学会の事務局、委託することによって得られるメリットとは

学会の事務局運営に関する業務は、会員・会費の管理から会計や決算書の作成、発送物の作成など多岐にわたります。これらの業務を限られたリソースの中で滞りなくこなすのはなかなか難しいものです。

そこで活用を検討すべきなのが、事務局運営代行を専門に扱う業者です。

本記事では、事務局運営を委託することで得られるメリットをはじめ、委託できる業務内容や費用面について解説します。

1.事務局を委託するとどうなる？

学会運営に欠かせない事務局業務を委託することで、以下の通りのメリットを享受することができます。

○柔軟な人員配置が可能

事務局に係る業務を委託することで、人員不足やパフォーマンス性能など、人員配置に困ることなく、通年で平準化して事務局を運営することができます。

多くの事務局では、緊急性のある業務が発生した際や、繁忙期になると、安定的に人材を配置することが難しくなります。

しかし、業務委託であれば事務局の運営に精通した人材に業務を任せることができるため、人材難による停滞やトラブルなどの問題を回避することが可能です。

○固定経費の削減

事務局に係る業務を委託することで、これまで固定化されていた経費や費用を削減することができます。特に学会運営に重くのしかかる人件費や施設・設備などの維持費を変動費化することができるため、経費をスリムにすることが可能です。

したがって、現状より安定的に学会を運営していくこと寄与します。

○一元化による業務効率化

代行業者に事務局運営を委託することで、情報共有や業務効率の向上を図ることが可能です。

多くの事務局では、各種問い合わせや窓口業務、入出金の確認など、多岐にわたる業務を限られたリソースで管理・運営しなければなりません。しかし、専門知識やノウハウを有した業者に任せることで、学会運営に不可欠な情報を一元化することができるため、業務の効率化だけでなく、人為的ミスやトラブルを軽減させることができます。

2.委託可能業務について

学会の事務局運営を委託する場合、以下の業務領域を専門業者に任せることができます。

○会員データの保守管理

学会の会員の入退会や異動、学会の申し込み受付の情報、各種会員データの管理業務が該当します。専門の管理システムを活用することで、適宜変更点がある会員データをリアルタイムで把握することが可能。さらには必要な情報と連動させることで、使い手の利便性や効率化を促すこともできます。

○窓口及び応対業務

学会実施に関する問い合わせや依頼、相談などの窓口及び応対業務を任せることができます。会員資格の有無に関わらず、共有データベースで管理することにより、お客様からのご意見に迅速かつ丁寧に返答することが可能です。

○会計業務

日常的に変動する入出金管理をはじめ、会計に関連する業務を指します。

具体的には、会費の請求や振り込み、予算及び決算業務、会計監査書類の作成など、学会全体の資産を適切に管理することに寄与します。

○Webサイトの作成及び運営・管理業務

Webサイトやホームページなど、学会の周知や認知に不可欠なWeb関連全般の業務です。

ここでは、各種Webページやコンテンツの作成だけでなく、付随して必要になるページの更新やサーバーの管理など、運営に携わる業務を一元化して委託することが可能です。

○発送業務

学会会報誌や広報誌、シンポジウム等のパンフレットなど、学会運営する上で必要な郵送物の発送業務を委託することができます。また発送だけでなく、冊子やチラシのデザインや編集や校正を任せることもできるため、効率化だけでなく経費等の削減にもつなげることが可能です。

○受付業務

入会申請の受付や総会等の開催の受付業務(出欠確認など)を委託することができます。

3.費用について

学会の事務局運営を委託する場合、以下の通り任せる業務領域に応じて費用が発生します。あくまでも目安での金額になりますが、どの程度の評価がかかるのか参考にしてみていきましょう。

現在多くの専門業者では、学会の規模に応じたカスタムプランだけでなく、最適な機能が備わったスタンダードプランなど、さまざまな価格帯のパッケージを用意しています。

そのため、事務局を運営するにあたり欠けている業務内容やリソースを可視化してから見積もりを出してもらうようにしましょう。

4.まとめ

学会を運営する上で不可欠な事務局業務ですが、委託するメリットや業務領域、費用感を知ることで、効果的に事務局を運営することができます。したがって、学会の事務局運営に定評がある専門業者を選ぶことで、各組織のニーズや課題に合わせた業務代行が可能です。

株式会社ニューズベースでは、事務局運営に関する業務をトータル的にサポートするだけでなく、スポットで不足している業務を部分的に委託することもできます。学会運営の効率化やコスト削減を図りたい方は、これを機に株式会社ニューズベースまでご相談ください。

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