【カンファレンス会場】手順や選び方・重要なポイントを紹介！

カンファレンスは100名以上が参加する大規模な会議であるため、会場選びが重要となってきます。

しかし、カンファレンスの開催経験が少ないと、どのように会場を選べばいいのかわからないという担当者もいるのではないでしょうか。

そこで本記事では、カンファレンス会場を選ぶ際の手順や選び方・ポイントについて解説します。

 

カンファレンスとは？

カンファレンスとは、直訳すると「会議」や「協議会」といった意味になり、主に医療現場や社会活動における小規模な会議を指すことが一般的です。

一方、ビジネスにおけるカンファレンスでは、100名以上の大規模な会議のことを指します。

 

ミーティングやディスカッション・フォーラムとの違いについて

カンファレンスと似ている言葉として、ミーティングやディスカッション・フォーラムが挙げられます。

それぞれの意味は、以下の通りです。

いずれも意味はカンファレンスと似ていますが、正確には若干異なりますので間違えないようにしましょう。

 

カンファレンス会場を選ぶ際の手順

カンファレンス会場を選ぶ際の手順は、以下の3ステップです。

順番に解説します。

 

1.カンファレンスの概要について把握する

参加者の人数や内容・開催場所など、カンファレンスの概要がわからないと、そもそも適切な会場を選べません。

そのため、会場を選ぶ前に、まずはカンファレンスの概要についてしっかり把握しましょう。

自身がカンファレンスの内容を決める役割の場合は、人数、内容、エリアなどについてあらかじめ明確にしておきましょう。

 

2.気になる会場をいくつかピックアップする

カンファレンスの概要について把握・決定したら、気になる会場をいくつかピックアップしてみましょう。

あまりにも候補会場が多いと、各会場の視察に多くの時間と労力をかけてしまうので、3〜5つ程度に絞っておきましょう。

 

3.実際に現地で確認する

気になる会場をいくつかピックアップしたら、実際に現地で確認してみます。

カンファレンスを成功させるためには、会場選びが非常に重要となるため、念入りに確認しましょう。

カンファレンス会場の選び方については、次項で詳しく解説します。

 

カンファレンス会場の選び方

カンファレンス会場を選ぶ際には、以下の6つを意識しましょう。

一つずつ解説します。

 

アクセスがよい場所にあるか

アクセスが悪い場所をカンファレンス会場に選んでしまうと、参加者のモチベーションが下がったり、当日迷う方が続出したりすることも少なくありません。

そのような事態を防ぐためにも、なるべくアクセスがよいカンファレンス会場を選びましょう。

ただし、たとえアクセスがよくても、会場の入り口がわかりづらいといった問題が出てくることもあります。

視察の際に、会場への案内の方法、誘導係の配置なども考えながら見るようにしましょう。

 

設備は整っているか

カンファレンスを開催するにあたって、プロジェクターやホワイトボード・インターネット環境など、さまざまな設備が必要となります。

そのため、カンファレンス会場を選ぶ際には、設備が整っているかどうかも重要なポイントです。

ただし、設備が備わっていたとしても、プロジェクターが求めるスペックに満たなかったり、インターネット環境が遅かったりする場合もあるので、性能や品質面でも問題がないかを確かめましょう。

カンファレンスで必要となる設備の確認に抜け漏れがないよう、チェックリストを作成しておくのがおすすめです。

 

収容人数やスペースは十分に確保されているか

カンファレンス会場を選ぶ上で、収容人数やスペースが十分に確保されているかどうかも重要です。

参加人数に対して、収容人数がギリギリだったりスペースが狭かったりすると、参加者は圧迫感や息苦しさを感じてしまいます。

そのため、参加人数に対して収容人数やスペースがある程度余裕のある会場を選ぶようにしましょう。

ただし、あまりにも広すぎると、会場全体が閑散とした雰囲気になってしまう恐れがあるので、注意が必要です。

 

周辺の環境は問題ないか

カンファレンス会場の周辺で建物の工事を行っていたり、車の走行音がうるさかったりすると、会場にまで響く恐れがあります。

その結果、参加者の集中力が削がれてしまう可能性があるため、カンファレンス会場を選ぶ際には、周辺の環境に問題がないかもチェックしましょう。

 

予算内に収まるか

カンファレンス会場を選ぶ際には、アクセスや設備・収容人数だけでなく、予算内に収まるかどうかも忘れずにチェックしましょう。

特に人気の会場は費用が高額になる傾向にあるので、注意が必要です。

また、万が一に備えてキャンセルした場合にかかる費用も確認しておきましょう。

 

開催予定日に空きがあるか

最適なカンファレンス会場を見つけたとしても、開催予定日に枠が埋まっている場合があります。

そのためカンファレンスに最適な会場を見つけたら、開催予定日に空きがあるかを必ず確認しましょう。

開催予定日に空きがあることを確認できた場合であっても、数日後には枠が埋まる可能性も十分に考えられるため、必要に応じて予約しましょう。

 

カンファレンスの会場選びで重要なポイント

カンファレンスの会場選びで重要なポイントは、以下の2つです。

順番に解説します。

 

会場のルールを確認しておく

会場の多くは、独自のルールを設けています。

ルールに違反してしまうと、違約金を取られてしまったり次回から利用ができなくなったりする可能性があるので、必ず確認しておきましょう。

 

最低でも2人以上で会場を確認する

カンファレンス会場を選ぶ際には、アクセスや設備・収容人数など、チェックすべき項目が数多くあります。

実際に現地で会場を下見する際に、それらの項目を1人でチェックするのは大変です。

担当者の負担を軽減するためにも、最低でも2人以上で会場を確認するようにしましょう。

 

まとめ

本記事では、カンファレンス会場を選ぶ際の手順や選び方・ポイントについて解説しました。

カンファレンス会場を選ぶ際には、アクセスや設備・収容人数など、さまざまな項目をチェックする必要があります。

また、重要なポイントとして会場のルールを把握したり、最低でも2人以上で会場を確認したりすることを心がけましょう。

 

カンファレンスを開催するにあたって、会場選びだけでもやることが数多くあるので、「自分たちだけでカンファレンスを開催できるのか不安」と感じる担当者もいるのではないでしょうか。

そのような場合には、株式会社ニューズベースにお任せください。

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豊富な支援実績もあり、カンファレンスにおけるプロが担当するため、安心して依頼することが可能です。

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