カンファレンスの開催には運営代行がおすすめ!利用するメリットや選び方など解説!

公開日:2020.01.10  更新日:2022.12.20

毎年もしくは数年に一回のタイミングでカンファレンスを開催する企業も少なくありません。カンファレンスとは、「話し合い」や「協議会」という意味を持ち、「コンファレンス」と呼ばれることもあります。

しかし、カンファレンスを開催するためには会場の選定やプログラムの設計・当日の運営など、やるべきことが豊富にあるので、自社で開催するのが難しいと感じる担当者も多いはずです。

そんなときにおすすめなのが運営代行会社です。

そこで本記事では、運営代行会社を利用するメリットや選ぶときのポイントなどについて解説します。

 

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カンファレンスを開催するのは大変

カンファレンスを開催するためには、あらかじめ以下のような準備を行う必要があります。

・プログラム内容の設定
・会場選定
・スケジュールの調整
・参加者への告知
・運営スタッフの手配
・会場準備
・運営マニュアルの作成

やるべきことが非常に多くあるので、実際にカンファレンスを開催する1年以上前から準備することも珍しくありません。カンファレンスを開催するためには、膨大なリソースを割かなければいけないのです。

 

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カンファレンスの開催において運営代行を利用する3つのメリット

カンファレンスを開催するのは大変なので、運営代行を利用する企業も増えてきています。

運営代行を利用するメリットは、以下の3つです。

・クオリティの向上に期待できる
・業務の負担を軽減できる
・万が一のトラブルが起きても安心

順番に解説します。

クオリティの向上に期待できる

これからカンファレンスを開催する企業のなかには、スキルや経験が乏しく、本当にカンファレンスを開催できるのか不安に感じている担当者も少なくありません。

運営代行は、カンファレンスの開催におけるプロの集団です。これまでいくつものカンファレンスの開催に成功してきています。そのため、カンファレンスの開催はもちろん、クオリティの向上にも期待できます。

業務の負担を軽減できる

カンファレンスは、開催するまでにプログラム内容の設定や会場の選定・スケジュールの調整など、やるべきことが豊富にあります。そのため、リソースが逼迫してしまうということも珍しくありません。

しかし、運営代行を活用することによって、カンファレンスの準備段階から当日の運営までをトータルでサポートしてもらうことが可能です。業務の負担を軽減できるので、リソースが不足していて困っている企業にも運営代行はおすすめです。

万が一のトラブルが起きても安心

カンファレンスを開催していくなかで、「マイクがつかない」「スクリーンに資料が表示されない」などのトラブルが発生する可能性もあります。

トラブルが発生すると、当初のスケジュールよりも大幅に時間がズレてしまったり、参加者に混乱を招いてしまいクレームにつながったりする恐れがあります。

しかし、豊富な知見を持った運営代行に依頼しておくことで、万が一のトラブルが起きても冷静に対処してくれるので安心です。

 

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カンファレンスの開催において運営代行を選ぶときの3つのポイント

カンファレンスの開催において運営代行を選ぶときには、以下の3つのポイントを意識しましょう。

・得意分野であるか
・提案力があるか
・予算内に収まるか

一つずつ解説します。

得意分野であるか

運営代行によっても、カンファレンスの規模や内容によって得意だったり不得意だったりすることがあります。そのため、自分たちが開催するカンファレンスの内容が得意分野である運営代行を選びましょう。

依頼したい運営代行の実績を確認することで、「得意分野が何か」をある程度把握することが可能です。実績は、ホームページに掲載されていることがほとんどのため、一度確認しておきましょう。

提案力があるか

運営代行によってさまざまな特徴がありますが、提案力があるかどうかも確かめておきましょう。提案力がある運営代行に依頼することで、カンファレンスの準備から当日の運営までをスムーズに進めることができます。

また、提案力がある運営代行会社は豊富なスキルや実績もあるため、的確なアドバイスを受けることが可能です。その結果、クオリティの高いカンファレンスの開催に期待できます。

予算内に収まるか

いくらサービス内容がよくて豊富な実績があったとしても、自分たちの予算内に収まらなければ意味がありません。そのため、見積もりの段階で具体的な費用がどれくらいかかるのか、あらかじめ確認しておきましょう。

運営代行の費用がどれくらいかかるのか分からない担当者も少なくありません。運営代行は、依頼する業務範囲によって料金が大きく異なるため、複数の運営代行に見積もりを取って比較してみるのがおすすめです。

 

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4種類の代行内容を紹介

4種類の代行内容について、一つずつ紹介します。

代行企業例①~ディスプレイ~

経営課題の見える化を目的とした情報提供型カンファレンスの開催をサポートするのが株式会社博展です。博展ではプランニングからコンテンツ制作、会場の装飾から運営まで担当しています。

デジタルコンテンツを活かすことで、顧客のブランドや製品の体験を改善しているのが特徴。イベントサイトとSNS、コミュニケーションによるトリプルメディアによりWebマーケティングを実施しているのが強みです。

例えば「Developer‘s Summit 2017 kintone CAFE」ではカンファレンス用のトラックを貸し切り、ブランディングを目的としてカフェを開店しました。製品のハンズオンやデモを楽しめるようにして、開発者に関心を持ってもらえるよう工夫しているのがポイントです。

代行企業例②~マーケティングサポート~

「ビジネスに、物語を。」という価値観で感動のあるコミュニケーションを創造するのがビッグビートです。ビッグビートでは主にエグゼクティブ・カンファレンスを取り扱っています。

年間で50件以上のイベントを実施した実績があり、大規模なイベントからプライベートカンファレンスまでサポートできるのが強み。企画や種客、イベント運営から事後処理まで一貫して対応します。

例えば「Cloud OnBoard」では開発者がGoogle Cloud製品を学べるよう、Googleの1流エンジニアがイベントに登壇。プロからソリューションを直接学べることで参加者から高い評価を得ています。

ビッグビートは2018年4月より「Cloud OnBoard」に関わり、回を重ねながらイベントを改善。お問い合わせ窓口の設置やオペレーションの工夫により顧客満足度の向上につながっています。

代行企業例③~イベントシステムベンダー~

デジタルとアナログを組み合わせたマーケティングを重視しているのがシャノンです。シャノンではカンファレンスやプライベートイベントなどを支援するイベントソリューションを提供しています。

「SHANON MARKETING PLATFORM」により、イベントの準備から事後フォローまで一貫して対応できるのが特徴です。最新テクノロジーを駆使したサービスにより満足度向上をサポートします。

例えば「NTTコミュニケーションズフォーラム」ではクラウドサービスによりコストと業務を削減。サービスにより来場者管理を効率化しただけでなく、VIPに適切な対応を可能としたのもポイントです。

従来では来場者データを移行するのに数日必要でしたが、クラウドサービスを活用することにより半日で移管できるようになりました。ITによる業務効率化ができるのがシャノンの強みです。

代行企業例④~事務代行~

管理職を対象としたビジネスイベントを専門とする代行企業がビジネスフォーラムです。企画支援サービスや運営代行サービス、講師招聘サービスなどの代行業務を担当しています。

ビジネスフォーラムは今までに800件以上のイベントを開催していて、企画力や実行力に優れているのが特徴です。トータルサービスサービスにより周辺業務をすべてアウトソーシングできるメリットがあります。

例えば「ASEAN Marketing Strategy 2018」では、ASEAN市場を開拓したい担当者向けのプログラムを制作。イベントにより主催企業が数社からご連絡をいただき、関係構築を実現できました。

 

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まとめ

本記事では、運営代行会社を利用するメリットや選ぶときのポイントなどについて解説しました。

カンファレンスは、会場の選定やスケジュールの調整・会場準備などやるべきことが豊富にあるので、自分たちだけで開催するのが難しいと判断した場合には、運営代行会社を利用するのがおすすめです。運営代行会社を利用することで、クオリティの向上やトラブル対応も万全になります。

ただし、運営代行業者は数多くあるので、得意分野や提案力などを考慮した上で選びましょう。

株式会社ニューズベースでは、カンファレンスやシンポジウムにおける運営代行サービスを提供しています。予算の検討から集客方法の策定・当日の運営までトータルでのサポートが可能なため、初めての方でも安心です。

まずはお気軽にご相談ください。

 

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