イベント会場の予約方法を知りたい人必見！チェック項目や注意点も解説！

自社でオフラインのイベントを開催する場合、会場を予約しなければいけません。

しかし、どのように予約すればいいのかわからないという方もいるのではないでしょうか。

そこで本記事では、イベント会場を予約する際のチェック項目やイベント会場の予約方法・予約する際の注意点を解説します。

 

 

イベント会場を予約する際のチェック項目

イベント会場を予約する際には、以下5つの項目をチェックしましょう。

一つずつ解説します。

 

立地は良好か

1つ目は、立地です。

駅からイベント会場までの距離が遠い場合、それだけで参加者の負担となり、集客に大きな影響を与える可能性があります。

また、イベント会場がわかりにくい場所にあると、当日は案内するスタッフを配置しなければいけません。

そのため、良好な立地にある場所をイベント会場に選ぶようにしましょう。

 

必要な設備や機材は完備されているか

2つ目は、設備や機材です。

イベントを開催する上で、一般的には以下のような設備や機材が必要になります。

このような設備や機材が完備されていない場合、自分たちで用意しなければいけません。これには非常に手間がかかるため、完備されているかどうかを必ず確かめましょう。

 

どれくらいの人数を収容できるか

3つ目は、収容人数です。

収容人数が少ない会場を選んでしまうと、予想以上の参加者を集客できた際に収容できない可能性があります。

そのため、収容人数にはなるべく余裕を持たせることが大切です。

ただし、あまりにも大きいイベント会場を選んでしまうと、集客できたとしても広すぎて盛り上がっていないように見える恐れがあるので、注意が必要です。

 

どのような会場ルールが設けられているか

4つ目は、会場ルールです。

「飲食できる場所があらかじめ決まっている」「特定の機材は使用できない」など、会場によってさまざまなルールが存在します。

会場のルールを破ってしまうと、罰金を科せられたり今後使用できなくなったりする恐れがあるので、必ずチェックしておきましょう。

 

料金はどれくらいかかかるか

5つ目は、料金です。

当然ですが、会場を予約する際には会場費がかかります。

会場費は、立地や収容人数・使用日などによって大きく異なります。

ピンキリですので、いくつかの会場を比較検討した上で慎重に決めましょう。

 

イベント会場の予約方法

イベント会場の予約方法は、以下5つのステップとなります。

順番に解説します。

 

1.イベントに適した会場を探す

まずはイベントに適した会場を探します。

前項でも説明した通り、会場を探す際には以下の項目を忘れずにチェックしましょう。

 

2.予約できるか問い合わせしてみる

イベントに適した会場を探したら、イベントの開催日に予約できるか問い合わせしてみましょう。

一般的な問い合わせ方法として、メールか電話のどちらかになります。

問い合わせ先については、公式サイトをチェックしてみましょう。

 

3.仮予約を行う

問い合わせしてみて予約が可能であれば、仮予約を行いましょう。

仮予約を行うことで、別の会場を安心して探せます。

ただし、会場によっては仮予約ができない場合もあるので、注意が必要です。

また、仮予約の期間が定められているケースもあるため、必ずチェックしておきましょう。

 

4.正式に申し込みする

仮予約を行って問題がなければ、正式に申し込みをします。

申し込みを行う前に、立地や収容人数・会場ルールなどに問題がないか、再度チェックしておきましょう。

実際に現地へ行って確かめてみるのもおすすめです。

 

5.入念に打ち合わせを行う

正式に申し込みが完了したら、入念に打ち合わせを行います。

イベント当日にトラブルが起こらないよう、少しでも不安な点があれば、現段階で解消しておきましょう。

 

イベント会場を予約する際の注意点

イベント会場を予約する際には、以下の2点に注意しましょう。

一つずつ解説します。

 

なるべく早めの段階で予約をする

イベントが成功するかどうかは、会場で決まるといっても過言ではないため、人気の会場は常に多くの企業が狙っています。

予約が取れないケースも珍しくないため、イベントに適した会場を見つけたら、なるべく早めの段階で予約するようにしましょう。

 

キャンセル料についても把握しておく

何かしらの都合によって、別の会場に急遽変更することになった場合、キャンセル料がかかることがあります。

キャンセル日によっては、利用料金の100％を支払わなければいけないケースもあるため、事前に確認しておきましょう。

 

イベントを成功させるために意識すべきポイント

イベントを成功させたいのであれば、以下の2点を意識しましょう。

順番に解説します。

 

集客に注力する

参加者にとってどれだけ有益なイベントを開催したとしても、集客ができていなければ思うような結果は得られないでしょう。

そのため、事前準備において集客に注力することが何よりも大切です。

Webサイトや自社のSNSを活用して情報を発信したり、SNS広告で告知したりするなど、集客する方法は数多くあります。

自分たちに合った方法で集客しましょう。

 

ターゲットを絞り込む

ターゲットを絞り込まずにイベントを開催してしまうと、集客できたとしても自社の商品やサービスにあまり興味を持ってもらえず、思うような効果に期待ができないイベントとなる可能性があります。

そのため、「どのようなユーザーにイベントへ参加してもらいたいのか」ターゲットを絞り込んだ上で開催するようにしましょう。

 

まとめ

本記事では、イベント会場を予約する際のチェック項目やイベント会場の予約方法・予約する際の注意点を解説しました。

イベント会場を予約する際には、立地や収容人数・会場ルールなどを必ずチェックし、なるべく早めの段階で予約したりキャンセル料についても把握しておいたりすることが重要です。

イベントを成功させたいのであれば、集客に注力してターゲットを絞り込むようにしましょう。

これからイベントを開催する上で、「知識や経験が乏しくて自分たちだけでイベントを開催できるか不安」という担当者もいるかもしれません。

 

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