運営に欠かせない！学会開催に使える受付システムオススメ3選

学会の開催時、参加者の把握や当日の受付業務をどのように行っているでしょうか。

一般的には紙の参加者名簿やエクセルなどの表計算ソフトを使った運営が多く見られます。

しかし、このような旧来型の方法では、当日の受付業務が煩雑になるばかりでなく、時に人為的なミスなどが発生してしまうことも少なくありません。

そのような課題を解決する最適な方法が受付システムの導入です。

受付システムは、これまで人が行っていたさまざまな受付業務をオートメーション化する仕組みです。受付システムを導入することにより参加申込者管理の自動化、当日来訪者対応の効率化などもはかれるようになります。

最近では低コストで簡単に導入できる受付システムも多く、学会開催に活用することによる業務面でのメリットも多く享受できます。

この記事では、学会開催時の受付業務の運営を効率化できる導入しやすく便利な受付システムを3つ紹介します。

1.学会運営に強い受付システムの特徴

学会運営に強い受付システムの特徴にはポイントがあります。それは「事前申込受付が容易である」「当日の来場者管理ができる」という2点です。

1-1.事前申込受付が容易である

集客サイトなどと連携することによって、参加申込者のリストが自動作成されます。電話やメールによる申し込みにも対応できます。

また参加者が日付を失念することが無いように、前日にメール通知する仕組みもオートメーションで設定できるなど、便利な機能を備えている受付システムもあります。

1-2.当日の来場者管理ができる

当日来場した参加者の管理も容易にすることができます。参加後のアンケート集計やアフターフォローメールなども簡単に送ることができます。

2.イベントレジスト

イベントレジスト(EVENT Regist)は、学会の告知や事前準備、当日運営に関する全般の効率を飛躍的に向上させてくれるイベントマーケティングプラットフォームです。

主な機能としては、イベントページ作成機能や参加申し込み受付機能、参加者管理機能などがトータルでパッケージ化されています。

機能に合わせて３つのグレード（BASIC、BASIC+、PREEMIUM）にわかれており、最上位グレードのPREMIUMでは、個人情報保護方針への同意や参加者QR画像付きリストのダウンロードなど法人主催のイベントや展示会などでは欠かせないさまざまな機能が全て網羅されています。

基本機能を装備したBASICであれば、全て無料で利用することができます。（有料チケットを販売する場合は別途8％の販売手数料が発生）

3.MICE支援システム

MICE支援システムは、株式会社プロアクティブが運営する各種イベント管理システムです。

MICE受付システムは、イベントの参加受付から演題投稿など、各種イベントを開催するにあたって一番煩雑になる業務である受付管理を効率化させる機能を備えています。利用者のニーズに合わせて柔軟に対応できる受付システムです。

パッケージには「reg-cloud」「EZ-entry」の2タイプがあります。

演目投稿から決済まで管理できる「reg-cloud」は学会・学術団体向けに特化したサービスです。MICE支援システムでは学会・セミナーの運営代行を行うサービスもあります。

4.Web受付システム 楽らく受付くん

Web受付システム 楽らく受付くんは、学会の受付業務、管理の手間削減を極限まで追求した株式会社コームラが提供する受付システムです。

専任スタッフが集客のための参加申込者オリジナルフォーム提案や受付完了後の自動応答メールの例文提案なども顧客の要望に合わせて提供しています。

集客期間中の定員管理はシステムが自動で行ってくれるので担当者の業務管理も大幅に削減できます。

受付期間終了後には受付データをエクセルリストで即時提供してくれます。受付フォームは入力チェック付きで項目の入力漏れなどの心配もありません。

設置費は無料、月額1万3,000円から利用することができます。イベント受付業務の手間となる部分を非常に簡略化してくれるサービスです。

5.まとめ

学会の開催時に受付システムを導入すれば、参加申込者管理の自動化、来訪者対応の効率化などもはかれるようになります。

最近では低コストで簡単に導入できる受付システムも多く、学会開催に活用することによる業務面でのメリットも多く享受できます。

この記事で紹介したように導入しやすく便利な受付システムを活用することで煩雑な学会開催時の受付業務を軽減することができます。

それでも学会開催の準備や受付対応、当日運営なども通常業務以外で自社の人間が担当するのはやはり業務負担が大きくなるでしょう。そのような場合は学会開催の準備や運営業務を専門で行っている会社に業務委託するのも一つの方法です。

ニューズベースは、学会、セミナーやシンポジウムなどの事務局運営代行の実績も豊富で、集客から申し込み受付、各種手配、当日運営業務全般を全国対応可能な体制でサポートしています。

自社の業務負荷を軽減したい場合は、このような代行業者に相談してみると良いでしょう。