中小企業が業務効率化に取り組むメリットや方法・成功させるためのポイントを紹介！

少子高齢化による労働人口の減少や終身雇用制度の崩壊による人材の流動化などによって、最近では業務効率化に取り組む中小企業が増えてきています。

しかし、具体的にどのように業務効率化を行えばよいのか、あまり把握していないという中小企業も多いのではないでしょうか。

そこで本記事では、中小企業が業務効率化に取り組むメリットや方法・成功させるために意識すべきポイントについて解説します。

 

中小企業が業務効率化に取り組むメリット

中小企業が業務効率化に取り組むメリットは、以下の通りです。

順番に解説します。

 

コストを削減できる

業務効率化に取り組むことで、ペーパーレス化や業務の自動化が可能となります。

その結果、紙代やインク代を削減したり、業務時間が短縮されることで残業代のカットにつながったりするなど、コストカットに期待ができます。

 

人材不足の問題を解消できる

業務効率化によって、従業員一人ひとりの生産性が向上することから、少ない人数でも業務を回せる体制が整います。

その結果、人材不足の問題を解消することが可能となり、採用業務に関する労力やコストを抑えることにもつながります。

 

従業員の満足度向上につながる

業務効率化によって業務時間が短縮されるため、その分の残業が減り、従業員のワークライフバランスが改善されます。

また、フレックスタイム制やテレワークといった柔軟な働き方を採用することで、従業員の満足度向上につながるはずです。

その結果、優秀な人材の確保や離職率の低下に期待ができるでしょう。

 

経営スピードを強化できる

中小企業が業務効率化に取り組むことで、これまで以上に情報共有や意思決定が速くなるはずです。

その結果、PDCAサイクルを速く回せるようになるため、経営スピードの強化につながります。

経営スピードの強化によって、企業全体の成長速度も速くなるでしょう。

 

中小企業が業務効率化を行うための方法

中小企業が業務効率化を行うための方法は、以下の通りです。

一つずつ解説します。

 

現状の業務を可視化して分析する

業務効率化を行うにあたって、まずは業務における非効率な部分や無駄な部分を把握する必要があります。

そのためにも、現状の業務を可視化して分析しなければいけません。

部署をまたぐ業務の場合には、必ず連携するようにしましょう。

 

業務マニュアルを作成する

業務マニュアルを作成することで、誰でも同じクオリティで業務が行えるようになります。

また、属人化の解消にもつながり、引き継ぎや教育もスムーズになるでしょう。

 

システムやツールを導入する

システムやツールを導入することで、一部の業務を自動化できます。

そのため、業務効率化を行う上で、システムやツールの導入も非常に効果的です。

システムやツールを導入する際には、以下の項目を必ず確かめるようにしましょう。

 

「ECRS」を用いる

業務効率化を行う上で、「ECRS」を用いるのもおすすめです。

ECRSとは、以下の頭文字を取ってできたフレームワークのことであり、「業務改善の4原則」とも呼ばれています。

ECRSを活用して業務効率化を行うことで、生産性の向上やヒューマンエラーの防止・属人化の解消などに期待ができます。

ECRSについて詳しく知りたい方は「業務改善の4原則とも呼ばれる「ECRS」とは？活用するメリットやデメリットなどを解説！」をご覧ください。

 

アウトソーシングを活用する

業務効率化を行う上で、最近ではアウトソーシングを活用する企業も増えてきています。

アウトソーシングとは、業務の一部を外部の専門企業や個人に委託することです。

アウトソーシングを活用することで、業務をスムーズに進行できたり、自社のリソースをコア業務に集中できたりするなどのメリットに期待ができます。

アウトソーシング会社は数多くあるため、これまでの実績や依頼可能な業務範囲・費用などを比較検討した上で慎重に選びましょう。

 

「どのアウトソーシング会社に依頼すればよいかわからない」という場合には、株式会社ニューズベースにお任せください。

株式会社ニューズベースでは事務業務支援サービスと業務伴走支援サービスを提供しております。
事務業務支援サービスでは、業務マニュアルの作成や問い合わせ対応・データ入力・営業資料の作成などをサポートし、
業務伴走支援サービスでは、現状の可視化・標準化などをはじめとする改善・マニュアル化から、改善後の定期的な状況見直しまでお客様に伴走したサポートを行います。

これまで中小企業から大手企業・大学・官公庁まで、業界業種問わずにサービスを提供してきたため、安心して依頼いただけます。

無料見積もりを行っておりますので、まずはお気軽にご相談ください。

 

中小企業が業務効率化を成功させるために意識すべきポイント

中小企業が業務効率化を成功させたいのであれば、以下のポイントを意識するようにしましょう。

順番に解説します。

 

目標を明確化させる

目標が曖昧な状態で業務効率化を行ってしまうと、目的や方針がブレてしまい、思うような成果が得られない可能性があります。

そのような事態を防ぐためにも、目標を明確化させることが大切です。

「半年以内に営業事務のデータ入力を自動化して残業時間を20%削減する」といった形で、なるべく具体的な数値を用いて目標を立てることで、方針が定まるだけでなく、従業員のモチベーション向上にもつながります。

 

継続的にPDCAを回す

業務効率化は、非常に長期的な施策となります。

そのため、継続的にPDCAを回し、状況に応じて常に最善策を考えることが重要です。

現場で働く従業員の意見を積極的に反映させるためにも、3ヶ月もしくは半年に一度、ミーティングを開催するのがおすすめです。

 

まとめ

本記事では、中小企業が業務効率化に取り組むメリットや方法・成功させるために意識すべきポイントについて解説しました。

中小企業が業務効率化に取り組むことで、コストの削減や人材不足の解消・従業員の満足度向上などの効果に期待ができます。

中小企業が業務効率化を行うための方法として、業務マニュアルの作成やシステムおよびツールの導入・ECRSの活用など、さまざまな方法が挙げられます。

そのため、自分たちの状況に応じて最適な方法を選択することが大切です。

中小企業が業務効率化を成功させたいのであれば、目標を明確化して継続的にPDCAを回すようにしましょう。

業務効率化を行う一つの手段として、もしアウトソーシングの活用を検討しているのであれば、株式会社ニューズベースにお気軽にお問い合わせください。