イベント企画書を作成する目的や作成方法・ポイントについて解説!

公開日:2018.10.16  更新日:2019.11.06

恒例行事として、定期的にイベントを開催する企業も少なくありません。
イベントを開催する上で必要になってくるのが企画書。

企画書によって、イベントが成功するかどうかが決まるといっても過言ではありません。そのため、企画書の作成が非常に重要になってきます。

そこで本記事では、イベント企画書を作成する目的や作成方法・作成するときのポイントなどについて解説します。

ニューズベースのセミナープロデュースをご紹介します

イベント企画書を作成する目的

イベントにおいて企画書を作成する目的は、ゴールを明確にしてイベントを成功させるためです。

例えば旅行する場合、限られた時間内で効率よく楽しむために、あらかじめ宿泊先や目的地などを決めてから出発するはずです。これはイベントにおいても同じことがいえます。

もし企画書を作成していなければ、イベントを開催するにしても何から準備すればいいのかわからなくなるはずです。その結果、余計な時間がかかってしまい、イベント自体も上手くいかなくなります。

しかし、企画書を作成することでスムーズなイベントの開催につながり、成功期待度も大幅に高まるのです。

セミナー運営の事例ページはこちら

イベント企画書で伝えるべきこと

イベント企画書で伝えるべきことは、以下の3つです。

・目的・ターゲットのキャラクターを作ろう
・会場・予算・スケジュールの確認
・関係者各位と目的意識を共有

順番に解説します。

意義1:目的・ターゲットのキャラクターを作ろう

イベントにおける目的やコンセプトを明確化させることができます。
企画書の作成段階でイベントのタイトルや内容を推敲(すいこう)し、目的に対するイベントの有用性を再確認しましょう。

何をしている人間なのか、どのようなもの・サービスを求めているのか、また年齢層、性別、職業など明確にしたキャラクターを作りましょう。

これにより、ターゲットの性別や年齢、職業についても焦点をしぼるため、効果的かつ効率的なターゲット集客につながり、ムダな労力や時間の削減にも貢献します。

目的やターゲットの明確化は、あらゆる意思決定において大きな役割を発揮するため、イベント規模が大きく参加者の多いイベントであるほどその重要性を増します。

意義2:会場・予算・スケジュールの確認

イベントの企画書作成段階で、本来の目的やターゲットに合わせた段取りの骨組みを設計します。

イベントを実施する場所の選定、また、選定した会場の見積りを取り値段幅を調べ、集客のタイミングや実施の日取り、さらにかかる予算を概算しイベント全体を「見える化」しましょう。

これにより、上司や決裁者にイベントイメージを抱きやすく数字をもって説明をすることが可能となり、全体像を見せることができます。

またイベント実施までの具体案が設計できれば、かかる人手や時間も事前に把握でき、運営者にとってもイベント当日までの不安や懸念を軽減し、より一層イベントのイメージ化がしやすくなります。

意義3:関係者各位と目的意識を共有

イベント運営にまつわる関係者との「情報共有」をしましょう。イベント成功のためには、関係者各位の協力体制は欠かせません。

事前にイベントを実行することを想定し各関係者に共有することでどのような問題が発生しやすくなるかシミュレーションを行いましょう。

各関係者の都合や問題点を考慮したイベント企画書が完成すれば、イベントのゴール設定から段取り、必須業務を情報共有でき、より一層協力体制を構築しやすくなります。

イベント企画書は、社内承認を得るためのものだけでなく、イベント運営全体においても欠かせない貴重な資産となり得ますので、力を入れて作成しましょう。

セミナー運営の事例ページはこちら

イベント企画書の大まかな構成

イベントの企画書には、明確なテンプレートや書式などはありません。そのため、企業によって自由に構成を作成することができます。

しかし、一から構成を考えて作成するとなると、非常に時間がかかってしまうため、以下の6項目は最低でも記載しておきましょう。

・タイトル
・目的
・イベントの内容(どんなことをするのか)
・イベントの概要(開催日時や場所、想定人数)
・宣伝の仕方
・目安の予算

上記のほかにも記載しておきたい項目があれば、自由に書き加えましょう。

セミナー運営の事例ページはこちら

イベント企画書の書き方や作成方法

イベント企画書の書き方や作成方法については、以下の6ステップとなります。

・イベントの目的
・目標(ゴール)の設定
・ペルソナ(ターゲットの人物像)
・イベント概要
・予算
・企画書の形式

ひとつずつ見ていきましょう。

① イベントの目的

イベントを実施するにあたり、イベントの「目的」を軸に企画書を展開していく必要があります。

イベントの目的にはさまざま挙げられますが、社内承認を得やすい企画書を作成するためには目的を1つないし2つに絞ることが望ましいです。

<イベント目的例>
・顧客開拓
・企業認知度向上
・製品・サービスのPR
・顧客とのコミュニケーション機会

目的を分散し「あれもこれもメリットがある」という趣旨でイベントを展開すると、イベントの目的の軸がブレやすくなり、一体何をしたいのかの方向性に迷いを生じさせやすくします。

イベントの目的をシンプルに絞ることで、企画内容やターゲット像に一貫性をもたせやすく、筋の通った企画書作成ができ、第三者からも理解を得やすくなります。

② 目標(ゴール)の設定

イベント企画書には、目的に沿った具体的な目標(ゴール)を設定しましょう。

特に「なにをもってイベント成功とするか」を判断できるような数値や指標を設けることが理想です。
具体例としては、「来場者数○○人以上」「売り上げ○○○円達成」「顧客満足度○○%以上」と目的に沿った判断基準の設定を心がけましょう。

また、その目的を達成することによってどのような利益を生み出すことができるのかも説明を入れましょう。
目標の設定は企業にもたらすイベントによるメリットを表すだけでなく、フィードバックや事後分析においても役立つ企業成長の一助となります。

③ ペルソナ(ターゲットの人物像)

イベントの目的や目標を設定し、それらを実現するために重要なペルソナ(ターゲットの人物像)を決定します。ここで気をつけたいポイントは、「ペルソナの具体性」です。

ペルソナを設定する際には、その属性をイメージしやすいよう、性別・年齢・居住地・職業といった外的要素だけではなく、趣味・興味関心・ライフスタイルなどの内的要素を含むようにしましょう。

具体性をもったペルソナはイベントの顧客集客に活かせるだけでなく、社内メンバーにおけるターゲットの共通認識をもちやすく、イベント施策への説得力を増す効果をもたらします。

④ イベント概要

イベントの目的やターゲットを設定したあとは、いかに具体策をもったアプローチをするかイベント概要の策定に力をいれましょう。

イベント概要は、イベントのタイトル、タイムスケジュール、来場予定者数、会場図、担当者の配置など細部に注目し、その役割の目線に立っておおよその内容を固めていきます。

実際の詳細はイベント実施決定後に詰めていくため、あくまで概要である点を含み置いておきましょう。
また、イベント概要は細かい点が多いため、必要最低限の情報を完結にまとめ、企画書のパワポやword用紙1枚程度におさめる提案がおすすめです。

概要について質問が生じた際に都度回答をするスタイルで、わかりやすい企画書作成を心がけましょう。

⑤ 予算

イベントの概要が決まってきたら、必要な予算を検討します。

可能な限り予算の「項目」と「金額」を一覧にまとめ、予算の見える化を意識しましょう。
会場費、飲食費、機材費、運営スタッフ費など、項目ごとに予算化することで、見落としがちなツールを洗い出す機会にもなり、予算取りにおける外部からの目にも説得力ある資料が作成できます。

しかし、はじめてのイベント実施の場合、一体どのような予算が発生するのか正直なところ見えない部分も多いですよね。

イベント運営には、どのように、どれくらいの費用が発生するのかをこちらの記事でまとめています。
ぜひ参考にしてみてください。⇒「How much 企業イベント?プロが教える見積内容と費用感」

⑥ 企画書の形式

イベント企画書には多くの無料テンプレートがありますが、wordであれば箇条書きで完結にまとめ、パワーポイントであれば表を使って視覚的に見やすい資料づくりを心がけましょう。

セミナー運営の事例ページはこちら

見出し2:イベント企画書を作成するときの3つのポイント

イベント企画書を作成するときには、以下の3つのポイントに気をつけましょう。

・イベントの開催目的を明確にする
・6W2Hに当てはめてみる
・具体性のある資料作成を心がける

順番に解説します。

見出し3:イベントの開催目的を明確にする

イベント企画書を作成する前に、何のためにどのような目的でイベントを開催するのか、明確にしましょう。

イベントの開催目的が明確ではないまま企画書を作成してしまうと、イベント自体が曖昧になってしまいます。
その結果、イベントを開催したのにもかかわらず、自分たちが求めていた結果を遥かに下回る可能性があるからです。

多額の資金を無駄にしてしまう危険性もあるので、目的を明確にしてから開催しましょう。

6W2Hに当てはめてみる

イベント企画書に必要な項目は先ほど紹介しましたが、具体的な内容をどのように書いていけばいいのか頭を悩ませる担当者も少なくありません。
そんなときには、6W2Hに当てはめてみましょう。

・why:なぜ
・who:誰が
・whom:誰に
・what何を
・whenいつ
・whereどこで
・howどのように
・how muchどれだけ

6W2Hに当てはめていくだけで、詳細な情報まで組み込まれたイベント企画書が作成できます。
企画書の作成に困った場合には、一度試してみましょう。

具体性のある資料作成を心がける

イベント企画書を作成したとしても、抽象的な表現しか記載されていない場合、企画書の意味がありません。

企画書の出来栄えによってイベントが成功するか失敗するかが決まるといっても過言ではないので、数字を用いてより具体性のある企画書を作成しましょう。

また、企画書はわかりやすく作成することも大事です。企画書を拝見した人全員が理解できるよう、テキストだけではなく、画像やグラフなども用いましょう。

セミナー運営の事例ページはこちら

まとめ

本記事では、イベント企画書を作成する目的や作成方法・作成するときのポイントなどについて解説しました。

イベント企画書は、設計図のようなものです。そのため、イベントを成功させるためには欠かせません。

イベント企画書を作成する際には、開催目的を明確にして数字を用いた具体性のある資料を心がけましょう。
記載する内容に迷った場合には、6W2Hに当てはめてみるのがおすすめです。

イベントの開催に伴い「リソースが不足している」、「イベントの経験が乏しくて開催するのが不安」などの場合には株式会社ニューズベースにお任せください。

株式会社ニューズベースでは、採用代行(RPO)や研修運営アウトソーシングなどを提供しており、イベントの準備から運営までトータルでサポートが可能です。

年間400案件以上の運営実績があるため、お困りの方はお気軽にご相談ください。
本記事を参考に、イベントが成功するような企画書を作成しましょう。

セミナーカンファレンス運営代行の見積項目例はこちら

\ 成功事例・トレンド・お悩み対策や便利なテンプレートなど、有用な情報を配信中! /

メルマガ登録はこちら

関連記事

2020.04.08

会社創立記念や周年記念・設立記念な...

会社設立記念を迎える企業は、お世話になった関係者へ挨拶文を手紙にして出す必要があるでしょう。しかし、記載内容に不手際があると会社の...

2018.06.18

新製品発表会を開催する上での必要な...

クオリティの高い商品やサービスを開発しても多くのユーザーに認知されなければ意味がありません。そこで重要になってくるのが、新製品発表...

2023.07.11

効果的な展示会パネルを作成するため...

1人でも多くの来場者に興味関心を持ってもらえる展示会パネルの作成方法について知りたい担当者も多いはずです。そこで本記事では、効果的...

2020.03.24

社内運動会でよく利用される会場やか...

現在多くの企業で導入されている社内イベント、社内運動会。社内運動会を開催するにあたっては、利用する会場の選定や開催にかかるコストに...