【企画が通る！】イベント企画書の作り方とは？テンプレートも

イベントを開催するにあたっては、企画書の作成が必要となります。

しかし、これまで企画書を作成した経験がない担当者にとっては、ハードルが高いと感じるのではないでしょうか。

そこで本記事では、イベントの企画書で記載すべき内容やテンプレート・通りやすいイベントの企画書にするために意識すべきポイントについて解説します。

 

イベントの企画書は「伝えること」が目的

社内向け	社外向け
企画の承認を得ることが目的	協賛のメリットを示すことが目的

 

イベントの企画書は、それを見る人に伝えることが第一の目的です。企画書は社内向けと社外向けで見る人が異なりますので、伝える目的や内容が異なることを意識しましょう。

社内向けの企画書の目的は、「企画の承認」です。そのため、企画の内容がひと目で理解できる分かりやすい企画書を作成する必要があります。

ただし、社内において1度の企画書提出で承認されることはほとんどありません。そのため、企画書を作成することだけにとらわれるのではなく、社内の関係者と協議を重ねながら細かい内容をつめていくことが大切です。

社外向けの企画書では、イベントに協賛する「メリット」を具体的に提示することが目的になります。

そのため、そのメリットの根拠となる客観的な資料、収支表、具体的なスケジュール表などもあわせて提出して説得力をもたせることが必要です。

 

イベントの企画書で記載すべき必須項目9つ

イベントの企画書で記載すべき内容として、主に以下9つがあります。

順番に解説します。

 

必須項目①　実施する目的

「なぜイベントを実施するのか」が明確になっていないと、企画書を配布した際に関係者間で認識の相違が生じる恐れがあります。

自社に対する認知度の向上を目的としている場合もあれば、見込み客の獲得を目的としている場合もあるなど、企業によってイベントを実施する目的はさまざまです。

そのため、まずはイベントを実施する目的を明確に記載しましょう。

 

必須項目②　実施内容・当日のタイムスケジュール

イベントの企画書では、実施内容の記載が欠かせません。どのようなコンセプトのもとで具体的に何を実施するのかを記載すれば、読み手はイベントの内容を理解しやすくなります。

それとあわせて、イベント全体の流れやプログラムが記されたタイムスケジュールがあると、読み手はイベント当日の全体像をイメージしやすくなるでしょう。

企画書の段階では詳細なタイムスケジュールの記載は不要で、次のような簡単なもので十分です。

9:30-10:00	開場・受付開始
10:00-10:30	開会式・主催者挨拶
10:30-12:00	基調講演

 

あくまでも、当日の流れ・プログラムの全体像を捉えてもらうための資料として作成します。

 

必須項目③　ターゲット

「どのようなユーザーに対してイベントを開催するのか」ターゲットについても記載することで、イベントの全体像が明確化されます。

ターゲットを決める際には、ペルソナを設定しましょう。

ペルソナとは、典型的な顧客像を設定した架空の人物像のことであり、最低でも以下の内容について決めていきます。

 

必須項目④　日にち・場所

日にちもイベントの企画書には忘れずに記載します。

また、併せて開催場所についても記載しましょう。

 

必須項目⑤　予算

イベント開催には予算が必要ですので、予算計画の明確化は企画書作成において重要な項目です。予算管理はイベントの成否にかかわりますので、収入・支出いずれについても詳細に計画しなければなりません。

例えば、「会場費：50万円、登壇者謝礼：20万円・広告宣伝費：15万円」といった形で支出を項目ごとに具体的に記載すれば、納得感をもたせられます。何に対してどのくらいの費用が必要になるのかを計算して記載しましょう。

また、支出だけでなく参加費や協賛金など、予想される収入についても記載します。支出とのバランスを示すことで、イベントの収益性や資金調達の必要性が明確になるためです。

 

必須項目⑥　集客方法

イベントの成功可否は、参加者の人数によって決まります。目的にあわせて十分な参加者を集めなければなりません。そのため、イベントの企画書では集客プランについての記載が必要です。

集客方法では、イベント全体の集客目標、いつから集客するのか、どのような媒体や方法で集客するのか、チャネルごとの集客目標はどれくらいか、予算はいくら必要かなどを明記します。

集客方法は、予算にも関わるものです。また、事前にどれくらいの参加者が集まるのかの予測にも活用できます。そのため、達成できる見通しをもって記載することが大切です。

 

必須項目⑦　運営の体制

イベントの企画書には、運営体制も明記しておきましょう。

イベントの規模が大きくなればなるほど、関係者の数が増えていき、必要な人的リソースも増えていきます。そのため、規模の大きいイベントの場合、運営体制が記されていないと「誰が関係者なのか」「リソースは足りているか」などがわからなくなります。

そうした問題を起こさないためにも、自分の部署の関係者はもちろん、他部署の協力者や協力会社、外部リソースなどを明記しておくことが大切です。

 

必須項目⑧　準備のスケジュール

イベント開催までの準備スケジュールも企画書に記載すべきです。

イベントの準備には、備品・集客・会場設営などさまざまな項目があります。項目ごとに分けて、「何をいつまでに行うか」を明確にしましょう。準備の流れをつかみやすくするために、重要なポイントごとに区切って進捗確認できるタイミングをつくるのもおすすめです。

また、何らかのトラブルが発生した場合に備えて、ある程度余裕をもってスケジュールを組むようにしましょう。

 

必須項目⑨　目標

企画書作成で忘れてはいけないのが、イベントの具体的な目標です。何をもってイベントの成功とするのか、そのゴールを明確にしましょう。

例えば「来場者に自社の商品やサービスを認知してもらいたい」「自社商品・サービスに興味を持ってもらって商談につなげたい」など、イベントの開催によってどのような成果を得たいのか、具体的に考えます。

ただし、短絡的で自社の都合ばかり優先するような目標では、イベント内容がセールス寄りになりすぎてしまいます。その結果、来場者にとって不満が残るイベントになってしまう可能性があるので注意が必要です。

自社の成果と来場者の満足度を考慮した上で、それぞれがちょうど交わるポイントを見極め、それを目標として設定するのがおすすめです。

 

実際に活用できる！イベントの企画書のテンプレート

これからイベントの企画書を作成する担当者は、下記のテンプレートを参考にしてみましょう。

 

イベントの概要

タイトル	「〇〇」の発表に伴うプライベートショー
実施目的	・見込み客の獲得 ・新商品「〇〇」の宣伝や認知度向上

 

イベントの詳細

イベント内容	・新商品「〇〇」の体験 ・サンプルの配布 ・開発者のセミナー
ターゲット	決裁権を持つ担当者
日時	2024/5/15〜2024/5/17
場所	〇〇〇〇
協力企業	・△△株式会社 ・××株式会社
予算	約500万円（詳細な内訳は別紙に記載）

 

タイムテーブル

時間	コンテンツ
10：00～12：00	基調講演　登壇者：〇〇先生
12：00～13：00	昼食・休憩
13：00～13：50	自社セッション　登壇者：〇〇
14：00～14：50	スポンサーセッション　登壇者：〇〇様
15：00～15：10	閉会　司会：〇〇

 

集客方法

集客目標	事前登録者数：◯◯人
自社	・メール配信：◯◯人 配信対象：◯◯人 配信回数：◯◯回 予算：◯◯円 ・DM送付：◯◯人 送付対象：◯◯人 送付回数：◯◯回 予算：◯◯円 ・メディア集客：◯◯人 媒体A 媒体B 予算：◯◯円
外部	・外部メディア集客：◯◯人 媒体A 媒体B 予算：◯◯円 ・運用型広告：◯◯人 Google Facebook Yahoo 予算：◯◯円 ・SNSへの投稿：◯◯人 公式Xアカウント（フォロワー数　◯◯人）

 

運営の体制

自社	企画・運営 スポンサー事務局 セッション 登壇者対応
スポンサー・協賛	セッション
パートナーA	会場整理・受付 会場設営 当日運営 トラブル・医務
バートナーB	イベントLP製作 来場者登録システム運用 集客・広告運用

 

補足事項

開催までのスケジュール	2023/〇/〇〇　最終的な企画の決定 2024/〇/〇〇　各種発注完了 2024/〇/〇〇　会場設営完了
添付資料	・予算内訳 ・配布予定のサンプル詳細 ・当日の会場見取り図
備考	過去にも開催経験あり

 

イベントの目標値

目標来場者数	◯◯人
目標顧客リスト獲得件数	◯◯件
目標売上金額	◯◯万円

 

【企画が通る】イベントの企画書作りで意識すべきポイント7つ

通りやすいイベントの企画書にするためには、以下7つのポイントを意識しましょう。

一つずつ解説します。

 

ポイント①　明確な目的やゴールを設定する

イベントの企画書には、明確な目的やゴールを必ず設定しましょう。明確な目的・ゴールがあれば、関係者全員がどのようなイベントを行うのかが把握しやすくなるためです。

もし目的が設定されておらず、ゴールが曖昧な企画書だった場合、関係者の認識に齟齬が生じる可能性が高まります。

意識がまとまっていなければイベントは成功させにくくなりますので、明確な目的・ゴール設定は必須です。

 

また、よりゴールを明確にするためにも、目標値の設定や効果測定の方法を確立しておきましょう。効果測定基準を設定しておけば、イベントの目標達成度を客観的に評価できるためです。

例えば、目標値として「アンケートの満足度90％達成」「SNSでのイベント関連ハッシュタグ付き投稿500件以上」のように設定します。

それにあわせた効果測定の方法も記載しておけば、イベントの効果を定量的に測ることができますし、次回以降のイベント開催時の改善ポイントの洗い出しにも役立ちます。

 

ポイント②　スケジュールに余裕を持たせる

イベントを開催するにあたってギリギリのスケジュールだと、ミスやトラブルが発生しやすくなります。

その結果、企画書を作成しても見送られる可能性があるため、なるべく余裕を持ったスケジュールを組むようにしましょう。

 

ポイント③　独自性を持たせる

地域や業界によっても異なりますが、連日多くのイベントが開催されているため、似ているようなイベントを開催した場合には想像以上に集客できない可能性があります。

一人でも多くのユーザーを集客したいのであれば、独自性を持たせて競合他社との差別化を図ることを意識しましょう。

 

ポイント④　予算の内訳を明確に示す

イベントの企画書を作成するにあたって、予算の内訳が曖昧に記載されていると「開催した際に想定よりもはるかに上回る費用がかかるのではないか」と不信感を持たれてしまいます。

その結果、企画書の内容はよくても通らない可能性があるので、何に対してどれくらいの費用がかかるのか、わかる範囲で構いませんので明確に示すようにしましょう。

 

ポイント⑤　効果測定の方法について決めておく

多くの企業は、今後も定期的にイベントを開催したいと考えるはずです。

そのため、企画書を作成する段階でどのように効果測定するのかについても決めておきましょう。

そうすることで、「イベントを開催した後についてもしっかりと考えている」と思われるようになり、企画書が通りやすくなります。

 

ポイント⑥　イレギュラー時の対処法についても記載する

イベント当日にはトラブルが発生することもあり得ます。そうしたイレギュラーが発生した際にどのように行動すべきか、対処法についても記載しましょう。

例えば、イベントで使用予定だった機材が届かない、マイクの音が出なくなった、搬入時にスタッフが怪我をした、こうしたイレギュラーはイベント時に発生しやすいものです。

企画書にはこうした想定される課題・リスクなどをリストアップするとともに、解決策をあわせて記載しておきましょう。

さまざまなイレギュラーを想定し、一つひとつ対処法がしっかり記載されていれば、イベントを安全に開催できる準備にもなりますし、関係者に対する熱意や責任感のアピールにもなります。

 

ポイント⑦　承認されるための工夫を忘れない

どんなに良い企画書を作成したとしても、承認されなければ意味がありません。企画書を作成する際には、承認されるためにあらゆる角度から工夫を凝らしましょう。

まず、企画書は誰が承認するのか、どのタイミングで承認されるのかという承認フローを確認してみましょう。

もし、承認する立場にいる決裁者が忙しい場合、そのような相手に対して作り込まれた分厚い企画書を提出しても、目を通す時間がありません。そのような場合には、作成した企画書とは別に要点を1枚にまとめた資料を用意するのがおすすめです。忙しい決裁者にも、短時間でもイベント内容を伝えられて承認を得やすくなります。

プレゼンに向けた事前準備も大切です。例えば大多数に向けてプレゼンするのであれば、事前に人数分の資料を作成して配布する必要があります。その際に意見やアドバイスをもらっておけば、出席者の考えを知ることができますし企画の改善にもつながります。

このように、承認までのフローを把握してそれにあわせて工夫を凝らすことを意識してみてください。

 

イベントの企画作りをニューズベースがサポート

イベント開催を検討しているものの「企画書づくりが進まない」「どのような企画書にすべきか分からない」とお悩みの方も多いのではないでしょうか。

株式会社ニューズベースでは、イベントの開催はもちろんイベントの企画書の作成もしっかりサポートしています。これまで数多くのイベントサポートで蓄積されたノウハウを活かし、より良い企画書を作成いたします。

企画書づくりでお困りなら、ぜひ株式会社ニューズベースにご相談ください。

 

まとめ

本記事では、イベントの企画書で記載すべき内容やテンプレート・通りやすいイベントの企画書にするために意識すべきポイントについて解説しました。　

イベントの企画書は、どのようなイベントにするのかを関係者全員にわかりやすく周知するために欠かせません。　

通りやすい企画書にするためにも、明確な目的・ゴールを設定したり、スケジュールに余裕を持たせたりすることを心がけましょう。

 

イベントの開催に伴い、リソースやノウハウ不足でお困りの場合は、株式会社ニューズベースにお任せください。