何分前に開始？会社説明会の受付時刻で考慮するべきポイントとは？

採用活動を行う中で、会社説明会は学生と企業が顔を合わせる最初の機会となるケースが多いでしょう。

そんな中、学生にとって第一印象の良い会社と感じてもらうためには、受付での対応に気をつけることが大切です。

本記事では、会社説明会の受付時刻は何分前に開始するのがベストか、また受付時に気をつけるべきポイントについて解説いたします。

１.会社説明会の受付開始時刻で考慮するべきポイント

会社説明会を行う際、いつも受付がバタバタしてしまう、説明会のスタート時間が遅れてしまいがち、という場合は受付開始時間を見直してみましょう。

ここでは、会社説明会の受付時刻を決定する上で考慮すべき点をご紹介します。

1-1. 参加者数と受付にかかる時間

会社説明会で必要な受付時間は参加者の人数や受付方法によっても変わってきます。

例えば、受付では学校名と名前のチェックをするのみ、という場合は一人あたり数十秒あれば終わります。

しかし、受付で書類の提出をしてもらう流れであったり、参加者に手渡しするものが多くあったりする場合は一人あたり数分程度かかってしまうことも考えられます。

出来るだけスムーズに受付が済むよう、特に人数が多い場合は、受付で行うことは最小限にとどめ、書類の受け渡しなどは会場に入ってからにするなど、説明会の中で行う流れにすると良いでしょう。

1-2. 参加者は通常10分前には集合している

就職ガイダンスや学生向けの就活情報サイトでは、通常会社説明会の10分前には到着するように紹介しています。

そのため、10分前にまだ受付準備ができていない状態だと、参加者を待たせることになってしまい、学生もあまり良い印象を受けません。

10分前にはきちんと受付を開始できるように、それまでに必要なものを揃え、最終チェックを済ませることが大切です。

また、中には30分以上早く到着する学生もいますが、その全てに対応する必要はありません。あくまで、会社説明会のスタート時間を遅らせることがないよう、スムーズに受付を終えられる時間に受付開始ができれば問題ありません。

２.何分前に受付開始すればいい？

では、受付開始は何分前にするのがベストでしょうか。

参加者が集まる時間には受付を開始できるように準備しておく必要があります。

つまり遅くても10分前には受付開始した方が良いと言えますが、参加者数や受付方法によっては10分前では遅いという場合も考えられます。

数百人規模の大型説明会の場合はイレギュラー対応も起こりがちなので、余裕を持って20〜30分前に受付開始すると良いでしょう。

もし30分前に設定しても混雑してしまう、説明会のスタートが間に合わない、という場合は受付スタッフを増やすなど、受付方法を見直してみることをおすすめします。

効率良く受付を行うためには、受付時刻を指定してしまう方法も有効です。

例えば「説明会の開始時間は10:00だが、あまり早く来てもらっても対応できない」という場合は「受付9:50〜」などと明記しておけば、学生も基本的にその時間に合わせて来場します。

また、悪天候にも注意しましょう。

雨風が強い日などは電車遅延も起こりやすく、学生もそれを見越していつもより早めに行動します。

雨などが降っていると外で待てず、多くの学生が早めに会場入りすることも考えられます。

それに合わせて受付時間を早めることは必須ではありませんが、参加してくれる学生のことを考えると、悪天候の場合はいつもより少し早く受付開始できると親切だといえるでしょう。

３.会社説明会の受付には経験が必要

学生は会社説明会を通して「この会社に入りたいかどうか」を見極めようという意図で参加しているので、受付での対応の悪さが原因で学生からの印象が悪くなってしまうこともあります。

多くの場合は受付のスタッフは人事など自社の従業員で対応しますが、受付業務に慣れていないとどうしても当日バタバタしてしまったり、通常業務に逼迫されて、従業員の対応が悪くなってしまったりすることも考えられます。

それを避けるためにも、受付には人柄が良く経験豊富なスタッフを配置しましょう。

また、受付では学生と一対一で顔を合わせる場となるため、受付でのやりとりを通じて学生の様子を良く観察してみましょう。

たった数十秒〜数分程度の会話でも、学生が本当に自社に興味を持って参加してくれているかどうかは見えてくるものです。

ただ流れ作業的に受付を済ますのではなく、今後の採用活動に役立てる意識を持ちながら受付を行うと良いでしょう。

４.まとめ

本記事では会社説明会の受付時刻は何分前に開始するのがベストか、また受付時に気をつけるべきポイントについて解説いたしました。

会社説明会の受付は第一印象を決める重要な場です。

身だしなみの整っていない学生や遅刻をしてくる学生がいたら印象が悪いのと同じように、企業側も学生に見られている意識を持つことが大切です。

もし自社でリソースが足りなかったり、経験が不十分だったりする場合には、代行会社などへのアウトソーシングを検討するのも良いでしょう。

弊社ニューズベースでは、多数の説明会やセミナー運営を行ってきた実績があります。

会社説明会の運営にあたりご不明点やご不安がありましたら、お気軽にお問い合わせください。