展示会報告書を作成する目的とは？記載すべき項目やポイントについて解説！

展示会報告書とは、社内で展示会の情報を共有するための文書のことであり、作成するのは展示会に参加した従業員です。

しかし、どのように展示会報告書を作成すればいいのかわからないという方も多いのではないでしょうか。

そこで本記事では、展示会報告書を作成する目的や記載する項目・作成する際に意識すべきポイントなどについて解説します。

 

展示会報告書を作成する目的

展示会報告書を作成する最大の目的は、情報共有です。

基本的に展示会に参加できる従業員は限られています。

そのため、展示会報告書を作成することで競合他社や来場者の状況など、展示会におけるあらゆる情報を社内で共有する必要があるのです。

また、展示会報告書は今後自分たちが展示会に出展する際の参考資料にもなります。

特に展示会の出展経験が浅い企業にとっては、展示会報告書こそが重要な参考資料となるといっても過言ではありません。

 

展示会報告書を作成する前に行うべきこと

展示会報告書を作成する前に、以下3つのことを行っておきましょう。

順番に解説します。

 

作成する目的を明らかにしておく

展示会報告書を作成する主な目的は情報共有ですが、それだけでは抽象的すぎて、どんな情報が必要なのか曖昧になってしまいます。

「来場者数や展示会全体の雰囲気が知りたい」「競合他社の状況について把握したい」など、情報共有という目的のなかでも、必要な情報を具体的にしておきましょう。

 

チェックリストを作成しておく

展示会当日は数多くのブースが設置されていることもあり、展示会報告書を作成するための情報をメモするだけでも時間がかかります。

迅速かつスムーズに情報収集するためにも、あらかじめ各ブースにおける基本的なチェックリストを作成しておきましょう。

 

展示会でどのブースを回るか決めておく

展示会の規模が大きいと、ブースの数も必然的に多くなります。ただ闇雲に展示会を歩いているだけでは、限られた時間内にブースを回りきれません。

そこで、自社が情報を集めたいブースを事前に決定しておき、当日回るブースを決定しておきましょう。

会場のレイアウトも参考に、回る順番もあらかじめ想定しておけるとよいでしょう。

 

展示会報告書に記載する項目

展示会報告書を作成するにあたって、記載する項目は以下の通りです。

上記の内容をもとに、次項では例文を紹介します。

展示会報告書の例文

 

展示会報告書を作成する際に意識すべき5つのポイント

展示会報告書を作成する際には、以下5つのポイントを意識しましょう。

一つずつ解説します。

 

事実と感想は一緒にしない

展示会報告書の作成時に事実と感想を一緒に書いてしまうと、要点がわかりにくくなってしまい、読む人に誤解を与える恐れがあります。

そのような事態を避けるためにも、事実と感想は分けて書くようにしましょう。

 

なるべく当日中に作成する

展示会に参加してから時間が経ってしまうと、当日の記憶が薄れてしまい、具体的な内容が書けない可能性があります。

そのため、展示会報告書はなるべく当日中に作成するようにしましょう。

展示会に参加している最中も当日作成することを意識しておくことで、情報精査におけるクオリティが向上します。

 

写真を積極的に活用する

テキストだけで展示会当日の様子を表現するのが難しいということであれば、写真を積極的に活用しましょう。

テキストでは表現しづらい情報を伝えることができます。

そのためにも、展示会当日はカメラもしくはスマートフォンで写真を撮影しましょう。

 

5W1Hを意識する

展示会報告書を作成する際には、5W1Hを意識しましょう。
5W1Hとは、情報を整理するためのフレームワークであり、以下の英単語の頭文字をとってできた言葉です。

5W1Hを意識することで、まとまりのあるわかりやすい文章となります。

 

誰が見ても読みやすい文章を心がける

作成した展示会報告書は、社内全体で共有されます。

そのため、専門用語をなるべく使わないようにしたりわかりやすい言葉を用いたりするなど、誰が見ても読みやすい文章を心がけましょう。

 

まとめ

本記事では、展示会報告書を作成する目的や記載する項目・作成する際に意識すべきポイントなどについて解説しました。

展示会報告書は、展示会における情報を社内で共有するために必要不可欠です。展示会報告書を作成する際には、テキストだけでなく写真を積極的に活用したり、5W1Hを意識したりすることが重要です。

例文も紹介しておりますので、ぜひ参考にしてみてください。

 

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