや経験、時間が必要になります。

リソースが足りない、時間をかけられないとお困りなら、イベント会社に進行表の作成を外注するのもおすすめです。

詳しくは後述しますが、株式会社ニューズベースでは、進行表作成のサポートも行っています。イベント運営全体の代行も可能ですので、ぜひご相談ください。

 

 

イベント進行表の作り方5ステップ

イベント進行表は以下の5つのステップで作成するとスムーズです。

それぞれ解説していきます。

 

ステップ①　イベントの概要、目的をまとめる

まずは、イベントの目的や概要をまとめましょう。基礎的な情報ですが、スタッフ全員がイベント概要を把握した上で運営を進められるようにするために必要です。

イベント名、開催日時、参加人数、会場などの基本情報を最初に記載することで、どのようなイベントの進行表なのかが明らかになります。

 

ステップ②　運営スタッフの役割分担をまとめる

次に、運営スタッフの役割分担をまとめていきます。

イベントや会場の規模、参加人数が多くなるほど、運営スタッフの人数も多くなります。

運営をスムーズにするためには、全スタッフの役割を進行表に記載して、一人ひとりがいつ・どこで・何をすれば良いのかを明らかにしましょう。

スタッフが多くなるほど、より明確にどんな役割が発生するのかを記載することが大切です。

 

イベントには以下のようなスタッフが関わります。

例えば、音響や照明向けに指示をする場合、登壇者の入場タイミング、流すBGMや効果音のタイミング、照明が切り替わるタイミングなどを分かりやすく記載します。

 

ステップ③　会場の見取り図を作成

続いて、会場の見取り図を作成し、ルールや規約などを記載します。これは、イベント会場の動線を可視化するために必要なものです。

イベント会場によっては、搬入経路・駐車スペースなどが限られていることがあります。イベント当日になってからそのルールに気づいた場合、それが原因で進行に遅れが出ることもあります。そのため、会場の動線やルールについては事前に確認して記載しておくことが大切です。

また、イベント運営者には緊急時に備え、避難経路の確保・誘導の義務があります。会場見取り図にはそれらの情報も記載し、全スタッフが把握できる形にしましょう。

 

ステップ④　当日のタイムスケジュールを作成

イベント当日のタイムスケジュールの作成も必要です。運営スタッフの会場入りと準備、そしてイベント終了後の片付けから会場を後にするまでを明確に記載していきます。

当日の全ての流れが書かれたタイムスケジュールがあることで、イベントを時間厳守で運営できるようになります。

例えば、プログラム間に休憩があればその休憩時間も記載します。その間で進めるべき、機材の準備や会場設営、次の登壇者の準備なども進行表に記載することで、イベント全体をスムーズに進めることができます。

 

ステップ⑤　開催に向けた準備のスケジュールを作成

進行表とは別に、イベント開催に向けた準備のスケジュールの作成もあわせて行いましょう。

進行表を作成する中で必要なものが明確になることがあり、反対に準備スケジュールができあがる中で進行表に影響するものが出てくることがあるためです。

それぞれ作成できたら両者を見比べてみて、過不足がないかをチェックしてみてください。

 

イベント進行表のテンプレート2種

イベント進行表の作成で活用できる2種類のテンプレートを紹介します。イベント内容にあわせて編集してご自由にお使いください。

 

①イベント概要のテンプレート

日時	◯月◯日（◯曜日）
場所	◯◯（会場名）
主催	株式会社◯◯◯◯
開催目的	新商品PRのため
参加人数	100名
全体ディレクション	運営責任者　◯◯ ◯◯
運営部署のスタッフ	画係　◯◯ ◯◯（責任者） 　　　　◯◯ ◯◯ 　　　　◯◯ ◯◯ 　　　　◯◯ ◯◯ 会場係　◯◯ ◯◯（責任者） 　　　　◯◯ ◯◯ 誘導係　◯◯ ◯◯（責任者） 　　　　◯◯ ◯◯ 　　　　◯◯ ◯◯

 

②タイムスケジュールのテンプレート

時間	所要時間	式次第	内容	備考
09:00	1時間	スタッフ会場入り・設営	会場の設営
10:00	30分	受付開始	・参加者名簿の確認 ・会場誘導	受付時に資料とアンケートを配布する
10:30	30分	開会挨拶	イベント概要や流れを説明	ステージ照明
11:00	1時間	コンテンツ1		音響
12:00	1時間	休憩	休憩時間と次の開始時間、飲食場所について案内	アナウンス
13:00	1時間	コンテンツ2	ゲスト登壇	音響
14:00	1時間	懇親会		軽食・飲み物の準備
15:00	30分	閉会挨拶	来場者へお礼	場誘導、アンケートの回収
15:30	1時間	後片付け	搬入機材を撤収する
16:30		タッフ解散

 

イベント・研修会の進行表作成や運営代行ならニューズベース

株式会社ニューズベースでは、進行表の作成サポートはもちろん、研修会やイベント全体の運営代行も行っています。

イベントや研修の企画や準備には多くの時間がかかります。通常業務を行いながらイベントのことまで意識を向けるのは、社員にとって大きな負担となることでしょう。また、自社社員だけではイベント運営のノウハウがなく、適切な準備ができない可能性もあります。

 

「イベント運営のノウハウがない」「リソースを割くのが難しい」とお悩みなら、株式会社ニューズベースにお任せください。

ニューズベースは、これまで数多くの企業のイベント・研修の運営全体を代行してきた実績があります。積み上げられたノウハウを活かして、御社にあったイベント運営のサポートを行います。

例えば、進行表の作成や集客、アンケートの集計など煩雑になりがちな作業を任せていただければ、御社はイベント・研修会の企画立案など、よりコアな部分に注力できます。

ご予算にあわせてサポートいたしますので、安心してお任せください。

 

 

まとめ

今回は、イベントや研修会をスムーズに進めるための進行表の設計方法について解説しました。

進行表は催し物や議題などの内容が一覧化されており、タイムスケジュールと合わせて見ることでイベント・研修会の進め方がひと目でわかります。スムーズに進行できれば参加者は飽きることがありませんし、スタッフも迷わず動くことができます。そのため、進行表の出来が良ければ、参加者に満足してもらえるようなイベント・研修会に一歩近づくはずです。

進行表を作成するためには、イベントや研修会の目的を明確にして、それに合わせて内容を整えていくことが大切です。どんな催し物が必要なのか、どのような議題を盛り込むべきか、それにどれだけの時間を割くべきか、といったことを整理しましょう。そうすれば進行表はわかりやすくなり、イベントや研修会の内容は充実したものとなります。

進行表は自社で1から作成することもできます。しかし、初めて作成する場合は進行表作成サービスの利用がおすすめです。

また、イベントや研修会の運営を丸ごと外注することもできます。社員の負担を減らしつつ、より良いイベント・研修会を実施したいとお考えなら、運営の代行も検討してみましょう。