オンライン学会とは？開催するメリットやデメリット・成功ポイントも解説！

最近では学会をオンラインで開催するケースが増えてきましたが、従来の学会と比較するとどのような違いがあるのか気になる人も多いはずです。

そこで本記事では、オンライン学会を開催するメリットやデメリット・実際の開催手順・成功させるためのポイントなどについて解説します。

 

オンライン学会とは？

オンライン学会とは、名前の通りオンラインで開催する学会のことです。

これまでの学会は、発表する人と参加者が会場に集まって開催していました。しかし、新型コロナウイルス感染症の影響で、最近はオンライン学会の需要が高まってきています。

 

オンライン学会における3つの開催形式

オンライン学会における開催形式は以下の3つです。

順番に解説します。

フルリモート形式

フルリモート形式は、全員がオンラインで開催するスタイルです。会場を準備する必要がないので、開催するにあたってのコストを大幅に削減することが可能です。

ただし、オンライン学会中は回線が混雑してしまい、通信トラブルが発生する恐れがあります。その結果、参加者のモチベーションや満足度の低下につながってしまう可能性があるので、注意しましょう。

ハイブリッド形式

ハイブリッド形式は、オンラインとオフラインを同時並行で行うスタイルです。

これまでの学会は会場に赴いて参加するのが一般的だったため、負担に感じていた参加者も少なくありません。しかし、ハイブリッド形式では自分の好きな方法で参加可能です。そのため、参加するハードルが下がり、参加人数の増加が期待できます。

その代わり、会場の設営や通信環境の整備など、準備すべきことが豊富にあるので、これまで以上に運営側の負担が大きくなります。

オンデマンド形式

オンデマンド形式は、あらかじめ録画しておいた動画を学会当日に配信するスタイルです。そのため、自分たちが納得いくまで撮り直せます。また、当日は録画しておいた動画を配信するだけなので、運営側の負担を最大限減らせます。

ただし、リアルタイムで交流できないので、不満に感じる参加者も多いはずです。

 

オンライン学会を開催するメリット

オンライン学会を開催するメリットは以下の3つです。

一つずつ解説します。

参加者を増やせる

これまでの学会は、参加するためには会場に赴く必要がありましたが、オンライン学会は自宅からでも参加可能です。参加するまでのハードルが低くなったことで、これまで以上に参加者を増やせます。

コストが削減できる

これまでは学会を開催するにあたって、会場の確保が必須でした。

しかし、オンライン学会を開催することで、小規模の会場でも十分なケースがほとんどです。フルリモート形式であれば、会場すら確保しなくてもよくなるため、大幅なコスト削減につながります。

感染症対策につながる

最近は新型コロナウイルス感染症も収まりつつあり、マスク着用は個人の自由となりました。それでも、感染リスクを恐れる参加者は少なくありません。

オンライン学会は会場に赴かなくても参加できるため、感染症対策となります。

 

オンライン学会を開催するデメリット

オンライン学会の開催は、メリットだけでなくデメリットもあります。

主なデメリットは以下の2つです。

順番に解説します。

機材トラブルが起こりやすい

オンライン学会を開催するにあたって、インターネット環境は必要不可欠です。

オンライン学会当日は参加者が多いほど回線が重くなり、音声が途切れたり映像が乱れたりするなどの機材トラブルが起こりやすいので、通信環境の整備が重要です。

緊張感が伝わりにくい

オンライン学会は画面越しでの開催となるため、従来の学会と比較すると緊張感が伝わりにくいです。そのため、参加時には常に顔出しをオンにしてもらうといった工夫を凝らしてみましょう。

 

オンライン学会を開催するまでの手順

オンライン学会を開催するまでの手順は以下の通りです。

一つずつ解説します。

1.委員会を立ち上げる

オンライン学会を開催するにあたって、委員会を立ち上げます。

立ち上げが必要な委員会の例は以下の通りです。

上記のほかにも必要だと思う委員会があれば、立ち上げていきましょう。

2.実施計画を作成する

オンライン学会を開催する上での実施計画を作成していきます。

具体的には以下の内容について決めていきましょう。

3.オンライン学会の告知

実施計画を作成したら、オンライン学会について告知します。

告知がうまくいかないと、参加者が集まらないので、前年度の方法を参考にしながら行いましょう。

4.開催

実際にオンライン学会を開催します。

当日はイレギュラーな事態が発生する恐れがあるため、柔軟に対応できるよう、マニュアルを作成しておくのがおすすめです。

5.礼状や収支決算書の作成

オンライン学会が終了したら、礼状や収支決算書を速やかに作成します。

ここまでがオンライン学会を開催するまでの一連の流れです。

 

オンライン学会を成功させるための2つのポイント

オンライン学会を成功させたいのであれば、以下2つのポイントを意識しましょう。

順番に解説します。

リハーサルを行う

オンライン学会を成功させるためには、事前準備が何よりも重要です。そのため、前日にはなるべく時間を確保してリハーサルを必ず行いましょう。

外注を検討する

オンライン学会は、開催するまで委員会の立ち上げや実施計画の作成・通信環境の整備など、やるべきことが豊富にあります。そのため、自分たちだけで開催できるか不安に感じる担当者も多いはずです。

そんなときには、外注を検討してみましょう。外注することで、業務の一部を委託できるので、担当者の負担が減らせます。また、イベント開催におけるプロが業務を担当してくれるので、クオリティの向上にも期待ができます。

 

まとめ

本記事では、オンライン学会を開催するメリットやデメリット・実際の開催手順・成功させるためのポイントなどについて解説しました。

オンライン学会を開催することで、参加者の増加やコストの削減などが期待できます。ただし、機材トラブルが起こりやすかったり、緊張感が伝わりにくかったりするなどのデメリットもあるので、注意が必要です。リソース不足や経験不足によってオンライン学会を自分たちで開催できるか不安に感じるのであれば、外注を検討してみましょう。

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そのため、オンライン学会を安心して開催させることが可能です。まずはお気軽にご相談ください。

本記事を参考に、オンライン学会の開催を検討してみてください。