イベント運営会社に依頼するメリットやデメリット・選び方について紹介！

これからイベントを開催するにあたって、リソースが不足していたり経験が乏しかったりすることから、自分たちだけでイベントを開催できるか不安に感じるという方も少なくありません。

そのような場合には、イベント運営会社への依頼を検討してみるのがおすすめです。

そこで本記事では、イベント運営会社に依頼するメリットやデメリット・選び方について解説します。

イベント運営会社に依頼することで、どのような効果に期待ができるのかが気になる方は、ぜひ最後までご覧ください。

 

 

イベント運営会社とは？

イベント運営会社とは、企画の立案や会場の準備・当日の運営など、イベントを開催する上で必要な業務を代行してくれる会社のことです。

イベント運営会社に依頼することで、担当者の負担を大幅に軽減できます。

また、イベントのプロが企画運営に携わるため、イベントのクオリティ向上にも期待ができるでしょう。

 

イベント運営会社に依頼するメリット

イベント運営会社に依頼するメリットとして、以下の3つが挙げられます。

順番に解説します。

 

担当者の負担を大幅に軽減できる

イベント運営会社に依頼することで、イベントに関する業務を代行してくれるため、担当者の負担を大幅に軽減できます。

その分のリソースを別の業務に充てることで、業務の効率化につながります。

 

クオリティの向上に期待ができる

イベント運営会社に依頼すると、イベントに関する豊富な知識とスキルを兼ね備えたプロによるサポートが受けられます。

これにより、イベント全体のクオリティ向上に期待ができます。

クオリティの向上によって参加者の満足度が高まり、設定していた目標の達成に大きく前進するはずです。

 

魅力的なイベントの開催につながる

イベント運営会社のスタッフは、イベントに関する知識やスキルだけでなく、豊富な経験やノウハウも持っています。

そのため、イベントをより魅力的にするアイデアや、注目を集めることができる斬新なアイデアなど、ニーズに応じた提案を受けることができます。

提案されたアイデアをもとに企画を固めていくことで、従来よりも魅力的なイベントの開催につながり、集客にも期待ができるはずです。

 

イベント運営会社に依頼するデメリット

イベント運営会社に依頼するのは、多くのメリットがある反面、いくつか注意が必要なデメリットもあります。

主なデメリットは、以下の2つです。

一つずつ解説します。

 

費用がかかる

イベント運営会社に依頼するにあたって、当然ですが費用がかかります。

イベント運営会社の依頼に予算を割くことで、集客活動やノベルティの作成に注力できないという企業も少なくありません。

なお、どれくらいの費用がかかるかは、イベント運営会社によっても大きく変わってくるので、注意が必要です。

詳しい費用相場については、次項で詳しく解説します。

 

ノウハウや経験が蓄積されにくい

イベント運営会社に依頼する場合、自社にノウハウや経験が蓄積されにくい傾向にあります。

そのため、今後も継続的にイベント運営会社に依頼し続ける必要があり、その度に費用がかかります。

最終的には自社でイベントの準備〜運営までをしていきたいのであれば、少しずつ依頼する業務を減らしていき、内製化の体制を整えましょう。

 

イベント運営会社に依頼する際の費用相場

イベント運営会社に依頼するにあたって、どれくらいの費用がかかるのか気になる方もいるはずです。

イベント運営会社に依頼する際の費用相場は、イベントの種類や開催規模などによっても大きく異なりますが、大体の相場としては以下の通りです。

これらの費用には、会場費や人件費・制作費・機材費などが含まれています。おおよその目安として覚えておきましょう。

 

イベント運営会社の選び方

イベント運営会社を選ぶ際には、以下の3つを必ず確認しましょう。

順番に解説します。

 

実績は豊富にあるか

実績が乏しいイベント運営会社に依頼した場合、コミュニケーション不足によって認識の相違が生じたり、自分たちの要望をうまく汲み取ってくれなかったりする恐れがあります。

その結果、せっかくのイベントが失敗に終わる可能性も十分に考えられるため、気になるイベント運営会社を見つけたら、実績について必ず確認しましょう。

実績は、公式サイトやホームページに掲載されていることがほとんどですが、非公開にしているイベント運営会社もあります。

そのような場合には、一度問合せてみるのがおすすめです。

 

どこまでの業務を依頼できるか

企画の立案や会場の準備・当日の運営まで、トータルで依頼できるイベント運営会社もあれば、当日の運営しか依頼できないイベント運営会社もあります。

イベント運営会社によって、依頼できる業務範囲が異なるので、注意が必要です。

どこまでの業務を代行してもらうのかは、イベント運営会社に依頼する前に必ず決めておきましょう。

 

費用はどれくらいかかるか

イベント運営会社によって料金体系が異なるため、費用がどれくらいかかるのかもしっかりと確認しておきましょう。

あらかじめどれくらいの費用がかかるのかを明確に把握しておかないと、途中で追加料金が発生するおそれがあるため、注意が必要です。

相場よりも割高なイベント運営会社もあるため、比較検討した上で慎重に決めることをおすすめします。

 

イベント運営会社への依頼ならニューズベースにお任せください

イベント運営会社は数多くあるため、どこに依頼すればいいのかがわからないという方もいるはずです。

そのような場合には、株式会社ニューズベースにお任せください。

株式会社ニューズベースでは、イベントプロデュース事業を展開しており、予算の検討やプログラムの作成・会場設営・当日の進行管理など、イベントに関するさまざまな業務を一気通貫で代行できます。

年間400案件以上の運営実績があり、中小企業から大手企業・大学・官公庁まで、業界業種問わずにサービスを提供してきたため、安心して依頼いただくことが可能です。

無料見積もりを行っておりますので、まずはお気軽にご相談ください。

 

まとめ

本記事では、イベント運営会社に依頼するメリットやデメリット・選び方について解説しました。

イベント運営会社とは、イベントを開催する上で必要な業務を代行してくれる会社のことであり、依頼することで担当者の負担を大幅に軽減できたり、クオリティの向上に期待ができたりするなど、さまざまなメリットがあります。

ただし、費用がかかったりノウハウや経験が蓄積されにくかったりするといったデメリットもあるので、注意が必要です。

イベント運営会社を選ぶ際には、実績や依頼できる業務範囲・実際にかかる費用をしっかりと確認した上で、慎重に選びましょう。

どこのイベント運営会社に依頼すればいいのか迷っている方は、株式会社ニューズベースにお任せください。