展示会後のお礼メールの作成方法やコツとは?例文を用いてわかりやすく解説!

公開日:2023.07.25

展示会は多くの来場者に自社の商品やサービスをアピールできる絶好の機会ですが、展示会はあくまでもユーザーとの交流を図る一つのきっかけに過ぎません。

最終的な目標である成約につなげるためには開催後のフォローが重要で、その代表格が「お礼メール」です。

では、どのようにお礼メールを作成し送付すればよいのでしょうか。

本記事では、展示会後のお礼メールの作成手順やコツ・実際に使える例文などについて紹介します。

 

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展示会後のお礼メールは必要不可欠

たとえ展示会で自社の商品やサービスについてアピールできたとしても、時間が経過するにつれて当日の記憶は次第に薄れてしまいます。

このとき、お礼メールを送ることによって、展示会での自社との交流を思い出すきっかけを作れます

丁寧な対応に対して好印象を抱いてもらえるという効果もあるでしょう。

結果的に、自社への印象がさらに強まるほか、商談などその後のアクションにつながる可能性を高めることにもつながります。

 

お礼メールに記載しておくべき項目

お礼メールに記載しておくべき項目は以下の通りです。

件名:メールのタイトルになる部分であり、なるべく興味を惹くような文面にすることが重要
宛名:メールを送る相手の会社名と名前を記載
差出人の名前:社名とメール作成者の名前を記載
挨拶:「先日は〇〇展示会にて、弊社のブースに興味を持っていただきありがとうございました」といった感謝を述べる文章から書き出すのが一般的
本文:展示会でお話しした内容を踏まえた上で文章を作成
結び:メールにおける終わりの挨拶を記載
署名:企業名や担当者の名前・連絡先を記載

上記の項目を踏まえた上でお礼メールを作成しましょう。

 

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展示会後におけるお礼メールの作成〜配信するまでの手順

展示会後におけるお礼メールの作成〜配信するまでの手順は以下の4ステップです。

  • リードのセグメントを行う
  • メールを作成する
  • メールを配信する
  • アフターフォローを行う

順番に解説します。

 

リードのセグメントを行う

お礼メールを作成するにあたって、まずはリードのセグメントを行います。セグメントとは、分類するという意味です。

展示会で交流した来場者全員が自社の商品やサービスに強い関心を持っているわけではありません。検討の度合いや予算状況などもさまざまです。

そこで、得た情報をもとにリードのセグメントを行い、分類に応じてお礼メールの内容を細かく調整しましょう

これによって各リードに適した内容のお礼メールを送ることができます。

 

メールを作成する

リードのセグメントを行ったら、実際にメールを作成します。前項で紹介した項目をもとに作成していきましょう。

メールを作成する際のコツについては、次項で詳しく解説します。

 

メールを配信する

メールの作成が完了したら、配信します。

配信する際には、送信先に間違いがないかを必ず確認しましょう

配信数が多い場合には、効率化のためにもツールやシステムの導入を検討してみるのもおすすめです。

 

アフターフォローを行う

メールを配信した後は、相手の反応に合わせて商談の日程を調整したり、質問に回答したりするなどのアフターフォローを行います。

徐々に関係を構築していきながら、成約につなげましょう。

 

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展示会後のお礼メールを作成する際のコツ

展示会後のお礼メールを作成する際には、以下4つのコツを意識しましょう。

  • なるべく時間を空けずに送る
  • 次回のアクションを促すように工夫する
  • 展示会当日の反応によってメールを使い分ける
  • 興味を惹くような件名にする

一つずつ解説します。

 

なるべく時間を空けずに送る

お礼メールは、なるべく展示会開催から時間を空けずに送るようにしましょう。

なぜなら、時間が経過するにつれて展示会の内容を忘れられてしまい、自社に対する興味が薄れる可能性が高いからです。

できれば24時間以内、遅くとも数日以内には送りましょう。

 

次回のアクションを促すように工夫する

お礼メールを送る最終目的は、自社の商品やサービスの成約につなげることです。

そのため、展示会における感謝の内容を綴った内容のメールを送るだけでは意味がありません。

ホワイトペーパーや資料などを添付して、商談につなげるといった次回のアクションを促すような工夫をしましょう。

 

展示会当日の反応によってメールを使い分ける

展示会当日にブースに立ち寄ってくれた来場者のなかには、なんとなく気になって話を聞いた人もいれば、強い関心を持ってくれた人もいるなど、さまざまです。

そのため、お礼メールを送る際には展示会当日の反応によってメールの文面を使い分けるようにしましょう。

あらかじめ文面を用意しておき、特に強い興味を持っていた顧客には個別のメッセージを加えるなどの工夫をしてみてもよいでしょう。

 

興味を惹くような件名にする

展示会当日に反応がよかった相手に対してお礼メールを送ったとしても、読まれなければ意味がありません。

ほかのメールに埋もれないようにするためにも、興味を惹くような件名にしましょう。

例えば「期間限定で〇〇プレゼント中」「今なら〇〇%割引」など、顧客にとって有益な情報を盛り込むのは一つの手です。

 

展示会の成功事例はこちら

【例文】展示会後に実際に使えるお礼メール

最後に、お礼メールの例文をご紹介します。顧客の確度が低い場合と高い場合の内容をそれぞれ紹介しますので、お礼メールを作成する際の参考にしてみてください。

確度が低い場合

件名:【〇〇展示会】△△ブースにご来場いただきありがとうございました

 

〇〇〇〇株式会社
〇〇部 〇〇様

 

株式会社△△の△△と申します。

先日はお忙しい中、〇〇展示会の弊社ブースにお立ち寄り下さり、誠に有難うございました。

ブースでは、〇〇様に⬜︎⬜︎⬜︎の現行モデルの特徴や性能などについてご説明させていただきましたが、ご参考になりましたでしょうか。

下記にそれぞれのモデルの特徴をまとめた資料をご用意させていただきましたので、ご都合の良いときにご覧いただければ幸いです。

 

現行モデル商品説明:https:// XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX
次期モデル商品説明:https:// XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX

 

ご不明な点などございましたら、本メールにご返信いただけますと幸いです。

今後とも、よろしくお願いいたします。

 

<署名>

 

確度が高い場合

件名:【〇〇展示会】△△ブースにご来場いただきありがとうございました

 

〇〇〇〇株式会社
〇〇部 〇〇様

 

株式会社△△の△△と申します。

先日はお忙しい中、〇〇展示会の弊社ブースにお立ち寄り下さり、誠に有難うございました。

 

ブースでは、〇〇様に⬜︎⬜︎⬜︎の現行モデルの特徴や性能などについてご説明させていただきましたが、ご参考になりましたでしょうか。

ブースでの説明ではお伝えしきれなかった点もあったかと存じますので、下記にそれぞれのモデルの特徴をまとめた資料をご用意させていただきました。

ご都合の良いときにご覧いただければ幸いです。

 

現行モデル商品説明:https:// XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX
次期モデル商品説明:https:// XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX

 

これらの商品について、もし可能であれば弊社の担当者から直接ご説明をさせて頂きたいのですが、ご予定はいかがでしょうか?

下記のリンクよりご予約いただくか、直接ご返信くださいませ。

 

商談予約:https:// XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX

 

ご返信、心よりお待ちしております。
今後とも、よろしくお願いいたします。

 

<署名>

 

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まとめ

本記事では、展示会後のお礼メールの作成手順やコツ・実際に使える例文などについて紹介しました。

お礼メールによって、成約数にも大きく影響します。なるべく時間を空けずに送ったり、興味を惹くような件名にしたりするなどを意識して、効果に期待ができるお礼メールを作成してみましょう。

 

自分たちだけで効果的なお礼メールを作成できるか不安ということであれば、弊社株式会社ニューズベースにお任せください。

株式会社ニューズベースでは、展示会主催者・出展者サポートを提供しており、事前準備や当日の運営だけでなく、お礼メールの作成・送付も委託できます。

展示会におけるブースデザインの作成や備品準備、来場者対応など、さまざまな業務に対応しています。

興味のある方は以下のバナーから詳細をご覧いただき「サービス対応範囲」をチェックしてみてください。

これまで数多くの実績があり、展示会に精通したプロが担当しますので、まずはお気軽にご相談ください。

 

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