オフラインイベントの鉄則！注意点や3つのメリット、オンラインと比較して解説

「オンラインが主流になった今、オフラインイベントを開催してもいいのかな？」

そのように悩まれているイベント主催者の方に向けて、オフラインイベントのメリットや守るべきマナーについて簡潔にまとめました。

この記事を読めば、オフラインとオンラインの有効な使い分けや、オフラインイベントを開催する際に注意すべきことが分かります。ですので、ぜひ最後までお読みください。

なぜ企業イベントが重要なのか

企業イベントが重要な理由は、その場で社員同士のフランクなコミュニケーションが生まれるからです。

業務の中では、事務的なコミュニケーションが多く、互いの人となりを深く知る機会は多くありません。イベントをきっかけに、フランクなコミュニケーションが生まれ、それによって業務をより円滑に進めることができます。

また、対外的な企業イベントは、見込み客の集客手段としても有効。それまで自社のことを知らなかった見込み客に対し、イベントに来てもらうことで自社を認知してもらえます。加えて、イベント内で自社商品の紹介も自然な形でおこなえるため、その後の購買にも繋がりやすくなるでしょう。

企業イベントは、社内的にも対外的にも有効に活用できる手段なのです。

オフラインイベントの3つのメリット

まずは、オフラインイベントについてのメリットをご紹介します。昨今、オンラインイベントに注目を浴びていますが、オフラインならではの魅力もあります。

オフラインイベントのメリットは以下の3つ。

それぞれについて詳しく解説していきます。

実際に会って話せる

オンラインでは得られないメリットは、実際に話せるという点でしょう。

相手が身につけているものや服装、身長や表情、声の大きさなど、オンラインではわかりづらいところもオフラインでは感じられます。オンラインでしか会ったことがなかった相手と実際に会うとそのギャップに驚くこともあるほど。より深く相手を知りたいと思ったら二次会に誘うなど、実際に会うからこそ深められる仲もあるのです。

オフラインならではの温度感がある

オフラインイベントは、音響や照明など、オンラインイベントよりこだわり抜いた演出が可能です。もちろん、その分費用もかかりますが、会場の温度感はそれらによって大きく左右されます。

例えば社内での表彰式や対外に新商品を発表する時など、演出によって会場に帯びる熱量は大きく変わります。毎回である必要はありませんが、一大イベントの時はオフラインでの開催の方が盛り上がることは間違いありません。

トラブルに対して柔軟な対応ができる

オンラインでの開催に比べて、オフラインイベントの場合は臨機応変なトラブルへの対応が可能になります。

オンラインだと、主催者のネット接続が悪くなってしまうとイベントを中断せざるを得なくなります。また、トラブルの際、運営側はチャットなどでコミュニケーションを取る必要があり、柔軟な対応が難しくなります。しかし、オフラインイベントの場合だと、トラブルが生じても運営側が裏でその問題を対処することができ、参加者にトラブルが生じていることに気づかれずに済むこともあります。

ですので、トラブルへの対応についてはオフラインイベントの方が柔軟しやすいのです。

オンラインイベントの3つのメリット

次に、オンラインイベントのメリットをご紹介します。ここまではオフラインイベントについてのメリットをお伝えしてきましたが、オンラインイベントならではのメリットもあります。それぞれのメリットを検討し、状況に応じて使い分けることをおすすめします。

オンラインイベントのメリットは以下の3つ。

それぞれについて詳しく解説していきます。

コストの削減が可能になる

オンラインイベントは、コスト削減に繋がります。特に大規模なイベントの場合、会場費だけで相当なコストになりますよね。また、音響や照明、受付や見回りなどのスタッフの人件費や、講師の交通費や宿泊費など、費用がどうしてもかかってしまいます。

オンラインイベントであれば、最低限の人員で開催できますし、設備にかかる費用もオフラインイベントほどにはなりません。ですので、開催のためのコストを最小限にしたい場合はオンラインでの開催ができるかどうか検討してもいいかもしれません。

集客の範囲が広がる

オンラインイベントは、参加者はネット環境と視聴のための端末があればイベントに参加できるので、参加へのハードルが低くなります。そのため、集客の範囲が広がります。

会場から離れた場所に住んでいても参加できますし、忙しいビジネスマンや主婦の場合は会場へ行く時間も惜しむ人が多いです。なので、オフラインイベントだと参加しなかった層もオンラインの場合なら参加できるケースが多々あるのです。もし、イベントのターゲットが遠隔に住んでいる人や忙しいビジネスマンや主婦であれば、オンラインでのイベント開催が有効な手段となり得るでしょう。

中止になるリスクが低い

オンラインイベントは、中止になるリスクがオフラインイベントよりも低いです。例えば、以下のケースが中止になる可能性があります。

中止になれば、あらかじめ集めていた参加費を払い戻す必要が出てくる上に、準備にかかった費用は戻ってこないので、痛手を負うことになりかねません。新型コロナウイルス感染症の蔓延の際、オンラインイベントが普及したのは中止のリスクを防げることも一因でした。もし、中止のリスクが高いタイミングでの開催なら、オンライン開催が無難でしょう。

オフラインイベント開催で守るべきマナー

イベントをオフラインで開催する場合、感染症対策をしっかりと行う必要があります。そのために守るべき主催者側のマナーについて以下の3つをご紹介します。

それぞれについて詳しく解説していきます。

「密」を避けたレイアウト

まず、大前提として密を避けたレイアウトにしましょう。

参加者の座席の間隔を広げることや、イベントホールなどで開催する場合は、1つ間隔で席を設けるなどの工夫が必要です。参加者どうしの間隔は2m以上あけることが好ましいとされています。

参加者だけでなく、登壇者の間隔もあける必要があります。事前の打ち合わせなどで登壇者にその旨をしっかりと伝えておきましょう。また、顔がはっきりと見える方が好ましいのであれば、透明のフェイスガードを使用するなどで対策するのがおすすめ。

参加者が会場に入退場する際にも密にならない方が良いので、時間を分けるなどの工夫をしましょう。

こまめな消毒とマスク着用の注意喚起

こまめな消毒とマスク着用の注意喚起もしっかりとしておきましょう。

会場の目立つ場所に張り紙をしたり、アナウンスで伝えたりするなど、すべての参加者に伝えられるようにする必要があります。

こまめに消毒するためのアルコールは、受付付近やトイレだけではなく、会場にもいくつか配置しておくといいでしょう。使用するアルコールは濃度が70%〜95%が望ましいとされています。マスクを忘れる参加者もいることもあるので、運営側でマスクを準備しておくといいかもしれません。

しっかりと注意喚起をしておくことで、参加者も安心してイベントに臨むことができるでしょう。

複数回に分けて参加人数を分散

もし、参加者が多くなりそうであれば、開催日時を複数に分けて参加人数を分散しましょう。

日にちを分けてもいいですし、時間帯を分けてもいいでしょう。スタッフの手間を考えると、開催日はできるだけ少ない方がいいので、1~2時間ほどのイベントであれば時間帯を分ける方法がおすすめです。

まとめ

今回の記事では、オフライン・オンラインイベントのそれぞれのメリットや、オフラインイベントを開催する際のマナーについてお伝えしてきました。

冒頭でもお伝えしたように、企業イベントは社内での交流を増加や、見込み客の獲得が期待できます。オフラインイベントならではの良さを発揮し、より良いイベント作りに挑戦してみてくださいね。

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