参加者に気持ちよくイベントに参加してもらうため、必要なこととは何でしょう。

イベントの中身を充実させることはもちろんですが、意外と見られているのが受付での対応です。

受付はイベントの顔ともいわれるほど、受付の対応次第でイベント全体の印象が良いものにも悪いものにもなり得ます。しかしイベント当日は非常に慌ただしく、受付対応が疎かになってしまうことも多いのが現実です。

改めて参加者が気持ちよく過ごせるための、イベントの受付マナーについて確認していきましょう。

1.イベントの受付時に意識すべきポイント

受付の仕事は名簿のチェックや集金、イベントによってはアンケートの記入や資料の配布などがあります。文字にしてみると単純なものですが、意外とイレギュラーな対応が発生することも多く、受付の仕事は奥深いものです。

受付での業務は事前にシステム化しておき、複数人で対応する場合は役割分担をあらかじめ決めておきましょう。こちらの準備不足により、参加者を長時間待たせるようなことがあってはなりません。

また、大規模のイベントなどの場合、アルバイトを雇って受付をお願いすることも多くあります。その際はマニュアル作成や事前の打ち合わせをしっかりと行い、当日アルバイトだけでは対応できない事態があったら、すぐに報告・相談できる体勢を整えておきましょう。

2.挨拶のマナー

受付の印象を良くするためには、まずは気持ちの良い挨拶をすることが大切です。

挨拶は基本中の基本ではありますが、人数が多いイベントなどでは、挨拶も流れ作業の一つとなってしまいがちです。

「おはようございます」「こんにちは」「いらっしゃいませ」「ありがとうございます」など、挨拶をする際にはきちんと相手の顔を見ながら笑顔で行いましょう。

参加者一人一人としっかりと向き合い、心のこもった挨拶を心がけると、それだけで参加者の気持ちも和らぎ、気持ちよくイベントに参加してもらうことができます。

３.言葉遣いのマナー

イベントの受付をする際には、常に丁寧な言葉遣いを意識して、参加者に不快な印象を与えないように気をつけましょう。

ここで意外と忘れがちなのが、参加者に対してだけでなく、イベントのスタッフ同士の会話や言葉遣いにも気を配ることです。受付では非常に感じの良かったスタッフが、他のスタッフにキツイ言葉を投げかけているのを見てしまったり、その場にそぐわない私語をしていたりするのを見ると、参加者は不信感を抱いてしまいます。

普段は親しい間柄であっても、イベント中は私語を慎み、スタッフ同士の言葉遣いにまで注意を払いましょう。

4.身だしなみのマナー

イベントの内容にもよりますが、受付スタッフは基本的には清潔感のあるフォーマルな服装が望ましいです。

パーティーなどであれば華やかさを意識したり、ビジネス系のイベントであればピシッとしたスーツにしたりとその場に合わせた服装をすることを意識しましょう。

また服装だけでなく、髪型やメイクやアクセサリーも受付に適したものを選ぶことが大切です。あまり主張し過ぎない、控えめなものを選ぶと良いでしょう。

受付の場合は、書類の記入や物の受け渡しなどで手元を見られる機会も多いです。そのため爪先は綺麗に整えておくと好印象です。

女性の場合はネイルをしていても構いませんが、派手なものは避けて、ナチュラルな色味で整えられていると、手元まで美しく見せることができます。

多くの参加者と触れ合う機会の多い受付だからこそ、老若男女問わず好印象を持たれる身だしなみを意識しましょう。

5.名刺の取り扱いマナー

イベント受付では名刺を受け取る機会も多いです。

改めて受付で名刺を受け取る際のマナーについても確認しておきましょう。

・両手で受け取る

イベントの受付で名刺を受け取る際は、基本的にはこちらの名刺を渡すことはありません。

そのため、差し出された名刺は必ず両手で受け取るようにしましょう。その際、相手の顔を見ながら「頂戴します」「ありがとうございます」などと一言添えるとより好印象です。

・名刺は丁寧に扱う

いただいた名刺を机に置いて作業する時などにも丁寧に扱うよう気をつけましょう。

ビジネスシーンにおいてよく名刺は相手の顔と言われます。丁寧に受け取っても、その後乱雑に置かれている様子を見ると不快な印象を与えてしまうこともあるので、名刺の取り扱いには十分注意しましょう。

また参加者が多く、１枚１枚受け取る余裕がない場合は、名刺盆を用意しておくのも良いでしょう。

6.まとめ

本記事では、イベントの受付マナーについて解説いたしました。

受付はイベントの顔であり、参加者のイベントに対する第一印象を決める大事な役割を持っています。基本的には、ビジネスマナーを守れていれば問題はありませんが、多くの人と接する仕事であるからこそ、相手に不快感を与えないよう最大限の注意を払うことが大切です。

改めて、挨拶・言葉遣い・身だしなみ・名刺のマナーについて再確認し、イベントの受付をする際の参考にしてみてくださいね。