セミナー運営をアウトソーシングした方がよい最大の理由とは

 

自社でセミナーの企画や開催に携わっている担当者は、次のような悩みを持つことがあるでしょう。

「セミナーの準備に時間がかかってしまい、本業の仕事に取り掛かれない」

「質の高いセミナーを開催したいけど、ノウハウやリソースが足りない」

 

これらの悩みを解決するには運営会社にアウトソーシングするのがオススメです。実績のある運営会社に委託することで、リソースや業務時間の不足を解消できます。

本記事では会社でこれからセミナーを開催する担当者に向けて、アウトソーシングすべき理由や流れ、チェックポイントについてお伝えします。

 

1.セミナーのアウトソーシングをした方がよい理由

 

「予算が厳しいからアウトソーシングするのは厳しい」と考える担当者は少なからずいます。確かに運営会社に委託するにはコストがかかるため、アウトソーシングを選ぶことは簡単ではありません。

 

しかし、予算規模に応じてアウトソーシングする範囲を担当者が選ぶことは可能です。また、セミナーの運営をアウトソーシングすることで、次のような3つのメリットもあります。

 

1. 必要なリソースを削減
2. セミナーをプロが改善
3. 課題点の解消

 

それぞれのメリットについて詳しく解説します。

 

1.1.必要なリソースを削減

運営会社にセミナーをアウトソーシングすることで、人手や時間などの必要なリソースを削減できます。セミナーを運営するにはさまざまな仕事があり、リソースが足りないとトラブルになるものです。

事前準備では資料やマニュアルの準備、計画の策定、機材調達などの業務があります。もし人手が少ないと入念に準備することができず、セミナーを開催するのが難しくなることも。

また、多くの会社では人手不足を解消するために、営業やマーケティングの担当者が兼業するケースもあります。この場合ではノウハウが少なく、適切に運営できないリスクが大きいです。

人やノウハウなどを外部から流入することで、必要な社内リソースを減らせるメリットがあります。

 

1.2.セミナーをプロが改善

参加した人たちの満足度を高めるためには、目的にそってセミナーの内容を改善することが重要です。運営会社には経験やノウハウを持ったプロが多く在籍していて、計画や内容の調整を支援してくれます。

例えばプランニング業務を委託することで、目的とマッチしたコンテンツの企画を依頼することが可能です。セミナーのテーマからコンセプトやプログラム、内容を検討してくれます。

また、運営会社のディレクション業務により、コンテンツ制作やオペレーションなどの仕事を処理できます。スケジュール調整や必要書類の提出といった面倒な仕事を委託できるのもメリットです。

 

1.3.課題点の解消

運営会社では過去にイベントを開催した経験により、アウトソーシング先の課題点を解消できる場合があります。

例えばセミナーの参加者が集まらないとき、運営会社の工夫により集客率を上げることができます。開催するセミナーの内容や集客で悩んでいる担当者の方は運営会社に相談してみることがオススメです。

 

2.セミナー運営をアウトソーシングする流れ

 

セミナーの運営をアウトソーシングするには、なるべく早めに運営会社と相談しましょう。開催日の1年前から3ヶ月前までに相談することで、問題なく外部に委託できます。

 

相談によりアウトソーシングが決まったら、運営会社がセミナーの目標や手段を検討。開催日から2ヶ月前までに会場や内容が決定して、それから集客や登壇者対応に着手します。

 

1ヶ月前から開催前日までにお問い合わせやコンテンツ制作などを実施して、当日にはスタッフによりセミナーを運営。セミナー終了後のインサイドセールスやアンケートにも運営会社が対応します。

 

3.アウトソーシング会社を選ぶときのチェックポイント

 

アウトソーシング先を選ぶときのチェックポイントは次の3つです。

 

1. 実績や専門性があるか
2. 料金が適切であるか
3. 対応にスピード感があるか

 

それぞれのポイントについて簡単に説明します。

 

3.1.実績や専門性があるか

実力のある運営会社を見つけるには、会社の実績や専門性を確かめることが重要です。ホームページやパンフレットを確認することで、会社のセミナー実績をチェックできます。

もし同じ業界の企業が開催したセミナーを担当していれば、ノウハウだけでなく専門性にも期待できるもの。どのような会社のセミナーを運営したのか確認しておくことを勧めます。

 

3.2.料金が適切であるか

委託にかかる費用の金額や内訳を確認して、アウトソーシング先の料金が適切であるのかチェックすることも重要です。業務内容に見合った費用であるのか考慮することで、無駄なコストの支払いを防げます。

 

3.3.対応にスピード感があるか

相談やお問い合わせに対して素早い対応ができる会社であれば、参加者への質の高い応対に期待できます。セミナーの満足度を高めるために、運営会社のスピード感も見ておくことがオススメです。

 

4.まとめ

本記事ではセミナーの運営に悩みをもつ担当者に向けて、イベント運営会社にアウトソーシングすべき理由やチェックポイントを紹介しました。運営会社に依頼することで、リソース不足やトラブルを解消できます。

参加者や企業にとってより良いセミナーを開催するために、アウトソーシングを検討していただけると幸いです。興味のある方はお気軽にご相談ください。