総会とは？実際の進め方や実施する前にやるべきことについても解説！

年に数回、総会に出席する人も少なくありません。総会といっても株主総会や社員総会・PTA総会など、さまざまあります。総会に出席したことがあっても、自分たちの会社で総会を開催する場合、どのように進行していけばいいのか分からないという担当者も少なくありません。

そこで本記事では、総会を開催するにあたっての実際の進め方や実施する前にやるべきこと・オンライン総会などについて解説します。これから総会を開催するにあたって担当者になる可能性がある方は、ぜひ最後までご覧ください。

 

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総会とは？

総会とは、ある団体や組織に所属している全員が参加する会合のことです。

総会では、団体や組織における問題点の改善案について話し合ったり、これまでの活動や業績を報告し合ったりすることが主な目的です。総会と聞くと、株主総会を思い浮かべる人も少なくありませんが、株主総会のほかにもPTA総会や社員総会など、さまざまあります。

また、総会によってもいくつかの種類に分けられており、株主総会の場合には以下の3種類に分けられています。

総会の種類で話し合われる内容も異なるので、覚えておきましょう。

 

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総会の進め方におけるマニュアル

総会は、以下の6ステップで進行されていきます。

「株主総会」を例に挙げて順番に解説します。

議長を選任

はじめに議長を選任します。

議長とは、総会を進行する人のことです。議長を選任する方法としては立候補が一般的ですが、誰も立候補しない場合には推薦での選任となります。

出席者の確認〜開会の宣言

議長を選任したら、出席者が全員揃っているかを確認します。

出席者の確認完了後、「本日はお忙しいところお集まりいただき、ありがとうございます。」と挨拶し、「これから〇〇の〇〇総会を開催いたします。」と総会の開催を宣言します。

総会成立の報告

株主総会の場合、開催するためには議決権を行使できる株主の議決権数の過半数を有する株主が出席することが条件となります。

無事に条件を満たすことができたのであれば、「議決権総数◯戸のところ、本日の通常総会出席議決権数◯戸により議決権総数の半数に達しており、本通常総会は成立いたしました。」と、総会が成立したことを報告しましょう。

議案審議

出席者同士で意見を出し合い、議案を審議していきます。

時間になったら、出された意見に対して最終的に採決を採り、議案を成立するかどうかを決めていきましょう。一般的に出席者の過半数の賛成があれば、議案の成立です。

議長の解任

議案審議が終了したら、議長は「これをもって議長の任を解かせていただきます」と宣言して解任となります。

閉会宣言

最後に「以上で第〇〇期通常総会を終了させていただきます。」と閉会を宣言すれば、総会が終了となります。

 

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総会を実施する前にやるべきこと

総会を開催する担当者となった場合には、以下の3つは必ず行っておきましょう。

順番に解説します。

参加者に招集通知を送る

総会を開催する目的や日時などが決まったら、参加者に対して招集通知を送りましょう。

株主総会で招集通知を発送する場合には、自分たちの独断で送るのではなく、法令に定められた期限に従って送る必要があります。公開会社と非公開会社によって発送期限が異なるので、確認を怠らないようにしましょう。

開催場所を決定する

総会を開催する場所は、自分たちで自由に決めることができます。現在も新型コロナウイルス感染症が猛威を奮っているので、外部からの参加者を招く場合には、たとえ少人数であっても密な空間にならないように、少し広めの場所を確保するようにしましょう。

また、参加者が参加しやすいようにアクセスのいい会場を抑えることも重要です。

リハーサルを行う

総会を開催する前には、必ずリハーサルを行うようにしましょう。

なぜなら、総会を成功させるためには、準備段階が何よりも重要だからです。リハーサルを行わないまま総会を開催した場合、途中で問題が続々と出てきてしまい、想定していた時間を大幅に過ぎてしまうことも珍しくありません。その結果、自社に対する評価が下がってしまう可能性があります。

万全の状態で総会を開催するためにも、最低でも1回、時間に余裕がある場合には3回程度リハーサルを行うようにしましょう。

 

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バーチャル総会を実施する企業も増えてきている

新型コロナウイルス感染症の影響によって、最近ではオンラインで総会を開催する企業も増えてきました。オンラインで総会を開催することを「バーチャル総会」と呼びます。

バーチャル総会についてのメリットとデメリットを次項で詳しく解説します。

バーチャル総会を実施するメリット

バーチャル総会を実施するメリットは、インターネット環境さえあれば、場所に関係なく参加できる点です。遠方に住んでいても参加できるため、参加率の向上が期待できます。

また、感染リスクも減らせるようになり、企業としても会場を用意する必要がないので、大幅なコストカットが可能です。

バーチャル総会を実施するデメリット

一方のデメリットは、トラブルが起きやすい点です。

オンラインでの総会は、ネット環境が非常に重要となります。ネット環境が不安定な状態で総会を開催してしまうと、画面がフリーズしたり音声が途切れてしまったりするなどのトラブルが発生する可能性があるので注意が必要です。

また、総会によっては参加者の割合の大半が高齢者層なケースも珍しくありません。その結果、パソコンでの操作に慣れておらずバーチャル総会の参加そのものが難しいということもあります。

そのため、参加者の状況に応じてバーチャル総会にするかどうかを判断しましょう。

 

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まとめ

本記事では、総会を開催するにあたっての実際の進め方や実施する前にやるべきこと・オンライン総会などについて解説しました。

最近ではバーチャル総会を実施している企業も増えてきているので、メリットとデメリットを把握した上で開催することが大切です。総会を開催する場合には、参加者へ招集通知を送ったり会場を選定したりする必要があるので、リソース不足に頭を抱える担当者も少なくありません。

そんなときには、株式会社ニューズベースにお任せください。

株式会社ニューズベースでは、カンファレンスやシンポジウム・セミナーのプロデュースなどを行っています。総会の準備から当日の運営まで実績豊富なスタッフがサポートしますので、安心して開催することができます。総会を開催するにあたって、リソース不足や経験が乏しく開催するのが不安に感じているのであれば、まずはお気軽にご相談ください。

本記事を参考に、総会を開催してみましょう。

 

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