業務フローを改善するメリットや手順とは？注意点やポイントについても解説！

業務の効率化やコスト削減のために、業務フローの改善を検討している企業も多いのではないでしょうか。

しかし、どのように業務フローを改善すればよいのかわからないという方もいるはずです。

そこで本記事では、業務フローを改善するメリットや改善手順・改善する際の注意点やポイントについて解説します。

 

業務フローとは？

業務フローとは、業務の流れを示したフロー図のことです。

業務フローを作成することで、一つひとつの業務を可視化できるようになります。

そのため、これまで以上に業務全体を見直して問題点を洗い出せるようになったり、業務の流れを把握しやすくなったりするなどの効果に期待ができます。

 

業務フローを改善するメリット

業務フローを改善することで期待できるメリットは、以下の通りです。

一つずつ解説します。

 

コストを削減できる

業務フローを改善することで、業務が効率化されるため、残業時間が減少します。

その結果、人件費といったコストを削減することが可能です。

人件費だけでなく、電気代といった諸経費も抑えられます。

 

リソースを最適化できる

業務フローの改善によって、業務における無駄が省けるようになるため、業務の効率化につながります。

その結果、少ないリソースでも業務を遂行することが可能です。

また、業務の効率化によって生まれたリソースを、顧客と向き合う時間に充てることで、顧客満足度の向上やクレームの減少にも期待ができます。

 

属人化を解消できる

業務フローを改善することで、業務内容の透明化につながり、標準化が可能となります。

属人化を解消できるため、休職や退職によって担当者がいなくなった場合でも滞りなく業務を進められます。

属人化に頭を悩ませている企業こそ、業務フローを改善しましょう。

 

業務フローの改善手順

業務フローの改善手順は、以下の4ステップです。

順番に解説します。

 

1.業務の棚卸しを行う

業務フローを改善するにあたって、まずは業務の棚卸しを行いましょう。

業務の棚卸しを行うことで、現状の業務フローを明確化できます。

業務の棚卸しでは、主に以下の項目を洗い出しましょう。

 

2.課題を抽出する

業務の棚卸しを行ったら、次に現状の課題について抽出します。

課題の抽出方法はさまざまありますが、以下のようなフレームワークを活用するのがおすすめです。

実際の現場で働いている従業員にも、忘れずにヒアリングを行いましょう。

 

3.課題を解決する施策を考案する

課題の抽出が完了したら、課題を解決するための施策を考案します。

「〇〇のツールを活用して一部の業務を自動化する」「〇〇と〇〇の業務の順序を入れ替える」など、課題に応じた施策をなるべく具体的に考えましょう。

注意点として、たとえ効果的な施策を考案しても、実際の現場で働いている従業員の負担がこれまで以上に大きくなる場合、不満の声が上がってしまうため、十分に気をつけましょう。

現場で働く従業員の声も反映した上で、双方が納得する施策を考えることが大切です。

 

4.PDCAを回す

課題を解決するための施策を考案したら、実行に移します。

実行後は、よかった点や改善すべき点を洗い出し、その後はPDCAを回します。

継続的にPDCAを回すことで、業務フローを徐々に改善していくことが可能です。

 

業務フローを改善する際の注意点やポイント

業務フローを改善する際の注意点やポイントは、以下の通りです。

一つずつ解説します。

 

現場で働く従業員の意見を反映させる

役職者よりも現場で働く従業員のほうが、実際の業務について熟知しています。

そのため、業務フローを改善する際には現場で働く従業員の意見を反映させることが大切です。

なお、業務フローを改善するにあたって、業務負担がこれまで以上に大きくなると、現場で働く従業員は不満を募らせてしまい、反発する可能性が高くなるので、注意が必要です。

そのような事態を防ぐためにも、施策の実施後は定期的にヒアリングを行い、適切なフォローをするようにしましょう。

 

継続的に取り組む

業務フローを改善するための施策を行っても、思うような成果が出なかったり、一時的な成果が出たとしても、時間が経過するにつれて新たな問題に直面したりすることがあります。

そのため、継続的に取り組むようにしましょう。

継続的にPDCAを回すことで、自分たちが望んでいた成果が得られやすくなります。

 

アウトソーシングの活用を検討する

業務フローを改善するにあたって、業務の棚卸しや課題の抽出・課題を解決する施策の考案など、やるべきことが数多くあります。

十分なリソースを確保する必要があるため、「業務フローを改善したくてもリソース不足で取り組めない」という企業もあるはずです。

そのような場合には、アウトソーシングの活用を検討してみましょう。

アウトソーシングを活用することで、業務の一部を委託できるため、大幅な業務負担の軽減につながります。

その結果、現状のリソースを業務フローの改善に充てることが可能です。

 

アウトソーシング会社は多数あるため、これまでの実績や依頼できる業務範囲・依頼にかかる費用などを考慮した上で慎重に決めましょう。

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まとめ

本記事では、業務フローを改善するメリットや改善手順・改善する際の注意点やポイントについて解説しました。

業務フローを改善することで、コストの削減や属人化の解消などに期待ができます。

業務フローを改善する際の注意点やポイントとして、現場で働く従業員の声を反映させたり、アウトソーシングの活用を検討したりしてみましょう。

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