【担当者必見】展示会の出展に必須な備品とは？一覧で紹介！

展示会に出展する場合、さまざまな備品の準備が必要になります。

しかし、展示会の出展経験が少ない場合、具体的にどのような備品を準備する必要があるのかわかりづらいのではないでしょうか。

そこで本記事では、展示会出展サポートを多数行ってきた弊社のノウハウをもとに、展示会の出展に必要な備品について紹介します。

必須の備品だけでなく、あると便利な備品も紹介しますので、ぜひ最後までご覧ください。

 

ニューズベースでは展示会のサポートを行っています

具体的な備品を紹介する前に、弊社株式会社ニューズベースが作成した便利な資料についてご紹介します。

弊社では「展示会で具体的にどのような備品が必要なのか」気になる方に向けて、《展示会出展》備品チェックリストを配布しています。

 

展示会の出展に向けて必要な備品を抜け漏れなく準備できるため、展示会出展の担当になった方や、展示会出展を検討している方は、ぜひ《展示会出展》備品チェックリストをダウンロードしてみてください。

 

《展示会出展》備品チェックリスト

 

また、より自社の事情に合わせたサポートが必要とお考えの場合は、弊社の展示会主催者・出展者サポートをぜひご利用ください。

展示会主催者・出展者サポートでは、展示会における事前準備から当日の運営・展示会終了後のアフターサポートまで、トータルで対応しています。

実際に依頼をするかどうか決まっていなくても構いませんので、まずはお気軽にご相談ください。

 

展示会の出展に必須な備品を一覧で紹介

展示会の出展に必須な備品は、以下の通りです。

順番に解説します。

 

運営マニュアル

展示会における運営マニュアルとは、ブースのオペレーションや質問に対する回答などをまとめたマニュアルのことを指します。

運営マニュアルの有無によって、当日の準備や来場者対応の質が大きく変わります。

見込み顧客の獲得に影響する部分となるため、マニュアルは必ず作成するようにしましょう。

 

スタッフのシフト表

スタッフのシフト表があることで、それぞれがどの役割を担っているのかが明確となり、休憩時間も瞬時に把握できます。

スタッフ全体の動きについてわかりやすくなり、連携が取りやすくなるでしょう。

 

さまざまな什器

展示会へ出展し、自社ブースを設営するためにはさまざまな什器が必要です。一般的には、展示会主催者や協力会社またはイベント系のレンタル会社などからレンタルします。

例えば、ブース設営でレンタルする什器には以下のようなものがあります。

他にも、ブース設営に必要なものがあればレンタルできるかどうかを事前に確認しましょう。

また、人気のある什器については他の出展者たちにレンタルされてしまい、在庫がなくなってしまうこともあります。

そのため、自社では用意できないが設営で必ず使うような什器は早めに確保しておくことが大切です。

 

メモ帳・付箋

展示会当日は、スタッフ間で情報共有をすることが多々あります。

口頭の場合、来場者対応に追われていてなかなか情報共有ができなかったり、時間の経過に伴い共有した内容を忘れたりする恐れがあります。

そのような事態を防ぐためにも、メモ帳・付箋は必ず用意しておきましょう。

 

ボールペン

メモ帳や付箋で情報共有したり、連絡先を書いたりする際にはボールペンが必須となります。

紛失することもあるため、1本だけでなく2〜3本は用意しておきましょう。

 

パンフレット・ノベルティ

展示会当日は、一人でも多くの来場者が自社ブースに興味関心を持ってもらうためにも、パンフレット・ノベルティを配る企業がほとんどです。

そのため、展示会に出展する上で、パンフレット・ノベルティは忘れずに用意しましょう。

「途中で足りなくなってしまった」という事態を避けるためにも、多めに作成しておくのがおすすめです。

 

名刺サイズのカード

名刺交換を行う際に、名刺を切らしてしまったり、来場者側が名刺を持っていなかったりする場合があります。

その際に名刺サイズのカードがあれば、連絡先を書いて渡す、もしくは来場者に書いてもらうだけで名刺代わりとなるのでおすすめです。

ただし当然ながら出展者側は十分な数の名刺を用意しておき、展示会に備えましょう。

 

アンケート

アンケートは、展示会出展の効果測定を行うために必要なものです。展示会に出展する際には必ず準備しておきましょう。

アンケートを配布すれば、商品・サービスを案内するだけでなく、ブースに訪れた人の客観的な感想が分かります。ブースへの感想は、次回以降の展示会に向けた改善点を探すのに大切な情報です。

また、アンケートによって見込み顧客の課題やニーズも把握できます。その場で商談につながらなかったとしても、中長期的な商談へとつなげることができるでしょう。

前述したボールペンは、アンケートの記載にも使用しますので、それを踏まえて用意しておきましょう。

 

展示会の出展であると便利な備品を一覧で紹介

展示会の出展時にあると便利な備品は、以下の通りです。

一つずつ解説します。

 

名刺ファイル

展示会当日は、多くの来場者と名刺を交換することが予想されます。

名刺を受け取った際に十分な管理ができていないと紛失リスクがあるため、名刺ファイルを準備しておきましょう。

 

名刺受け箱

名刺受け箱は、スタッフがいないタイミングなどにブースへ訪れた人が、名刺を入れられるようにするための箱です。

名刺を入れるという行為は「後日連絡してほしい」「◯◯社の者がブースへ訪れました」といったことの意思表示です。そのため、名刺受け箱を利用する人は見込み度の高い人の可能性が高いです。

そのため、名刺受け箱は必ず用意しておくことをおすすめします。

また、名刺受け箱を設置する際には、「お時間がない方やスタッフが空いていない場合には、こちらに名刺をお入れください。後日連絡いたします」といったメモを添えておきましょう。

こうすることで、来場者が迷うことなく名刺を入れやすくなりますし、丁寧な対応から信頼感を与えやすくなります。

 

置き時計

ストックルームには、置き時計を用意しておきましょう。

置き時計を用意しておくことで、シフトを引き継いだり現在の時刻を把握したりする際に、迅速に確認できて便利です。

 

セロハンテープ

展示会当日は、ブースの掲示物やパネルを修正・設置したり、メモを貼り出したりすることがあります。

そのような際に、セロハンテープがあれば迅速に対応することが可能なため、準備しておきましょう。

セロハンテープだけでなく、ガムテープや養生テープを準備しておくのもおすすめです。

 

鍵付きロッカー

可能であれば、ストックルームには鍵付きロッカーを用意しておきましょう。

鍵付きロッカーがあれば、来場者の名刺や個人情報を安全に管理することが可能です。

ただし、注意点として「誰が鍵を保有しておくのか」「何を保管するのか」など、ルールは事前に決めておきましょう。

 

クリップ・輪ゴム

クリップや輪ゴムがあれば、容易に資料や名刺をまとめられます。

来場者に手渡す資料をクリップでまとめたり、受け取った名刺などを確実にまとめておくために便利です。

 

ハサミ・カッター

展示会当日は、ブースの掲示物やパネルを修正・設置することがあります。

その際に、ハサミやカッターを使用することが予想されるため、用意しておきましょう。

 

ゴミ袋

展示会には共用のゴミ箱がありますが、ブースから離れている場合、わざわざ持っていくのが手間だと感じる方もいるはずです。

そのため、ゴミ袋を用意しておくのがおすすめです。

展示会終了後の片付けにも活用できるよう、なるべく大きめのゴミ袋を用意しましょう。

 

簡易プリンタ

途中で資料やチラシが足りなくなるという、想定外の事態が起こるケースも珍しくありません。

そのような事態に備えて簡易プリンタを用意しておくことで、迅速に対応できます。

簡易プリンタを用意する際には、併せてインクとコピー用紙も十分な数を準備しましょう。

 

延長コード

出展ブースのさまざまな機器の使用で、意外と必要になるのが延長コードです。

ブースはスペースが限られていますが、設営時にコードを取り回していたら長さが足りないということはよくあるものです。そうした不測の事態に備え、延長コードは多めに用意しておくと良いでしょう。

また、当初の計画にはなかったものの、設営中に新たに設置した方が良い機器が判明することもあります。

ブースごとに使えるコンセントには決まりがありますので、急に機器が増えると困ることもあるでしょう。そうした事態に備え、タップも多めに用意しておくと安心です。

 

モバイルWi-FiやLANケーブル

展示会に出展する際には、会場の通信環境を事前に確認することも大切です。

例えば、無線LAN・有線LANどちらなのか、有線であればLANケーブルはレンタルできるのかといったことです。

当然、有線LANでケーブルをブースごとに用意しなければならない場合は、LANケーブルを事前に準備しましょう。

また、会場が無線LAN環境であったとしても、出展数が多いと回線が混雑してインターネット接続が不安定になる可能性があります。

安定した通信を行うために、自社ブース用としてモバイルWi-Fiを用意しておくのがおすすめです。

 

ホワイトボード

展示会に出展する際には、ホワイトボードもあると便利です。

例えば商談の際、口頭の説明だけでは伝わりにくいことがあります。そのような場合に小型のホワイトボードがあれば、説明のポイントや図解などをそこに記しながら、より分かりやすく説明できるようになります。

また、バックヤードに設置して、スタッフ間の情報伝達の掲示にも活用できます。展示会当日は忙しく動くことになりますので、口頭だけではスタッフ全員に伝達事項が伝わらないことがあります。ホワイトボードに重要な事項を記しておけば、スタッフ全員に周知しやすくなります。

 

モバイルWi-Fi

展示会場の多くでは出展者が利用できるWi-Fiが用意されていますが、利用者が多いため通信が不安定になったり電波が悪かったりすることがあります。

そのため、自社ブース用にモバイルWi-Fiを用意しておくのがおすすめです。

モバイルWi-Fiは1日単位でのレンタルが可能で、数百円で借りられるため、そこまでコストをかけずに用意できます。

ただし建物や障害物の影響で、用意したモバイルWi-Fiの電波が自社のブースの場所において不安定である可能性もあります。

そのため、モバイルWi-Fiさえあれば確実に電波があると過信せず、オフラインの状態でも展示や説明が行えるように備えておくことも重要です。

 

掃除用具

展示会当日は多くの方が来場するため、埃やごみがブース内に溜まることがあります。

そのため、最低限で構いませんので、ほうきやちりとりなどの掃除用具を用意しておきましょう。

 

展示会の準備をスムーズに進めるために

展示会出展を成功させるには、当日までに計画的に事前準備を進めることが大切です。

特に、ブース設営のために準備する備品は多岐にわたります。本記事を参考に出展内容に合わせて準備を進めていきましょう。

 

とはいえ、展示会への出展経験がないまたは浅い場合、準備するものを迷ってしまうかもしれません。

そんなときは、冒頭でもご紹介した「《展示会出展》備品チェックリスト」や「《展示会出展》工程管理表」をご活用ください。

 

「《展示会出展》備品チェックリスト」では、これまで弊社が展示会出展をサポートしてきたノウハウを生かして、必要な備品をリスト化しています。

実務で活用できるよう、

といった工夫も凝らしています。事前準備から持ち込みの方法まで詳しくまとめていますので、ぜひご活用ください。

《展示会出展》備品チェックリスト

 

また、「《展示会出展》工程管理表」では、展示会出展までの工程を詳しくまとめており、活用することでスケジュールやタスクを確認しながら進めやすくなります。

「初めて展示会へ出展する」「何をすれば良いのか分からない」といったご担当者の方は、ぜひご活用ください。

《展示会出展》工程管理表

 

展示会の出展ならニューズベースにお任せください

展示会に出展するにあたって、「出展経験が乏しく、自分たちだけで成功できるか不安」という方もいるはずです。

そのような場合には、株式会社ニューズベースにお任せください。

株式会社ニューズベースでは、展示会主催者・出展者サポートを提供しており、展示会における事前準備から当日の運営・展示会終了後のアフターサポートまで、トータルで対応しています。

これまで人材業界やウェディング業界・メーカーなど、さまざまなジャンルの展示会をサポートしてきており、年間400案件以上の運営実績があるため、安心して依頼いただけます。

無料見積もりを行っておりますので、まずはお気軽にご相談ください。

 

まとめ

本記事では、展示会の出展に必要な備品について紹介しました。

展示会に出展するにあたって、数々の備品が必要となりますので、本記事を参考に抜け漏れがないよう注意しましょう。

 

展示会を成功させたいのであれば、株式会社ニューズベースが提供している《展示会出展》備品チェックリストのダウンロードと、展示会主催者・出展者サポートの活用を検討してみてください。

 

《展示会出展》備品チェックリスト