【企業向け】面接日程調整メールの記載事項やポイント・参考テンプレートを公開！

採用活動をおこなう上で採用担当者は、学生に対してメールでのやりとりをおこなう必要があります。その中でも特に、面接の日程調整の連絡に時間がかかると感じる担当者も少なくありません。

双方のスケジュールを確認しながら都合の合う日程を決めなければいけないので、何通もやり取りしなければいけないことも多々あります。採用担当者はこれ以外にも様々な業務があるので、なるべく効率よく作業したいと考えている人が多いはずです。

そこで今回は時間をかけることなくそのまま使うことのできるテンプレートや、メールを作成する上でのポイントについてご紹介していきます。

 

面接の日程調整をメールで行う理由

面接の日程調整をメールで行う理由は、リスクを回避するためです。

もし、電話で面接の日程を調整した場合、口約束となるため、時間が経つとお互いに認識の相違が生まれてしまう可能性があります。その結果、トラブルに発展してしまうことも珍しくありません。

メールで面接の日程調整を行うことで、内容を見返すことができるため、認識の相違が生まれることなくトラブルを未然に回避することが可能です。

 

 

メールを送るときの6つの記載事項

面接の日程調整メールを送るときには必ず、以下の6つの項目を記載しましょう。

それぞれの詳細について説明します。

件名

件名については一目見て分かるような文章に設定しましょう。

例えば、面接の日程調整の場合には「一次面接の日程に関するご案内」など、あまり長すぎず、伝えたい内容をシンプルに書くことが重要です。

宛名

宛名については1人ずつに向けて送信するか、それとも全員に向けて記入するかによって異なります。例えば、学生全員に送信する場合には「学生の皆様」。1人ずつに向けて送信する場合には、以下の内容を順番に記載するといいでしょう。

大学名や学部などは間違えないよう注意してください。誤字脱字があると、不信感を募らせてしまう場合があります。

冒頭挨拶

冒頭の挨拶も重要です。まずは自社に応募してくれたことや面接してもらうことに対して感謝の気持ちを述べることが大切です。例としては、「この度はお忙しい中、弊社の求人にご応募いただき誠にありがとうございました。」などの文章が好ましいです。

本文

冒頭の挨拶も記入したら本文を書きます。本文では伝えたい内容を簡潔に分かりやすく書く必要があります。面接連絡を例にすると、以下の内容は必ず記入しましょう。

最後に、「当日お会いできることを楽しみにしております！」などと一言添えてあげると、尚良いかと思います。

当日の持ち物

面接当日に何が必要なのかも記載しておきましょう。

オンライン面接の場合には、「スマートフォンやパソコンのカメラ機能がしっかり作動するか」「通信環境が安定しているか」などの言葉を添えておくと、当日の面接もスムーズに行きます。

緊急連絡先

求職者によっては、面接の会場場所がわからなかったり、体調不良で当日の面接に出席できなくなったりすることも珍しくありません。イレギュラーな事態が発生したときの緊急連絡先として、電話番号やメールアドレスなども忘れずに記載するようにしましょう。

 

面接日程調整の際に使える参考テンプレート

実際に面接日程調整の際に使える参考テンプレートを3つのパターンに分けて紹介します。

・書類選考合格時（面接日時設定の連絡）
・面接日程確定のご連絡
・面接日時リマインド

テンプレートを利用することで、メールの作成時間を大幅に短縮できるので、担当者は参考にしてみましょう。

2-1.書類選考合格時（面接日時設定の連絡）

書類選考に合格した応募者に対して、その後の選考についてのご連絡をする際のテンプレートは以下の通りです。

もしも、一次面接からオフラインで実施の際、もしくは二次面接以降でオフライン実施の場合は、URLの代わりに面接会場を表記してください。

 

2-2.面接日程確定のご連絡

 

2-3.面接日時リマインド

日程確定メールとリマインドもオフラインでの実施の場合はURLの代わりに面接会場を表記してください。

 

面接日程連絡を送るときのポイント

面接日程連絡を送るときには、以下の7つのポイントを意識しましょう。

順番に解説します。

遅くても24時間以内には返信する

応募者とのメールは遅くても24時間以内に返信するようにしてください。

特に面接日程の連絡は、近々での日程の場合もあるので連絡が遅いと応募者も不安になります。早めに連絡することを心がけましょう。

早朝や深夜にメールしない

早朝や深夜にメールをすることは避けましょう。まだ起きていない時間に連絡すると、相手にとっても迷惑がかかります。

また、「こんな遅い時間まで仕事をしているのかな…」と不安を抱かせてしまうこともあります。その結果、面接を辞退されるという可能性もあるので、日中に連絡するようにしましょう。

メールのやり取りをできるだけ減らすようにする

メールのやり取りは採用担当者だけではなく応募者にとっても負担がかかります。

提示した日程に対して応募者のスケジュールがなかなか合わず、メールのやり取りが多いと感じたら、相手の提示した日程に合わせるなど臨機応変な対応を心がけましょう。

イレギュラーにも柔軟に対応

現在でも新型コロナウイルスが流行しています。そのため、人によっては対面での面接ではなくオンライン面接を希望する応募者もいるはずです。このようなイレギュラーにも柔軟に対応しましょう。

柔軟に対応することで、応募者にとっても安心させることができますし、自分のことを優先して考えてくれているという好印象にも繋がります。可能な範囲であれば対応してあげましょう。

面接の候補日は担当者から提案する

面接の候補日は企業の担当者から提案するようにしてあげましょう。

求職者から提示してもらう場合、お互いの都合が合わないときに再度提示してもらわなけばいけなくなり、負担となるからです。その結果、求職者から連絡が来なくなってしまい、優秀な人材を逃してしまうことにもつながるので、注意が必要です。

スケジュール調整がしやすいように候補日は最低でも3つほど提案してあげましょう。

分かりやすい件名にする

分かりにくい件名で面接日程調整メールを送ってしまうと、自分に関係のないメールだと勘違いされてしまい、読まれない可能性があります。

そのため、シンプルで分かりやすい件名にして送りましょう。

リマインドメールを送る

面接前には必ずリマインドメールを送りましょう。

リマインドメールとは、一度お知らせした内容を再度送るメールのことです。リマインドメールを送ることによって、面接があることを思い出させることができます。複数回に分けてリマインドメールを送る企業も少なくありません。

そのため、自分たちのリソースと相談しながら、送る回数を決めましょう。

 

まとめ

本記事では、面接日程調整メールの記載事項やポイント・参考テンプレートなどについて紹介しました。

面接日程調整メールを送るときには、件名や宛名・当日の持ち物などを忘れずに記載するようにしましょう。また、求職者を不安な気持ちにさせないようにするためにも、24時間以内の返信を心がけたり、深夜・早朝などの時間を避けたりすることが大事です。

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