イベント代行を依頼するメリットやデメリットとは？選び方についても紹介！

「イベントを開催したいけど人手が足りない」

「そもそもどうやってイベントを開催すればいいのかがわからない」

このような悩みがある場合には、「イベント代行」を活用するのがおすすめです。

しかし、イベント代行についてあまり把握していないという方も多いのではないでしょうか。

そこで本記事では、イベント代行の概要や依頼するメリット・イベント代行会社の選び方・スムーズに依頼するためのポイントについて解説します。

 

イベント代行とは？

イベント代行とは、イベントを開催したい企業の代わりに企画の立案から当日の運営・終了後の撤収作業まで、イベントに関する業務をトータルで依頼できるサービスのことです。

具体的に依頼できる業務内容については、以下の通りです。

ただし、イベント代行会社によって依頼できる業務範囲は異なるので、注意が必要です。

イベント代行に依頼することで、イベントの開催に伴う業務負担を大幅に軽減できたり、イベントのクオリティを高められたりするなどの効果に期待ができます。

 

イベント代行に依頼するメリット

イベント代行に依頼するメリットは、以下の通りです。

順番に解説します。

 

イベントの開催に伴う業務負担を大幅に軽減できる

イベント代行に依頼することで、イベントの開催に伴う業務を委託できます。

その結果、従業員一人ひとりの業務負担を大幅に軽減できるため、人手が足りなくて困っている企業も現状のリソースでイベントを開催することが可能です。

余剰分のリソースをほかの業務に充てることで、業務の効率化にもつながります。

 

イベントのクオリティを高められる

イベント代行に依頼することで、イベントのノウハウや経験が豊富なスタッフが自分たちの代わりに業務を担当してくれます。

そのため、これまで以上にイベントのクオリティを高めることが可能です。

初めてイベントを開催する企業や、イベントの開催経験が乏しい企業こそ、イベント代行を利用すべきと言えるでしょう。

 

これまでとは違ったイベントを開催できる

イベント代行のスタッフは、豊富な実績を兼ね備えているプロ集団です。

そのため、イベント代行に依頼することで、自社では思いつかないような企画を提案してくれる可能性があります。

その結果、これまでとは違ったイベントの開催に期待ができます。

「定期的にイベントを開催しているが、マンネリ化していて頭を悩ませている」という企業にも、イベント代行はおすすめです。

 

イベント代行会社の選び方

イベント代行会社を選ぶ際には、以下の4つを意識しましょう。

一つずつ解説します。

 

豊富な実績はあるか

実績が乏しいイベント代行会社を選んでしまうと、思うような成果を得られない可能性があります。

そのため、イベント代行会社を選ぶ際には、必ず実績が豊富にあるかどうかを確認するようにしましょう。

実績の有無については、公式のホームページから確認できます。

ただし、実績を非公開にしているイベント代行会社もあるため、その際には問い合わせて確認するのがおすすめです。

 

どこまでの業務を依頼できるか

イベント代行会社によって、依頼できる業務範囲は異なります。

業務をトータルで依頼できるイベント代行会社もあれば、一部しか依頼できないイベント代行会社もあるため、契約後にトラブルにならないよう、必ず確認しておきましょう。

 

円滑なコミュニケーションが図れるか

イベント代行会社に依頼する場合には、担当者と綿密なコミュニケーションをとる必要があります。

コミュニケーションがうまく図れないと、認識の相違が起きてしまい、トラブルが発生する要因にもなりかねません。

そのため、イベント代行会社を選ぶ際には円滑なコミュニケーションが図れるかどうかも重要なポイントです。

問い合わせた際の返信速度や打ち合わせ時のコミュニケーションのしやすさなどから判断しましょう。

 

どれくらいの費用がかかるか

どれくらいの費用がかかるのかは、イベント代行会社によって大きく異なります。

そのため、最初から1社に絞るのではなく複数社から見積もりを取って慎重に決めましょう。

費用だけで判断してしまうと、納得のいく成果を得られずに後悔する可能性もあるため、注意が必要です。

依頼できる業務範囲やこれまでの実績などもしっかりと考慮した上で選ぶことをおすすめします。

 

イベント代行会社にスムーズに依頼するためのポイント

イベント代行会社にスムーズに依頼したいのであれば、事前に以下の項目を決めておきましょう。

そうすることで打ち合わせの際に本題から話せるようになり、短時間で効率よくコミュニケーションが図れます。

また、あらかじめ質問したい内容もまとめておくことで、円滑なコミュニケーションが図れるようになるため、おすすめです。

 

イベント代行会社ならニューズベースがおすすめです

イベント代行会社は数多くあるため、どこに依頼すればよいのか分からないという方もいるはずです。

そのような場合には、株式会社ニューズベースにお任せください。

株式会社ニューズベースでは、イベントプロデュース事業を展開しており、予算の検討からイベント当日の運営・実施後のレポート作成まで、イベントに関するさまざまな業務のサポートをトータルで行っています。

年間400案件以上の運営実績があり、中小企業から大手企業・大学・官公庁まで、業界業種問わずにサービスを提供してきたため、安心して依頼いただくことが可能です。

無料見積もりを行っておりますので、まずはお気軽にご相談ください。

 

まとめ

本記事では、イベント代行の概要や依頼するメリットやイベント代行会社の選び方・スムーズに依頼するためのポイントについて解説しました。

イベント代行とは、イベントを開催したい企業の代わりに企画の立案から当日の運営・終了後の撤収作業まで、イベントに関する業務をトータルで依頼できるサービスのことです。

イベント代行に依頼することで、業務負担の大幅な軽減やクオリティの向上・これまでとは違ったイベントの開催に期待ができます。

ただし、イベント代行会社は多数あるため、これまでの実績や依頼できる業務範囲・円滑なコミュニケーションの有無・費用の4点を考慮した上で慎重に決めましょう。

「どこのイベント代行会社を選べばいいのかわからない」という場合には、年間400案件以上の運営実績があり、イベント業務をトータルで依頼できる株式会社ニューズベースにお任せください。