施設管理予約システムとは？導入するメリットやおすすめのシステム6選を紹介！

利用者のお問い合わせ対応や予約管理に疲弊している施設管理者も少なくありません。
そんな方におすすめなのが施設管理における予約システムです。

そこで本記事では、施設管理予約システムを導入するメリットや選ぶ基準・おすすめの予約システムについて解説します。

施設管理業務を少しでも効率化したい管理者は、ぜひ最後までご覧ください。

施設管理予約システムとは

施設管理予約システムとは、利用者の予約受付から変更・キャンセルまでを自動で管理することのできるシステムです。

従来であれば、施設の利用者に対して管理者が一人ずつ対応する必要がありました。そのため、管理者は施設に常駐する必要があり、非常に大きな負担となっていました。

しかし、予約システムを導入することによって、24時間365日いつでも対応することが可能となります。

施設管理予約システムを導入する4つのメリット

施設管理予約システムを導入するメリットは以下の4つです。

・機会損失の防止
・ヒューマンエラーの減少
・業務の効率化
・利用者満足度の向上

 

順番に解説します。

機会損失の防止

ユーザーから施設に関する電話やメールが来ることがあります。

メールであれば問題ありませんが、電話の場合には施設によって利用時間が決まっているため、対応できないということも珍しくありません。

その結果、ユーザーがほかの施設に流れてしまいます。

しかし、施設管理予約システムは時間に関係なく24時間対応することが可能なため、ユーザーの機会損失を防ぐことができるのです。

ヒューマンエラーの減少

電話やメールで送られてくるお問い合わせに対して間違った情報を伝えてしまったり、誤字がある状態で送ったりしてしまうことも少なくありません。

ヒューマンエラーを起こした結果、ユーザーとのトラブルや悪評へとつながる可能性があります。

施設管理予約システムを導入することによって、ヒューマンエラーが減少し、顧客満足度の向上に期待できるのです。

業務の効率化

施設管理では、ユーザーからのお問い合わせ対応や予約受付のチェック・利用者状況の確認など、さまざまな業務があります。

先ほども述べたとおり、ヒューマンエラーを起こした結果、悪評が広まったりユーザーとのトラブルが発生したりする可能性があるので、ミスを防ぐために管理者2人でダブルチェックを実施している施設も珍しくありません。

施設管理予約システムは、パソコン一つで簡単に操作可能です。全ての業務や情報も一元管理できるため、業務の効率化にもつながるのです。

利用者満足度の向上

施設管理予約システムは、管理者だけではなく利用者にとってもメリットがあります。

これまでは、施設を予約するのにいくつかの手順が必要だったかもしれませんが、施設管理予約システムでは、簡単に予約ができるようなシステムが既に構築されています。

オンライン上で決済できる機能も搭載されているので、利用者満足度の向上にも期待できるのです。
その結果、利用者の増加も見込めます。

施設管理予約システムを選ぶ3つの基準

施設管理予約システムを選ぶ際には、以下の3つの基準を意識しましょう。

・機能が豊富に搭載されているか
・導入費用が予算内に収まるか
・導入実績があるか

 

順番に解説します。

機能が豊富に搭載されているか

施設管理予約システムには、予約受付や変更・キャンセルなどの機能は搭載されていますが、そのほかの機能についてはシステムによって異なります。

機能が豊富に搭載されているほど、施設管理業務の効率化やコスト削減にも期待できます。

そのため、一つでも多くの機能が搭載されている施設管理予約システムを選びましょう。
最低でも以下の機能が搭載されている施設管理予約システムを選ぶのがおすすめです。

・利用受付停止期間機能
・決済機能
・リマインド機能

 

導入費用が予算内に収まるか

施設管理予約システムによって搭載している機能が違うため、導入費用も異なります。施設管理予約システムの導入費用はピンキリです。

無料で利用できる施設管理予約システムもあるため、初めて導入するのであれば、まずは無料の施設管理予約システムから利用してみましょう。

その後、使い勝手や機能性などを考慮した上で、必要に応じて有料の施設管理予約システムの導入を検討するのがおすすめです。

導入実績があるか

施設管理予約システムにも数多くの種類があります。そのため、導入実績があるかどうかも一つの判断基準としましょう。

導入実績が乏しいと、使用感や機能に問題があるかもしれません。逆に導入実績が豊富な場合には、多くのユーザーが利用しており、使用満足度も高いという証明にもなるので、必ず確認しましょう。

 

 

おすすめの施設管理予約システム6選

施設管理予約システムのなかでもおすすめなのが以下の6つです。

・STORES 予約
・Googleカレンダー
・りざぶ郎
・RESERVEN
・OpenReaf
・Schedule Board

 

順番に解説します。

豊富な機能と導入実績が魅力の「STORES 予約」

STORES 予約は、累計導入社数が13万以上超えており、非常に人気のある施設管理予約システムです。

無料で導入することができて、以下のような機能が豊富に搭載されています。

・予約カレンダーの埋め込み
・グループ予約受付
・レッスンの振替予約
・スタッフ管理
・レビュー受付可否の設計

 

決算手段も月額課金や回数券・ネット決済などさまざまあるので、顧客満足度の向上にもつながること間違いありません。また、集客や販売催促も行えるため、利用者の増加にも期待できます。

会議室予約に便利な「Googleカレンダー」

大手IT企業であるGoogleでは無料で使えるGoogleカレンダーを提供しています。

管理したい会議室ごとに参加者を作成することで、他の従業員と会議室の予約情報をスムーズに共有できるのが特徴です。

Googleカレンダーから会議室用の予定表を作る方法は次のとおりです。

１.マイカレンダーから新しいカレンダーを作成
２.会議室の名前を記入してカレンダーを新規作成
３.作成したカレンダーの逆三角形をクリックして、カレンダーを共有
４.共有したい人のメールアドレスを入力
５.権限の設定から共有している人が会議室の予定を作成できるよう変更

 

そしてカレンダーに会議室の予約スケジュールを登録するときに、参加者に会議室を含めることで社内に予約情報を共有できます。

注意点は予約管理する会議室が増えてしまうと、予定が増大してカレンダーが見えにくくなること。会議室の数が少ない企業にGoogleカレンダーで予約情報を共有する方法はオススメです。

クラウド上で管理できる「りざぶ郎」

りざぶ郎はWebブラウザからアクセスして利用できる予約管理システムです。

登録したデータはすべてクラウド上に保存されて、パソコンやスマホからどこでも利用できるのが特徴。タイムチャートで会議室ごとに予約を登録でき、管理表をまとめてチェックできるメリットがあります。

実物サンプルにアクセスすることで画面レイアウトや機能の確認が可能です。
りざぶ郎の公式ホームページから「スタート」をクリックすることでシステムを利用できます。

システムの利用時に本名やメールアドレスを入力する必要はなく、利用料金も発生しません。

簡単に会議室の予約情報を管理できる一方、ワークフローや顧客などの管理に対応していないのがりざぶ郎のデメリット。手軽に利用できる予約システムを求める担当者にオススメです。

スマホ用ページを作れる「RESERVEN」

RESERVENはインターネット予約・お問い合わせに対応した予約システムです。

メールアドレスまたはFacebookアカウントがあればすぐに利用でき、多数の業種に対応しているのが特徴。パソコンやタブレット、スマホからダッシュボードにアクセスでき、予約情報を手間なく確認できるメリットがあります。

有料プランにアップグレードすることでデータ保存期間を伸ばすことも可能です。
また、企業のホームページに予約ボタンを設置するだけで、外部からの会議室予約を対応できます。

設備や備品をシステムに登録しておくと、利用者が予約時に必要な備品を申告できます。
社内の会議室やスペースを提供している企業の担当者にRESERVENはオススメの予約システムです。

自治体による導入事例がある「OpenReaf」

一般的な公共施設の予約システムとしてよく使われているサービスがOpenReafです。

複数の施設や会議室をまとめて管理でき、施設ごとに時間帯や料金を設定できるメリットがあります。OpenReafによりサービスの利用者は「繰り返し予約」「施設のブックマーク」「条件指定検索」などの機能を利用可能。

デモサイトにアクセスすることで実際に機能を体験できます。

実際にSTUDIO A-shではOpenReafによりお客様からレンタルスタジオのネット予約に対応しました。
デザインをカスタマイズすることでコーポレートカラーに相応しいデザインを実現しています。

システムの導入を支援するサポートサービスもあり、専門知識があまりない人でもスムーズにOpenReafを利用できます。
実績のある予約システムを導入したい担当者にオススメです。

動作がかなり軽い「Schedule Board」

Schedule Boardはパソコンにインストールして利用できる予約管理ソフトウェアです。

ファイル共有によりグループで予約情報を管理でき、少ないランニングコストでシステムを運用できるのがメリット。任意のパソコンをファイルサーバーにすることで、利用者のパソコンで登録した予約情報を共有する仕組みです。

会議室の予約情報をクラウドで管理したくない担当者にオススメします。

まとめ

本記事では、施設管理予約システムを導入するメリットや選ぶ基準・おすすめの予約システムについて解説しました。

施設管理予約システムは、機会損失の防止やヒューマンエラーの減少・業務の効率化など、さまざまなメリットがあります。

現在では数多くの施設管理予約システムが発売されているので、機能や費用などを考慮した上で、自分たちに合った施設管理予約システムの導入を検討しましょう。

弊社、株式会社ニューズベースでは、社内イベントの運営サポートや採用代行（RPO）サービスなどを提供しています。

様々な業種業界のお客様とのやり取りがあり、案件内容によってプロフェッショナルの担当をアサインできますので、ソース不足にお困りの方はお気軽にご相談ください。