セミナーやイベントにおける会場の選び方とは？下見で注意すべきポイントを解説！

セミナーやイベントを開催する上で重要なのが会場選定です。会場が良くないと、参加者が集まらないので、会場選びに頭を抱える担当者も少なくありません。

そこで本記事では、セミナーやイベントの開催における会場の選び方や注意すべきポイントなどについて解説します。これからセミナーやイベントの開催を検討している担当者はぜひ最後までご覧ください。

 

セミナーやイベントにおける会場選びは非常に重要！

セミナーやイベントを開催する上で、会場選びは非常に重要です。

参加者によっては、会場の場所で参加の有無を判断することも少なくありません。開催されるセミナーやイベントがどんなに気になる内容でも、最寄駅から会場までの距離が離れている場合、一気に参加者が減ってしまいます。

開催者側からすれば、予算の都合上どうしても立地が悪い場所で開催しなければいけないという事情があるかもしれませんが、参加者が集まらなければ意味がありません。そのため、会場を選ぶ際には参加者がなるべくアクセスしやすい場所で開催することを心がけましょう。

 

会場選びや下見で起きるよくあるトラブル

会場選びや下見をする際によく起きるトラブルは以下の4つです。

順番に解説します。

遅刻者続出！？会場が分かりにくい

遠方から参加者を想定して、大きな駅から近い会場を選定。

これなら交通の便が良く、参加者にとっても良かったと安心していたが、当日会場に行ってみると道が分かりにくいことが判明。その上、会場内の構造も複雑で備え付けの館内図も見づらい…。慌てて駅から会場までの道や会場内に案内係を配置したものの、人手が足りず不十分な状態に。

迷ってしまい遅刻する参加者が続出してしまい、せっかくのセミナーが台無しになってしまいました。

せっかくの資料が全く見えない…

プロジェクターを使うセミナーの当日、資料を映したもののスクリーンのサイズが小さすぎて、後ろの席からは良く見えない。または柱や会場の構造上、特定の位置からスクリーンが見え難い、もしくは全く見えない。

参加者は資料が見えないため、肝心のセミナー内容の理解ができませんでした。
資料を作った登壇者の努力になってしまいました。

トイレに長蛇の列。スケジュールが押してしまう

セミナー参加者数に対して、トイレが少なすぎて休憩時間のたびに長蛇の列が。休憩時間終了後までに、参加者のトイレが終わらず休憩時間が伸びて、スケジュールがかなり押してしまいました。スケジュールが大幅にずれて、会場にも参加者にも迷惑をかけてしまい、苦言をもらってしまいました。

パーティーの準備でパニック

セミナー終了後に、会場で立食パーティーを企画。一度別の場所に待機してもらい、椅子や机を移動して準備する手はずでしたが、導線が上手く確保できず大混乱。時間がかかりすぎて、パーティーが始まるころには、参加者はすっかり待ちくたびれていました。

 

会場選びや下見で必ず確認したい8つの項目

会場選びや下見をする際には、以下の8つの項目を必ず確認しましょう。

順番に解説します。

駅や宿泊場所からの距離

先ほども述べた通り、参加者はセミナーやイベントなどの内容のほかに「どれだけアクセスが良い場所で開催されるのか」を重要視します。

立地が悪い、わかりづらい場所で開催してしまうと、参加者が道に迷ってしまい、予定の時間に間に合わなくなるなんてことも珍しくありません。参加者のなかには、遠方からわざわざ参加するという人もいるので、なるべく駅や宿泊場所から近い会場を選びましょう。

延長できる時間

人気の会場でセミナーやイベントを開催する場合、自分たち以外のスケジュールがぎっしりと詰まっているケースがほとんどです。時間内に終わらせることができなければ、強制的に終了させられることもあります。そのため、事前に延長できる時間があるかどうかを確認しておきましょう。

もし延長するのが難しい場合には、万が一に備えてあらかじめ時間を長めに確保するのがおすすめです。

会場の転換にかかる時間

セミナーやイベントが終了した後、パーティーの開催を検討しているケースも少なくありません。その場合、会場を転換する必要があります。会場の規模にもよりますが、転換に1時間以上時間がかかることもあるので、あらかじめどれくらいの時間を要するのか、把握しておきましょう。

会場の広さ

会場の広さも会場選定する上で重要になってきます。小規模での開催を検討しているのであれば、会場が大きくても問題ありません。しかし、数百人以上でのセミナーやイベントの開催を検討しているのにもかかわらず、会場が小さいと、参加者全員が入場できないという事態に陥ってしまう可能性があります。

そのため、どれくらいの参加者が集まるのか、ある程度想定した上で会場を決めましょう。

Wi-Fiの有無

セミナーやイベントでネットを使用するのであれば、Wi-Fiがあるかどうかも確認しましょう。

Wi-Fiがないと、自分たちで用意する必要があります。余計な費用がかかってしまうので、なるべくWi-Fiがある会場を選ぶのがおすすめです。また、Wi-Fiの速度やセキュリティもチェックしておくと安心です。

設備

ステージや音響・照明などの設備が充実しているかどうかも確かめておきましょう。

セミナーやイベントでは、参加者にどれだけ興味を持って話を聞いてもらえるかが重要です。そのためにも、演出にこだわる企業も数多くあります。設備が整っていないと、自分たちが思い描く演出を再現できないということにもつながってしまうので、注意しましょう。

会場のルール

会場によっては、「特定の場所に物を置いてはいけない」、「使用禁止の備品がある」など、独自のルールがあります。会場のルールに従わずにセミナーやイベントを開催してしまうと、規約違反として違約金が発生する恐れがあるので、注意が必要です。

セミナーやイベントを開催するにあたって、会場のルールに抵触していないかどうかを必ず確かめましょう。

トイレや喫煙所の数

トイレや喫煙所の数もチェックしましょう。特にトイレは数が少ないと混雑する原因となってしまい、休憩時間が終了しても参加者が戻らず、予定の時間を大幅に遅れる可能性があります。

参加者の不満も溜まり、セミナーやイベントの評価が下がる恐れがあるので、想定している参加人数に比べて明らかに数が少ない場合には、別の会場を検討しましょう。

 

会場選びや下見をする上でのポイント

会場選びや下見をする上でのポイントは、以下の2つです。

一つずつ解説します。

1人ではなく複数人で確認する

1人で会場選びや下見をすると、「アクセスが悪い」、「設備が整えられていない」など、重要な欠点を見落としてしまう可能性があります。その結果、満足のいくセミナーやイベントを開催できないという事態に陥ってしまうので、1人ではなく、必ず複数人で確認しましょう。

どうしても1人で確認しなければいけない場合には、写真や動画で会場を記録し、別の日に担当者同士で話し合うのがおすすめです。

コロナ対策が可能かどうかを確認する

現在も新型コロナが蔓延しているので、コロナ対策が可能かどうかも会場選びや下見をする上で重要です。

コロナ対策がしっかりできていないと、主催している企業に不信感を覚える参加者も少なくありません。そのため、「体温を測定できる機械が会場の入り口に設置できるのか」、「参加者同士が密にならないように十分なスペースが確保できるのか」など、確認しておきましょう。

 

まとめ

本記事では、セミナーやイベントの開催における会場の選び方や注意すべきポイントなどについて解説しました。

セミナーやイベントの内容がよくても、会場に行くまでのアクセスが悪かったり設備が整っていなかったりすると、参加者が集まらない要因にもなります。参加者を1人でも増やすためにも、本記事を参考にチェックすべき項目を把握した上で会場を選びましょう。

株式会社ニューズベースでは、セミナーやイベントなどの運営をサポートしています。

会場の選定から当日の運営までトータルで依頼できるので、「リソース不足で困っている」、「経験不足でセミナーやイベントを開催するのが不安」という担当者はお気軽にご相談ください。