お越しいただくからには、
参加してよかった・次回も参加したいと思っていただける会に

－イベントのプロジェクトチームは何名で構成されていますか？

細かい部分も含めると全体で6名、今回のイベントのために結成されたチームです。
メインは私とBtoBディビジョン統括責任者の2名で担当し、その他にクリエイティブディレクション担当、デザイナー、メール配信や問合せ対応をするアシスタントの役割のメンバー、集客にあたっての広告運用を担うメンバーの4名で構成されています。

－チームのミッションを教えてください。

今回のカンファレンスでは、参加される方々が、知らない人同士でも積極的な会話ができる空間にすることを目指しました。そして、せっかくリアルの場にお越しいただくからには、参加してよかった・次回も参加したいと思っていただける会にしたいという想いがありました。
会場の盛り上がりや熱量が満足度にも関わると考えていたため、定量的な目標は200名規模の会場がいっぱいになるよう現地参加300名の申込みとしていました。
実際目標どおりの集客ができ、当日の来場者様も200名以上の方がお越しくださって、盛況な会とすることができました。

ハイブリッドに対応できる実績豊富なパートナーが必要だった

－今回、なぜイベントのアウトソーシングを活用しようと思ったのでしょうか？

結論からお伝えすると、我々がこうしたカンファレンスを開催するのが初めてで、どう進めればいいか何もわからなかったというのが理由です。プロジェクトの全体像含めて、スケジュール管理・タスク管理を行ってくれるパートナーが必要でした。

また、認知獲得のためにもオンラインも含めたハイブリッド形式での開催としたかったので、配信環境のクオリティも重視したかったというのもあります。
より事故のない安定した配信や映像品質を確保することを考えると、素人の我々がやるよりも、そういったことに慣れている外部支援の企業に任せるのが最善だと思いました。

そうした観点や社内リソースの観点から、内製でやることははじめから考えていませんでした。

－ニューズベースに業務委託しようと思った理由は何でしょうか？

まずハイブリッド開催に対応できる企業であることです。
私が探している限りだとリアルかオンラインどちらかのみしかやっていない企業が多い印象がありましたので、リアルも配信も対応できるという点は大きかったです。

そして、さらに２つの理由があります。１つはビジネスカンファレンスの実績が豊富であることです。
これは今回パートナー企業を探すうえで重視していたポイントでもありました。
ニューズベースさんの事例記事を拝見して、フォースタートアップスさんのカンファレンス や、ALL STAR SAAS FUND等、先進的なビジネスイベントの実績が豊富な会社さんだと感じました。

もう１つは、パートナー企業を探すためにWEB検索をした際、ニューズベースさんはSEO対策*やwebマーケティングを含めた情報発信を行っていて、検索順位も上位だったので、そういったマーケティング観点からもBtoBカンファレンスの実績が豊富だと判断し、委託を決めさせていただきました。

* SEO対策 ・・・Search Engine Optimization：Webサイトの情報を検索エンジンが理解しやすいように最適化すること

〝こだわり〟を実現しようと駆け回ってくれる会社
タスク可視化と具体的なアドバイスで初開催の不安も解消できた

－導入にあたりネックになっていたことや心配していたことはありますか？

ニューズベースさんに対しての不安は正直あまり感じていませんでした。
それよりも、初のカンファレンス開催で我々側の解像度が高くなかったので、本番まで4か月という中、無事に当日を迎えられるのか、集客は大丈夫かといったような不安の方が大きかったですね。

－ニューズベースのサービスを活用してみての率直な感想をお聞かせください。

とても親身で柔軟に動いてくれました。
我々からの突飛というか、珍しい依頼に対しても、それをどう実現するか真摯に向き合って対応してくれていました。

例えば今回、当日の会場では交流を促すために営業行為の禁止といったルールを掲げ、ブース出展されている企業さんがチラシを配るためにする声がけも一切禁止とさせていただきました。
それに対して、さらに交流のしやすさを高める方法として、出展ブースをホテルのバーカウンターのような半円型の円卓にしてはどうか、といったご提案をニューズベースさんからいただきました。ブースを開けた環境にすることで、営業対お客さまのような雰囲気をなくし、どちらかといえば先生に課題を話してアドバイスをもらうような関係を作ることが狙いです。

ニューズベースさんは、そのほかにも社内外を駆け回って情報を集めてくれて、たくさんアイデアを出してくれました。
そもそもカンファレンスで営業行為を禁止する会社はあまりないと思いますが、そういったあまり前例のないものに対しても、じゃあそれを実現するためにどうしましょうと色々考えてくれていました。

中でも特に印象的だったものとしては、4本セミナーがある中の真ん中に交流会を入れた際の対応です。
結局実施はしなかったのですが、当初はその交流時間の間は、座席位置や背景も含めて会場の配置換えをすることを検討していました。 そういう面倒くさいと思われそうな要望にも、面倒くささを全く見せずにどうすれば実現できるか親身に対応してくれていたというのが印象に残っています。

事前に抱えていた初開催であることによる不安も、かなり解消できました。
初回の打ち合わせからガントチャートのようなスケジュール表を準備してくださって、この時期までにこのタスクをやりましょうといったリードをしてくれたおかげです。

会場造作物も、余裕を持つなら1か月前、もっとこだわりたい場合はこうすれば2週間でギリギリいけますといったような現場感覚をもった具体的なアドバイスをしていただきました。そういう現場感を含めつつ、タスクのスケジュール感や全体感、当日までにやらなければならないことの可視化をしてくださったので、ものすごく安心して当日を迎えることができました。
準備も含めて、リアルの開催もオンラインの配信もすべて大きな事故もなくスムーズに実行できたのはニューズベースさんのお力添えのおかげだなと思っています。

オンラインとは違う、リアルならではの難しさがある

－カンファレンス来場者様の反応はいかがでしたか？

ご満足いただけたというお声が届いております。アンケートでも、参加者だけでなく登壇者の方とも交流できたのが良かったというコメントや、交流がメインというコンセプトもおもしろいと共感いただけました。
ニューズベースさんからも、参加者同士がここまで交流をされているイベントは初めて見たという話が出ていたくらい会場では交流が活発にできていた様子でしたので、こだわって色々仕組みを考えたものが受け入れられて嬉しかったです。

－はじめてのカンファレンス開催とのことでしたが、やる前とのギャップ・意外だったことはありますか？

細かく決めなければならないことが思っていたよりも多かったですね。ハイブリッドだからより大変だったのだと思いますが、特にリアル側が大変でした。
実は、今までウェビナーは自社でも実施していたので、やる前は正直リアルもそこまで大きな差がないのかなと思っていました。ただはじめてみたら、そんなことはなく、リアルならではの難しさがありました。
例えばリアルはその場に人がいるので、現地をどう楽しんでもらうか、そのために参加者の導線や滞留スペースをどこに設けようかとか、イベント終了後にも弊社を思い出すキッカケになるようノベルティや記憶に残る仕掛けをしようかとか、さらには肌で感じる無意識下での体験をいかによくするかなど、オンラインだけだったら考えなくていいような細かな部分をよくも悪くもこだわることができるといった難しさがありました。

専門知識がなくても
プロの力を借りてやりたかったことを確実に実現できる

－イベントをアウトソーシングするメリットとはなんでしょうか？

工数不足や専門知識がないところにプロの力を借りられるというのが大きなメリットだと思います。社内メンバーはより上流の部分にその工数を使えるので、会社の成長に繋がる打ち手に時間を使えるようになることもメリットですね。

実際、お任せしたことでタスクはかなり減った印象がありますし、それ以外にもやはり社内では同じことはできなかっただろうと思うことが多々ありました。
例えば当日の音響・照明や進行を含めた対応です。
音響の音のチェックやそのためにどうリハーサルを組んだら良いかや、光の当て方、登場やBGMのタイミング、会場や配信の雰囲気づくりなど、プロの方でないとできないだろうという対応をしていただきました。

当日までの準備段階についても、我々だけではやはり全体感が見えてなかったので、項目の抜け漏れやミスや事故がおきたかもしれないと思っていました。
お任せすることで、初めての開催でも安心してスムーズに進められたというのは大きなメリットだったと感じています。

担当者の声

難度の高いご依頼でも、お客様の〝こだわり〟に応えたかった

最初にお打ち合わせさせていただいた際、このカンファレンスイベントでは「かっこいい雰囲気」を意識されているとのことでしたので、その雰囲気に見合った今回の会場を提案させていただきました。

それにあわせて、オーリーズ様が求める雰囲気をどう具現化するかを特に意識して、会場の造作提案や配信のカメラワークイメージのすり合わせを行い、ご予算の中でどこまでなら実現できるかのラインを見定めながら、各種提案をしつつ準備を進行していきました。

会場のキャパシティに対し事前登録者数も多く、特殊性の高いプログラムでもあったため運用難度の高いご依頼ではありましたが、工夫を重ね、結果としてオーリーズ様の狙い通りにご来場者の皆様が活発な交流をされていて、無事役割を全うできたと感じることができました。