企業情報

【企業名】

高砂熱学工業株式会社 様

【弊社提供サービス内容】

社内研修準備および運営補助業務

【企業概要】

● 業種：建設業
● エリア：全国
● 事業内容：空調設備の技術を主軸とした建築設備の設計・施工/施工管理・保守、その他環境制御システムなどの設計・施工管理

 

プロジェクトのポイント

【お客様の課題】

・人員不足による業務過多
・メンバー異動による品質低下

【弊社のご提案】

・常駐型研修運営補助業務
・マニュアル/共有資料作成

【導入後の成果】

・業務負荷半減
・運営ノウハウの保持

 

弊社対応業務

資料修正

集計作業

在庫管理

在庫整理

社内研修準備

運営の補助業務

 

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高砂熱学工業さまは空調設備の技術を主軸とした建築設備の設計・施工/施工管理・保守、その他環境制御システムなどの設計・施工管理を提供するサービスプロバイダーです。空調設備のパイオニアとして価値創造を使命に掲げ、既成概念にとらわれず新しいことにチャレンジする企業風土を大切にしています。

また、未来の高砂熱学工業を創る人財を育成するため、「タカサゴ・アカデミー」を設置し、各種研修(Off-JT)と多様な経験(OJT)の両輪で人財を育成する、実践的で多角的な教育を各階層の全社員に行っています。

２０１８年度からは新人教育を変革し、入社後2年間は技術系社員と事務系社員が隔たりなく現場OJTを経験し、３年目より各部門に配属され、以降も選択型教育やジョブローテーションを行うことで多様なキャリア形成を促進しています。

ウィズアス※の研修運営サービスについて 人事部タカサゴ・アカデミーご担当者さまにお話しをお聞きしました。

※「株式会社ウィズアス」は「株式会社ニューズベース」と統合しました。

 

 

導入の背景

”人員不足による業務負荷軽減、企画検討時間の創出のため”業務委託を検討

（課長代理　辻見　真一郎さま）

ウィズアスさんに運営サポートをお願いする前は、現在よりは研修種別も多くはなかったのですが、運営は全て社員が対応して内製で行っていました。しかし、研修準備に時間をとられてしまい、肝心の研修内容や企画を検討する時間を作ることが困難でした。このような課題感があった中で、人員を確保することが難しい時期があり、１年間ほど一名の体制で技術研修を全て対応しなければならない期間がありました。

内製で研修運営をしていた時には、さまざまな要因で人員の確保が思うようにいかず、さらに運営メンバーに部署異動の可能性があります。その場合、新たに配属された社員や有期雇用の社員に対して、最初から業務内容を教育するコストと、担当者が入れ替わっても教育業務の品質を低下させないという条件を検討した結果、このような課題に対応いただける外部パートナーにご協力いただくことになりました。

 

サービス利用後

－弊社サービスを受けて良かった点を教えてください。

（課長代理　辻見　真一郎さま）

研修運営は研修を受ける側のフェーズごとに、さまざまな種類があり、運営業務も入り組んだ内容が多いのですが、複雑な業務も習熟をしていただいている上で仕事をお任せできているので助かっています。

私は入れ替わりのような形で、昨年の担当者から一週間くらいの期間で前担当の研修から引き継いて階層別研修を担当することになったのですが、その際にも今までのノウハウを流用してできる業務をサポートしていただいて、すごく力になってもらえたと感じております。また、夏の研修の時にはバックアップ体制の構築が必要だったので、２名増員してくださったり幅広く臨機応変に対応していただけたのも助かりました。

また、2020年4月から導入でコロナ対策として研修のライブ配信のご提案も頂けました。研修業務に対する提案というのは内製で運営していた時には得られなかったと思います。このような提案をいただけた点もウィズアスのサービスを継続して利用している理由になります。

 

（主任　三嶋　真名美さま）

私は昨年度から別の部署から人事部に異動してきたのですが、それまでは研修を受ける側の立場でした。研修自体のイメージはつかめていたのですが、実際に研修を運営する立場になると、準備段階では受講者リスト作成、スケジュール調整、参加要項の編集などの細かなタスクが幾つもあることを実感しました。

研修の運営メンバーは、本来ならば研修の企画内容に注力しなければならないのですが、先に申し上げた通りに研修に付随して運営業務が多層的に存在することに驚きました。この複雑な運営業務をウィズアス担当者さんにサポートしていただいております。「去年はこのようにしていましたけど今年はどうしますか？」などの運営面での提案は助かっております。

現在は研修会場にウィズアスの担当者さんがいれば、タカサゴ・アカデミー側の担当者が現場に張り付いていなくとも、ある程度はお任せして研修運営ができています。研修の現場を少し抜けて他の業務に対応できるのはありがたいですね。ウィズアスの担当者さんには研修全体を把握した上で業務にあたってくださっています。

詳細な業務に関しては、われわれよりも詳しい部分がありますので、タカサゴ・アカデミー側では気が付かないような業務に対して、「ムダな作業を減らせるのではないのか」というような工数の削減の提案を頂いております。全体的に研修業務をより良くするためにはどうすれば良いのかを考えながら仕事をしてくれるのがありがたいです。

 

内製で対応していた時よりも改善されたこと

― 弊社サービスを導入する以前と比べて改善された点を教えてください。

（タカサゴ・アカデミー長　村上　誠さま）

改善点という訳ではありませんが、まず運営が滞りなく遂行されているという点は評価しております。また、われわれの課題として生産性を上げて、IT化を進めていく必要がありますので、研修のライブ配信という提案は参考になりました。

内製で研修運営業務を行う場合、メンバー内で経験を重ねて仕事に対するノウハウを獲得して共有していきますが、人事異動や有期雇用などの理由でメンバーが入れ替わってしまうと、研修運営のノウハウの蓄積が難しかったのではないかと思います。

業務委託したことで、委託先であるウィズアスさん側でも担当者の交代があり後任の方に引き継ぎがあったとしても、運営のノウハウは契約した会社に引き継がれるのでノウハウを蓄積していくことができます。会社として研修運営に必要な知識や技能を蓄えることのできる業務委託先とお付き合いを継続していくという納得感を感じております。

この点においてもウィズアスさんの業務委託によるメリットを感じます。

 

（課長代理　辻見　真一郎さま）

「責任感」という観点のメリットもあると思います。

ウィズアスさんのような業務委託は、委託された業務を遂行して成果を出すことへの「会社」、「組織」としての責任感が生じています。このような業務に対する責任感の有無が、安心してお仕事をお願いできることにつながっていると思います。

また、お願いした業務範囲の対応だけではなく、例えばスケジュールが遅れそうになった場合には、先回りして進捗の管理をしてもらえています。細かなスケジュールに気を使わなくなってもすむ局面が増えたというのも改善ポイントの一つだと思います。

 

ウィズアスのサービスを継続していく上での懸念していた点

―昨年度からタカサゴアカデミーの運営メンバーが変更になりましたが、懸念していた点はございますか？

（タカサゴ・アカデミー長　村上　誠さま）

タカサゴ・アカデミー側の体制が変わったとしても、研修に影響があってはならないと考えておりました。

体制が変わっても研修のクオリティが下がらないように、業務タスクの共有や、スケジュールの確認などは業務委託の一環としてウィズアスさんにもやって頂いております。また、常駐のウィズアスの担当者さんに対しても信頼を置いて安心して業務をお任せできていると思います。

業務委託のメリットの一つでもあると思うのですが、引き継ぎの際のリスクヘッジとしても有効ではないかと考えています。業務委託とは会社間で内容を取り決めて業務を遂行していくので、われわれタカサゴ・アカデミーの運営メンバーが変わったとしても、ウィズアスさん側の体制が変わったとしても業務に変化があってはなりません。

体制が変更になっても運営のクオリティを担保するためにも、内製で行う日々のマネジメントコスト、教育コスト、引き継ぎコストと比べると総合的には業務委託が良いと判断しています。

 

― 研修運営の業務委託を円滑にするために必要なポイントを教えてください。

（タカサゴ・アカデミー長　村上　誠さま）

エビデンスを残すためにも、運営に必要な資料やドキュメントを共有することです。

次の年のため、運営メンバーが変わった時のためにも必要です。現状ではウィズアスの担当者さんしか分からない書類やデータはありません。誰が探してもすぐに見つかるような資料やデータの管理をしております。

また、全体的なスケジュールは運営メンバー間で共有して、業務に変更があればすぐに対応してもらえるようなコミュニケーションは大切にしています。

 

（課長代理　辻見　真一郎さま）

研修運営は、細かい注意点や変更点を多く扱っている業務が多いので、こまめに話して情報を共有していくことが一番大切だと思います。ウィズアスの担当者さんとは、タカサゴ・アカデミーのメンバーと机を並べて業務を行なっているので、何かあればすぐに相談したり話をしやすい環境を作っています。

 

（主任　三嶋　真名美さま）

タカサゴ・アカデミーのメンバーは少人数で構成されています。組織が小さいだけあって、なるべくコミュニケーション頻度を多くしています。ウィズアスの担当者さんにも気づいたことは、すぐに声がけをしてくださるのでありがたいと思っています。

 

―ウィズアスに今後期待することを教えてください。

（タカサゴ・アカデミー長　村上　誠さま）

例えばAI活用の事例ですとか、世の中の潮流のような幅広い最新情報を共有していって欲しいです。業界も違いますし、ネットワークも違うと思うので、われわれだけで得られる情報とは違うものに触れてらっしゃると思います。

ウィズアスさんは採用やPRのイベントにも多く関わっているようですし、広報やアピールの仕方などのご提案いただきたいです。例えば、合同就職説明会の就職ブースなどで、どのような仕掛けがあれば学生が足を止められるかなどを教えていただければ嬉しいです。

今後は担当者さんを通じて新しい価値のある情報を共有してくれればと思います。

 

担当者の声

「業務を円滑にするためにコミュニケーションを意識」

株式会社ウィズアス　平塚由利絵

高砂熱学工業さまのような常駐型の業務委託業務では、信頼関係を築いて円滑なコミュニケーションをしていくことが重要です。

しかし、人によっては意思疎通を図るのが難しい方もいらっしゃいます。最初からうまくコミュニケーションをしていくことが出来ない場合もありますが、これまでに、さまざまなクライアントとお付き合いを重ねることで経験を重ねてきました。今回の高砂熱学工業さまの案件では、その経験をうまく生かして信頼関係を作ることが出来たと思います。

タカサゴ・アカデミー運営メンバーが新体制になった時には、新しく組織に入られた方はウィズアスの担当業務を把握できない可能性がありましたので、報告、連絡、相談の頻度を必要以上に共有することを意識した上で、共有できるようなドキュメントやツールの改善を行いました。

また、研修運営業務を滞りなく円滑に行っていくために、ウィズアス側からお声がけをして仕事を進めていくように心がけております。自ら進んでタスクの先を読み、タカサゴ・アカデミーさまで抜け漏れが起きないように必要なタスクを先回りして準備して業務を進め、わたしもチームの一員として仕事を遂行できるように努力しています。

おかげさまで、現在では高砂熱学工業さまとの連携もうまく回り始めて、業務の改善提案を進言できております。今後もタカサゴ・アカデミーさまの担当者が変更になったとしても、研修の運営のクオリティを向上させていけるような研修運営サポートをし続けていきたいと考えております。

 

（写真：左より村上さま、辻見さま、三嶋さま、ウィズアス平塚）

 

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