セミナー事務局の業務内容とは？代行を活用する効果も解説

セミナー運営は企画から事前準備、当日・アフターフォローなどさまざまな業務があります。セミナーを成功させるためには、膨大な量の業務をスムーズにこなしつつ入念に準備することが求められます。

しかし、自社の通常業務もありますので、社員にとっては大きな負担となることでしょう。どちらも疎かになってしまって、結果的にセミナーが失敗に終わることもあり得ます。

また、「セミナー事務局の業務内容は何がある？」「運営業務の効率を高めるにはどうすべき？」と疑問を持っている方も多いのではないでしょうか。

そこで今回は、セミナー運営における事務局の業務内容や、事務局運営のアウトソーシング化の効果について解説します。

セミナー運営にあたって必要な準備

セミナーを運営する際には、さまざまな準備が必要です。企画や集客・出演交渉などの事前準備だけでなく、当日運営や事後フォローなども行わなければいけません。具体的にどのような準備が必要となるのか、以下にて解説します。

企画や事前準備

セミナー開始の3ヶ月前くらいから事前準備は始まります。まず、セミナー開催の目的や目標を設定しましょう。

例えば、セミナー開催の目的は「自社の新商品を知ってもらうこと」、目標は「資料請求50人」といった形で設定します。

目的は抽象的でかまいませんが、目標は具体的に数値化しましょう。そのうえで、この目的・目標を達成するためにはどのような企画にすべきか、どれくらいの予算が必要なのか検討します。

続いて、登壇者への出演交渉・会場選定と予約・協力会社との交渉・集客方法の決定といったセミナーの根幹となる部分のピースを埋める事前準備を進めていきます。

この事前準備を進める中で、企画の詳細を煮詰めます。

セミナー開始2ヶ月前くらいを目安により具体的に準備を進め、1ヶ月前くらいから各媒体への告知やプレゼンの制作、問い合わせ対応など細かな部分の準備をしていきます。

セミナー当日の流れ

・会場オペレーションチェック

機材の確認やセッティング、スタッフ同士の当日打ち合わせやリハーサルを綿密に行います。

・ゲストへの対応

登壇者や司会者への対応はもちろん、流れについての確認を行います。必要があれば、リハーサルも実施します。当日の交通事情により到着が遅れる場合もありますので、その対応も行います。

・来場者への対応やノベルティなどの配布

セミナー参加者への受付対応をします。事前申込を受け付けているのであれば、申込者リストと照合しながら受付を行います。受付後、混乱がないように誘導も実施します。ノベルティなどの配布物がある場合は、受付時に忘れずに配布します。

・会場案内

セミナー会場が分かりにくい位置にある場合、最寄り駅から距離がある場合などは、道の途中に案内スタッフを配置します。また、会場が広い場合は、会場内の案内も行います。

・全体のディレクション

セミナー当日のディレクションを行うスタッフを配置し、全体の進行管理を行います。問題発生時や疑問が生じた際にはディレクション担当者に報告して、必要があれば調整などを行います。

開催後のアフターフォロー業務

セミナー終了後は、参加者からアンケートを回収してその集計を行います。

セミナーの目的・目標にもよりますが、セミナーは販促の中継地点として、アフターフォローにより成約（ゴール）を目指すのが一般的です。成約へと結びつけるためには、参加者へのお礼メールを即日または翌日までに送付しましょう。特に関心度が高い参加者に対しては、営業電話をかけるなど積極的にアプローチするのも効果的です。

また、欠席者にもフォローメールを送るようにしましょう。何らかの理由で欠席してしまった人に対して「またの機会にお越しください」といった内容のメールを送っておけば、欠席者を次回のセミナーにつなげやすくなるためです。