何が正解？社内懇親会で利用したタクシー代の勘定項目について解説！

公開日：2020.04.28

歓迎会や忘年会など、さまざまな理由で開催される社内懇親会。社内懇親会は、社員が親睦を深めるために開催するとても大切な催しの1つと言えるのではないでしょうか。

そのような社内懇親会を開催する場合に利用したタクシー代は経費処理する際にどのような勘定科目として計上するのが正しいのでしょうか。

社内懇親会でタクシー代を経費として計上する場合、支出の方法によって適切な勘定科目は異なります。

今回は、社内懇親会で利用したタクシー代について、立場や状況に応じてどの勘定科目で計上すれば良いのかについてまとめます。

1.タクシー代の勘定項目は利用目的によって異なる！

一般的には旅費交通費として処理される場合が多いタクシー代ですが、社内懇親会で利用したタクシー代を経費処理する場合は、タクシー代が参加者の立ち位置や利用目的によって異なる勘定科目に分ける必要があります。

まず自社の社員に対して支給する場合、社員が社内懇親会を開催するにあたって会場下見などの準備で利用する場合、一般的に旅費交通費として計上します。

また社内懇親会を外部会場のホテルなどで行う場合、参加社員が会場に向かう時にタクシーを利用する場合、そのタクシー代は福利厚生費として計上します。

ただし社内懇親会にかかる他の経費を接待交際費などで計上している場合については、タクシー代についてもまとめて接待交際費として計上する必要があります。

社内懇親会にゲストとして社外の人物を招く際には、お車代としてタクシー利用分の費用をゲストに支払う場合があります。その際にかかる費用については、旅費交通費として処理することは基本できません。この場合は接待交際費として経費処理するのが適当です。

ただし実費を後日精算する金額書き込み式のタクシーチケットなどを渡した場合については、旅費交通費として処理することも可能です。

また社内懇親会ですが、外部の来場者も招く場合で、そこで何かしらの販促イベントなどを一緒に行うような場合については、その販促に絡む経費処理の一部として販売促進費として計上することが可能な場合もあります。

社内懇親会について、状況に応じてタクシー代がどの勘定科目に振り分けるのが適切なのかについて、以下に具体的な事例を交えて説明します。

ある会社が忘年会を開くことにしました。

今年は業績も過去最高益となる非常に素晴らしい年度だったこともあり、社長が都内の有名ホテルを借り切って全社員参加による忘年会を開催することにしました。

忘年会の開催にあたり、各部署から人選した運営チームを結成して事前に忘年会の会場選び、イベント開催などの下準備をすることになりました。

その際に、会場の下見として社員が東京都内の会場を巡る際にタクシーを利用した場合に発生したタクシー代については旅費交通費として処理することになります。

当日は、全社員が業務終了後にタクシーに乗ってホテル会場に向かうことになりました。

その際に支出する社員が会場まで向かう際のタクシー代は福利厚生費として処理します。

なお営業に出ていた社員が、営業現場から直接懇親会の会場までタクシーで来る場合、そのタクシー代については業務終了後の帰社にかかる費用も含まれるとして旅費交通費として処理することも可能です。

ホテル会場で開催する盛大な忘年会には、会社の新製品のデザインを担当してくれたデザイナーをゲストとして呼んでいました。

同人に会場まで来てもらうためのタクシー代をお車代として渡しましたが、これは接待交際費として処理します。

なお、この際に事前に実費を後日精算する金額書き込み式のタクシーチケットなどを渡していた場合については、旅費交通費として処理することも可能です。

また会場を盛り上げるために芸能人をゲストで呼びトークショーを開催しました。

その際に芸能人が会場まで来るためのタクシー代はイベント費用の中に全て含まれているので、イベント開催に絡む福利厚生費もしくは接待交際費として処理することになります。

以上のように、同じタクシー代を支出する場合においても、誰がどのような立場でいずれの用途で支出するかによって計上するべき勘定科目は違うということがわかります。

今回は社内懇親会でタクシー利用した際のタクシー代金について、利用状況によって勘定科目が変わるという説明をしてきました。

自社の社員であっても、社内懇親会の開催準備の際にタクシー利用するのか、実際に当日の社内懇親会で会場に向かうためにタクシーを利用するのか、その他状況によって適切な勘定科目があることは理解いただけたと思います。

社員がタクシーを利用したというだけで安易に旅費交通費に計上するようなことはせずに、それぞれの状況に合わせて適切な経費計上をするようにしましょう。