【展示会】名刺交換を行う目的とは?タイミングやポイント・注意点などを解説!

公開日:2023.08.01  更新日:2023.08.06

展示会では名刺交換する場面がよく見受けられますが、なぜ名刺交換するのかあまり把握していない人も多いはずです。

また、どのようなタイミングで名刺交換を行えばいいのか疑問に感じている人もいるはずです。

そこで本記事では、展示会で名刺交換を行う目的やタイミング・意識すべきポイントなどについて解説します。

これから展示会への出店を検討している担当者は、ぜひ最後までご覧ください。

 

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展示会で名刺交換を行う目的について

展示会で名刺交換を行う目的は、見込み顧客の情報を獲得するためです。

企業が展示会に出展する理由として、商品やサービスの認知度を向上させたり見込み顧客との交流を図ったりすることなどが挙げられます。

しかし、最終的にはどのような企業であっても成約につなげることをゴールとしています。

成約につなげるためには、見込み顧客の情報を獲得して長期的に関係性を構築しなければいけません。

そのためにも、名刺交換を行う必要があるのです。

 

展示会で名刺交換を行うタイミングとは?

名刺にはさまざまな個人情報が記載されているので、安易に名刺交換を行いたくないという来場者も多いはずです。

そのため、名刺交換を行うにあたって、タイミングがとても重要になってきます。

一番ベストなタイミングは、自社の商品やサービスに対して興味関心を持たれた瞬間です。

その瞬間に自然な流れで名刺交換を行いましょう。

その結果、不快にさせることなく、逆に来場者に対して好印象を与えられます。

名刺交換を行った後も会話を続けることで、次回のアクションにもつながりやすくなります。

 

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展示会で名刺交換を行う際に意識すべきポイント

展示会で名刺交換を行う際に意識すべきポイントは以下の3つです。

  • 積極的に声をかける
  • 第一印象に気をつける
  • 出しやすい位置に名刺を準備しておく

順番に解説します。

 

積極的に声をかける

展示会では多くの来場者が集まります。

ただし、来場者から声をかけてくれることはほとんどありません。

1人でも多くの来場者と名刺交換を行いたいのであれば、自ら積極的に声をかけることを意識しましょう

最初はなかなか立ち止まってくれないこともありますが、諦めずに声をかけることが重要です。

 

第一印象に気をつける

先ほども説明したように、名刺にはさまざまな個人情報が記載されているため、安易に名刺交換を行いたくないという来場者がほとんどです。

名刺交換を行いたいのであれば、関係性をしっかり構築することが重要になります。

最初から警戒心を持たれないようにするためにも、第一印象を重視しましょう

特に第一印象において相手を判断する際には、見た目が半数を占めるので、身だしなみには十分に気をつけましょう。

 

出しやすい位置に名刺を準備しておく

会話が弾んで名刺を交換するタイミングが来たときに、名刺を持ち歩いておらずバックヤードに取りに行くなど、段取りの悪い様子を見せてしまうのは印象が良くありません。

必ず持ち歩いておき、常に出しやすい位置に名刺を準備しておきましょう

 

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交換してもらった名刺を効果的に活用するための方法

交換してもらった名刺を効果的に活用するための方法は以下の4つです。

  • 交換してもらった来場者の特徴を名刺にメモしておく
  • 優先順位をつける
  • データ化して保存する
  • 展示会終了後にアフターフォローを行う

一つずつ解説します。

 

交換してもらった来場者の特徴を名刺にメモしておく

展示会では、1日に数多くの来場者と名刺交換を行います。

そのため、時間が経過するにつれて会話の内容やどのような人物だったのか、思い出せなくなることも少なくありません。

そのような事態を防ぐためにも、名刺を受け取ったらすぐに来場者の特徴や話した内容をメモするようにしましょう

メモしておくことで、再会した際にすぐ思い出せます。

 

優先順位をつける

名刺交換を行った来場者のなかには、自社の商品やサービスに対して強い興味関心を持ったという人もいれば、そうでない人もいます。

自社の商品やサービスに対してあまり興味関心がない来場者に、展示会後のアプローチを積極的に行ったとしても、成約につながる可能性は低いです。

効率的に成約につなげたいのであれば、名刺交換を行った来場者に対して、その後の対応の優先順位をつけるようにしましょう

 

データ化して保存する

受け取った名刺はデータ化して保存しましょう。

データ化して保存することで社内でスムーズな情報共有が行えるようになり、一括でメール配信ができたりクロスセルを促進したりすることが可能となります

ただし、名刺に記載されている内容は個人情報ですので、取り扱いには十分に気をつけましょう。

 

展示会終了後にアフターフォローを行う

名刺交換は、あくまでも成約につなげるための第一歩でしかありません。

そのため、展示会終了後は優先度の高い来場者から中心に、お礼のメールを配信したりアポを取ったりするなど、アフターフォローを必ず行うようにしましょう。

 

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名刺交換を行う際の注意点

名刺交換を行う際には、以下の2点に注意しましょう。

  • 強引には行わない
  • 1人の来場者に時間をかけすぎない

順番に解説します。

 

強引には行わない

1人でも多くの来場者と名刺交換を行うために、積極的に話しかけることが重要です。

ただし、来場者の進路を妨げて一方的に話したり、興味関心がなさそうな来場者に対しても無理に引き留めたりする行為はNGです。

強引に名刺交換を行おうとした結果、自社のブランディングを低下させることにつながってしまうので、十分に気をつけましょう。

 

1人の来場者に時間をかけすぎない

数多くの来場者がいるのにもかかわらず、1人の来場者に時間をかけすぎてしまうと、思ったよりも名刺交換ができず、大きな機会損失につながる恐れがあります。

展示会では時間が限られているので、なるべく多くの来場者と名刺交換を行いたいのであれば、1人の来場者に対してあまり時間をかけすぎないようにしましょう

会話をしながら、自社の商品やサービスに対して興味関心があるのかどうかを短時間で見極めることが重要です。

 

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まとめ

本記事では、展示会で名刺交換を行う目的やタイミング・意識すべきポイントなどについて解説しました。

展示会における名刺交換は、成約につなげるためのきっかけ作りとして欠かせません。名刺交換を行う際には積極的に声をかけたり、第一印象に気をつけたりすることを意識しましょう。

また、交換してもらった名刺を効果的に活用したいのであれば、優先順位をつけたりデータ化して保存したりすることが重要です。

本記事を参考に、展示会では効率的かつスムーズな名刺交換を行いましょう。

 

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