式典の運営を成功させるためのポイントや手順について紹介！

これから式典を開催するにあたって、準備〜運営までどのように行えばいいのか分からないという方もいるのではないでしょうか。

そこで本記事では、式典の基礎知識や準備〜運営までの手順・式典の運営を成功させるためのポイントについて解説します。

記事の後半には、式典の運営を効率化できるサービスについても紹介しておりますので、ぜひ最後までご覧ください。

 

式典とは？

そもそも式典とは、特別な機会に行われる儀式的な催しのことです。

古くから伝統や習慣に基づいて行われており、感謝や祝福・顕彰の意を示すために開催されてきました。

例として学校関係の式典であれば入学式や卒業式、私的な式典であれば結婚式など、さまざまな形態が挙げられます。

本記事では、ビジネスに関連する入社式や創立記念などのことを「式典」として解説します。

 

式典の準備〜運営までの手順

式典の準備〜運営までの手順は、以下の通りです。

順番に解説します。

 

1.企画を立案する

まずは「どのような式典を開催するのか」企画を立案することから始めます。

これまでにも何度か式典を開催している場合には、過去の事例を参考にしてみるのがおすすめです。

一方、これまで式典の経験がない場合には、他社の事例をインターネットなどで参考にしてみましょう。後述の「アウトソーシング」を活用するかどうかも早めに決めておくことをおすすめします。

企画の立案と並行して、式典における実行委員会や事務局を設置し、企画・会場・進行・広報・受付などの役割分担を明確にしておきましょう。

 

2.予算・スケジュールを計画する

企画を立案したら、予算・スケジュールについて計画します。

予算においては、必要経費を洗い出し、予算案を作成します。記念品の配布を予定する場合には、その分も忘れずに予算として計上するようにしましょう。

スケジュールについては、基本的に参加者が従業員のみの場合には、日程を調整するのはさほど難しくありません。

しかし、来場者を招待して式典を開催する場合には、それぞれのスケジュールを確認した上で調整する必要があるため、遅くても1ヶ月前までには招待の連絡を送るようにしましょう。

また、外部の会場を貸し切って式典の開催を検討している場合には、並行して会場選定も行う必要があります。

会場選定を行う際には、以下の項目と照らし合わせながら探すことをおすすめします。

 

3.資料や会場の準備をする

スケジュールを計画したら、資料や会場の準備を行います。

資料は、当日に足りなくなるといった事態を避けるためにも、余分に用意しておきましょう。

また、当日の運営がスムーズに進められるよう、あらかじめ運営マニュアルを作成しておくことをおすすめします。

社内イベントに必要な運営マニュアル作成の秘訣

 

式典当日に機材の不備が起こらないよう、マイクや演台・プロジェクターなどは念入りにチェックしておきましょう。

準備が一通り終わったら、式典の流れを通しでリハーサルし、進行や機材に問題がないか最終確認を行います。

 

4.当日の運営をする

資料や会場の準備が完了したら、いよいよ式典当日を迎えます。

式典当日は、時間管理を徹底しながら司会者が式次第に沿って進行します。

たとえ何度リハーサルを行ったとしても、式典当日はイレギュラーな事態が発生することは珍しくありません。

イレギュラーな事態が発生しても迅速かつ柔軟に対応できるよう、当日はスタッフ同士でコミュニケーションを密に取り、万全の体制を整えておきましょう。

式典が無事に終了したら、会場の原状回復や忘れ物チェック・備品の回収など、撤収・片付け作業を行います。

今後の改善に活かすためにもアンケートを実施し、来場者を招待した場合にはお礼状の送付を忘れずに行いましょう。

最後に実施結果や反省点をまとめた報告書を作成して、式典における一連の業務は終了となります。

 

式典の運営を成功させるためのポイント

式典の運営を成功させるためのポイントは、以下の通りです。

一つずつ解説します。

 

入念にリハーサルを行う

式典の運営を成功させたいのであれば、事前の準備・対策が必要不可欠です。

そのため、事前に運営マニュアルや進行台本を全スタッフと共有したり、当日の動きを徹底的に確認したりするなど、入念にリハーサルを行いましょう。

 

受付や案内を徹底する

来場者を式典に招待する場合、スムーズに受付や案内ができる体制を整えておくことが重要です。

そのためにも誘導スタッフを要所に配置したり看板を設置したりするなどの対策を施しましょう。

 

トラブル対応の準備をしておく

式典当日には、何かしらのトラブルが発生することも珍しくありません。

トラブルが発生した場合にも迅速に対応できるよう、緊急時の連絡体制や対応フローをあらかじめ決めておき、全スタッフが把握している状態にしておきましょう。

予備の備品や代替案も用意しておくと安心です。

 

アウトソーシングを活用する

式典の運営を成功させるにあたって、アウトソーシングを活用するのもおすすめです。

アウトソーシングを活用することで、式典におけるプロが業務の一部を手伝ってくれるため、スタッフの業務負担軽減や業務クオリティの向上などに期待ができます。

また、人件費といったコストを削減することも可能です。

アウトソーシング会社は数多くあるため、これまでの実績や依頼可能な業務範囲・料金などを比較検討した上で慎重に選びましょう。

 

式典の運営ならニューズベースにお任せください

「人手不足や経験不足のため、自分たちだけで式典を運営できるか不安…」

このような不安を抱えている企業の担当者も多いのではないでしょうか。

式典の運営にお困りの場合には、株式会社ニューズベースにお任せください。

 

株式会社ニューズベースでは、イベントプロデュース事業を展開しており、予算の検討から当日までの工程管理・会場設営・当日の運営・実施後のレポート作成まで、式典に関するさまざまな業務のサポートをトータルで行っています。

年間400案件以上の運営実績があり、中小企業から大手企業・大学・官公庁まで、業界業種問わずにサービスを提供してきたため、安心して依頼いただくことが可能です。

無料見積もりを行っておりますので、まずはお気軽にご相談ください。

 

まとめ

本記事では、式典の基礎知識や準備〜運営までの手順・式典の運営を成功させるためのポイントについて解説しました。

式典とは、特別な機会に行われる儀式的な催しのことであり、ビジネスにおいては入社式や創立記念などが挙げられます。

準備〜運営までの手順を詳しく記載しておりますので、ぜひ参考にしてみてください。

式典の運営を成功させたいのであれば、入念なリハーサルやトラブル対応の準備などを行いましょう。

自社の状況に応じて、アウトソーシングを活用するのもおすすめです。

アウトソーシングの活用を検討する場合には、年間400案件以上の運営実績がある株式会社ニューズベースにお気軽にご相談ください。