カンファレンスを成功させるためには、研修や資料作成など複数のタスクがあるので開催まで期間を要します。

しかし、準備をしてもカンファレンスの完成度が一つのミスにより失敗してしまう可能性は充分に考えられるでしょう。

 

この記事では、カンファレンスを失敗しないための「運営」「進行」について詳しく解説していきます。

 

1.カンファレンス当日の役割分担

カンファレンスの役割は2つあります。それは「運営」と「進行」です。詳しくご説明していきます。

 

 

1-1.運営の役割

「運営」の役割は、来場者へ快適で過ごしやすい環境を提供することです。運営の役割は以下2つに分担できます。

 

・運営ディレクター

受付・誘導の運営部署に対して適切な指示をします。参加者の満足を優先的に考え、運営の流れを止めないようにディレクションを行います。

 

・運営アシスタント/運営AD

運営スタッフと運営ディレクターの間で報告と確認を行うポジションです。運営スタッフの業務遂行を補助することはもちろん、休息の指示出しも柔軟に行う必要があります。

 

 

1-2.進行の役割

「進行」の役割は、カンファレンスのプログラムをスムーズに遂行することです。進行の役割は以下5つに分担できます。

 

・舞台監督

ステージ上の進行責任者であり、音響、照明、映像などを演出するポジションです。舞台からカンファレンス、学会などあらゆる演出を担当する総括です。

 

・進行ディレクター

必要な備品を手配、管理するのが進行ディレクターです。舞台監督の演出補助や進行サポートにも入ります。

 

・進行アシスタント

進行ディレクターの業務サポートをします。舞台監督の演出に沿った進行を把握し、出演者や司会へ指示出しを行います。また、終了時間が押した場合の対応も担います。

 

・進行スタッフ

進行ディレクターと進行アシスタントの両方の業務補助をします。進行ディレクターの用意する備品準備の他、進行アシスタントの出演者誘導も担います。

 

・進行司会者

進行司会者は、司会を通してプログラムを進めていくポジションです。裁量が難しいことから専門業者を雇い進行することが大半でしょう。

 

 

2.運営側事前準備～カンファレンス運営マニュアル

運営側の事前準備を行う際に、運営マニュアルを用意しましょう。理由は、運営マニュアルで全体像を把握し、各スタッフの動き、役割を正しく理解することで運営が円滑に回るからです。

 

 

2-1.カンファレンスの全体像

カンファレンスの全体像を知るために必要な項目は以下の3つです。

 

・組織運営図

スタッフの役割や配置を把握するのが、組織運営図です。作成することで、スタッフが適切な判断と行動ができるでしょう。

 

・全体タイムスケジュール

全体のタイムスケジュールは、当日の各グループの行動を時系列に記載したマニュアルです。全ての行動を記載するので、各グループ間での認識違いがなくなりミスが無くなるでしょう。

 

・会場レイアウト

会場レイアウトは、会場内の展示物等の配置です。会場レイアウトを作成する際は、参加者を誘導しやすく、運営側には運営を効率的にできるよう意識して作成しましょう。

 

 

2-2.イベント計画

イベント計画は、スタッフ配置や参加者の誘導など準備に欠かせない項目です。

 

・オペレーション計画

オペレーション計画とは、各セクションに分けた業務の役割分担を明確にすることです。

 

・サイン計画

サインとは、参加者に誘導となる目印のことです。参加者が迷わないように、入口、出口はもちろん、お手洗いなど参加者が必要なサインを表示させましょう。

 

 

2-3.緊急時の対応や備品リスト

 

当日緊急のトラブルに見舞われる可能性は充分にあります。

スタッフが冷静に対処できるように、事前に対策を用意しておきましょう。

 

・緊急時やトラブルの対応

急病のトラブルに対応できるように緊急用の「AED」の配置や、天候や災害による対処法を記載し共有しておきましょう。

 

・備品リスト

当日になって備品が足りないと配置後の人員に負担がかかり、運営が滞ってしまう可能性が考えられます。入念な準備をするために備品リストを用意しましょう。

下記に100名規模のセミナーで使われた備品リストの資料を記載しますので参考にしてください。

100名規模セミナー備品リスト(Excel形式)

 

 

 

3.進行側事前準備～カンファレンス進行表

進行側の事前準備とカンファレンス進行表のポイントの項目を確認しましょう。

 

 

3-1.進行表に含むべき要素

進行表に含めるべき要素には、3つの項目があります。

 

・ポイントを細分化する

カンファレンスの目的を考えた上で「内容・日程・募集人数・会場・議題の手順・配布資料」など具体的な内容を細分化して進行に必要な枠組をつくりましょう。

 

・登壇者の導線と備品配置を入れる

登壇者の導線や配置を入れることはもちろん、機材や備品の位置を把握しておくことで担当者が迷うことなく進行に携われるでしょう。

 

・時間配分に余裕を入れる

時間配分に余裕がないと一つのミスで運営が止まりかねません。時間に余裕を持つことで進行がスムーズになるでしょう。

 

 

3-2.司会が伝えるべき内容

 

司会が伝えるべき内容は以下4つの内容があります。

 

・開会の挨拶

開会の挨拶では、｢自己紹介｣と｢参加者への感謝｣を伝えると第一印象がよく映るでしょう。また、緊張している場合は、｢一生懸命頑張ります｣のような一言もオススメです。

 

・会場内の案内・注意事項

会場内の案内や注意事項を伝えます。参加者の使い方によるトラブル防止のため、あらかじめ伝えておくことが重要です。

 

・休憩時間

休憩時間を伝える際は、再開時間を伝え参加者が困惑しないよう事前に伝えることが重要です。

 

・閉会の挨拶

閉会の挨拶では、参加者に感謝を伝えましょう。また、アンケートを記入してもらった場合は提出を促しましょう。

 

 

4.当日運営側のタスク

当日運営側のタスクは、以下7つになります。

 

・受付

参加者を受付するスタッフの配置です。受付は、カンファレンスの第一印象になるので、必ず笑顔での対応が求められます。

 

・誘導

参加者が順路を迷わないように誘導するスタッフを配置します。カンファレンスの会場の状況に応じて、来場者の迷いそうな場所に誘導スタッフを配置する配慮が必要です。

 

・飲食配布

お昼時を越える場合、飲食配布も適宜行いましょう。飲食配布が弁当であれば、ゴミ箱の設置場所を事前に司会が伝えるようにしましょう。

 

・資料配布

資料配布は、受付と同時に資料配布をしましょう。着席後に配布すると有益な時間を消費してしまうでしょう。また、余裕を持って印刷部数を発行しておきましょう。

 

・アンケート回収

来場者へアンケート調査し回収を行います。当日は資料と共に配り、司会からのアンケート記入の案内後、閉会時の受付にて回収を行います。

 

・講師対応

カンファレンスの本番に向けて講師がいる場合、入念な段取りを伝える必要があります。

ステージへの上がるタイミング、時間配分、映像の流れなど詳細を伝え、合図の出すタイミングを共有しておきます。

 

・協賛企業対応

協賛企業の代表者に挨拶をしてもらう場合、着席位置、挨拶のタイミング含めタイムスケジュールを共有しておきましょう。また、次回もスポンサーになってもらえるようにメリットとなるカンファレンス運営も意識しましょう。

 

 

5.当日進行側のタスク

当日進行側のタスクは、以下2つになります。

 

・ステージ進行

ステージ進行として、登壇の指示を出し、機材オペレートに対して変更点があった場合報告を行います。

 

・機材オペレート

音響や照明、映像機材を決定したタイムテーブル通りに行います。檀上に上がる司会者や登壇者のタイミングが異なると混乱するので、ステージ進行との協力が重要です。

 

 

6.まとめ

運営担当と進行担当が双方で協力しあう体制がカンファレンス成功に必要です。

また、各個人が割り振られたタスクを5W1Hで確認を行い、実行することが必須でしょう。カンファレンスは、全員が一致団結して始めて成功するため、一人のミスでカンファレス全体の評価が下がることを意識しておきましょう。

 

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