業務改善報告書の書き方やテンプレートを紹介！作成する際のポイントも解説

業務の効率化や生産性を向上させるために必要となってくるのが、「業務改善報告書」です。

しかし、業務改善報告書をどのように作成すればよいのかわからないという方もいるのではないでしょうか。

そこで本記事では、業務改善報告書の書き方やテンプレート・作成する際のポイントについて解説します。

 

業務改善報告書とは？

業務改善報告書とは、企業の既存業務に対する改善提案や取り組み結果を記載した報告書のことです。

業務改善報告書を作成することで、業務を一から見直して非効率な部分や無駄な業務の改善につながります。

そのため、業務の効率化や生産性の向上・従業員の満足度向上などに期待ができます。

 

業務改善提案書との違いについて

業務改善報告書と似ている言葉として挙げられるのが「業務改善提案書」です。

業務改善報告書と業務改善提案書の大きな違いは、作成するタイミングにあります。

業務改善報告書は、既存業務に対する改善提案や取り組み結果を記載した書類であるため、業務改善の実施後に作成します。

一方の業務改善提案書は、業務改善の実施を提案する書類であるため、業務改善の実施前に作成しなければいけません。

どちらも非常に似ていますが、意味は異なるので、混同しないよう注意しましょう。

 

業務改善報告書の書き方や記載すべき項目

業務改善報告書に記載すべき項目は、以下の通りです。

具体的な書き方についても解説します。

 

基本情報

まずは書き出しの部分ですが、基本情報について記載します。

記載すべき基本情報は、以下の通りです。

 

改善する理由・目的

基本情報を記載したら、「なぜ業務改善を行う必要があるのか」「業務改善を行うことで何を達成したいのか」など、改善する理由・目的について記載します。

文章のみでも問題ありませんが、視認性をよくするために図やグラフを用いるのもおすすめです。

 

具体的な改善施策

改善する理由・目的を記載したら、「実際にどのようなことを実施したのか」改善施策について記載します。

改善施策は、業務改善報告書のなかでも特に多くの方が気になる項目です。

そのため、なるべく具体的に記載しましょう。

 

改善前後の状況

改善施策について記載したら、施策の実施前と実施後の状況について、比較する形で記載します。

なるべくわかりやすく比較してもらうためにも、実際のデータを用いて数値化したりグラフを作成したりするのがおすすめです。

 

改善したことでの成果

改善前後の状況について記載したら、「改善したことで具体的にどのような効果を得られたのか」改善したことでの成果について記載します。

数値化するのがなかなか難しい場合もあるため、定量的な成果と定性的な成果に分けて記載するようにしましょう。

 

考察と展望

改善したことでの成果について記載したら、「今後も施策を継続することでどのような成果が得られるのか」「解決できなかった課題に対しては、どのような施策を行うべきなのか」など、考察と展望について記載します。

可能な限り、具体的に記載しましょう。

 

業務改善報告書のテンプレート

実際に活用できる業務改善報告書のテンプレートについて紹介します。

これから業務改善報告書を作成する際には、ぜひ参考にしてみてください。

業務改善報告書を作成する際のポイント

業務改善報告書を作成する際には、以下のポイントを意識しましょう。

順番に解説します。

 

具体的な内容を記載する

業務改善報告書を作成する際には、抽象的ではなく、なるべく具体的な内容を記載しましょう。

具体的な内容を記載することで、説得力が増して読み手に信頼感を与えやすくなります。

また、冗長な表現は避けて、わかりやすく正確に記載することも意識しましょう。

 

提出先に応じて書き方を工夫する

業務改善報告書は、社内だけでなく社外にも共有する場合があります。

そのような場合には、誰が読んでも理解できるよう、専門用語や略語はなるべく使わないようにしましょう。

提出先に応じて書き方を工夫することが大切です。

 

客観的に記載する

業務改善報告書を作成する際には、主観的ではなく客観的に記載することが大切です。

客観的に記載することで、報告書の正確性が高まり、読み手からの信頼が得られやすくなります。

また、認識の齟齬や誤解を防ぐことにもつながるため、意識してみましょう。

 

まとめ

本記事では、業務改善報告書の書き方やテンプレート・作成する際のポイントについて解説しました。

業務改善報告書とは、企業の既存業務に対する改善提案や取り組み結果を記載した報告書のことであり、作成することで業務の効率化や生産性の向上・従業員の満足度向上などに期待ができます。

業務改善報告書を作成する際には、具体的かつ客観的に記載し、提出先に応じて書き方を工夫することを意識しましょう。

 

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