入社式を運営する上で担当者が準備すべきことや成功させるためのポイントを紹介！

新入社員にとって、思い出に残るイベントの一つに「入社式」が挙げられます。

入社式がいい思い出になるかどうかは、担当者の腕次第ともいえるため、入社式をどのように運営すべきなのか知りたいという担当者も多いはずです。

そこで本記事では、入社式を運営する上で担当者が準備すべきことや成功させるためのポイントを紹介します。

記事の後半には、アウトソーシングについても紹介しておりますので、ぜひ最後までご覧ください。

 

入社式とは？

入社式とは、新入社員が入社する際に開催される式典のことです。

入社式は、「入社してくれてありがとう」という感謝を新入社員へ伝えたり、これから社会人として働くという意識を芽生えさせたりするなどの目的があります。

 

内定式との違いについて

入社式と似ている言葉として挙げられるのが「内定式」です。内定式とは、企業が内定を出した人を祝う式典のことです。

最近は複数の企業から内定をもらう就活生が多いことから、内定式では内定者と関係性を築いて内定辞退を防ぐことを主な目的としています。

なお、一般的に入社式は4月1日前後に開催されるのに対して、内定式は10月1日以降に開催されます。

 

入社式を運営する上で担当者が準備すべきこと

入社式を運営する上で担当者が準備すべきことは、以下の通りです。

順番に解説します。

 

1.企画の立案

まずは「どのような入社式を開催するのか」企画を立案します。

例年通りの入社式を開催するのであれば、去年の入社式を参考にするのが一般的です。

去年とは異なる入社式の開催を検討するのであれば、どのような目的のもとで変更を加えるのか、担当者同士で慎重に話し合いましょう。

 

2.会場の選定

企画を立案したら、入社式を開催するための会場を選定します。

新入社員が数人であれば、オフィスや会議室で入社式を開催する企業も少なくありません。

一方、数十名〜数百名規模の場合には、外部の会場を貸し切って入社式を開催するケースがほとんどです。

入社式は多くの企業が同じ日に開催する傾向にあるため、人気の会場は予約が取れない可能性があります。

そのため、早い時期から自分たちに適した会場を探すようにしましょう。

 

3.日程の調整・通知

会場を選定したら、入社式の日程を調整します。

入社式までにやるべきことは数多くあるため、日程の調整が完了したら速やかに関係者に通知しましょう。

 

4.案内状の作成

日程の調整・通知が完了したら、新入社員に向けて案内状を作成します。

案内状には、最低でも以下の内容を記載しましょう。

案内状を作成したら、メールもしくは郵送で送ります。

 

5.スピーチや挨拶の依頼

社員からのスピーチや挨拶を行う場合、担当者への依頼も忘れずに行いましょう。

事前の準備もあるため、誰に依頼するか決まったら、できるだけ早く伝えることが大切です。

なお、複数人が挨拶やスピーチを行う場合は、内容の重複を避けるために、依頼の際にどのようなスピーチや挨拶をしてもらいたいのか方向性を伝えましょう。

 

6.懇親会の設定

入社式の終了後に懇親会を開催する場合には、会場の確保や飲食の手配なども必ず行いましょう。

新入社員や関係者の負担を軽減するために、懇親会は入社式の会場からなるべく近い場所で開催するのがおすすめです。

 

7.会場の準備

入社式をスムーズに開催するためには、会場がしっかり準備されているかどうかが非常に重要となります。

人数分の椅子や机が配置されているか、照明機材や音響機器・スクリーンが用意されているかなど、会場の準備は徹底しましょう。

 

8.リハーサル

会場の準備まで完了したら、リハーサルを行いましょう。

リハーサルを行うことで、進行や台本などに改善点が見つかることがあります。該当箇所は本番までに調整を行いましょう。

なお可能であれば、リハーサルは一度だけでなく、複数回行うのがおすすめです。

 

入社式の運営を成功させるためのポイント

入社式の運営を成功させたいのであれば、以下2つのポイントを意識しましょう。

一つずつ解説します。

 

緊張をほぐすような雰囲気作りを意識する

入社式では、多くの新入社員が緊張しているはずです。

新入社員の緊張を少しでもほぐすためにも、会場に装飾を施したり明るいBGMを流したりするなど、雰囲気作りを意識するようにしましょう。

新入社員が開会を待っているときに、先輩社員から積極的に話しかけるというのも効果的です。

 

新入社員のモチベーションが高まるような入社式を開催する

入社式は新入社員になってから初めての大規模なイベントです。

会社に対して良い印象を持ち、働くモチベーションを高めてもらうためにも、形式的なものだけでなく自社ならではのコンテンツも検討してみましょう。

企業によってはユニークな入社式を開催しているところもあり、例えば以下のようなものが実際に行われました。

もちろんこのような大掛かりなものだけでなく、動画でおもしろく社員紹介をおこなったり、会社にまつわるクイズ大会をおこなったり、アイデア次第でさまざまなプログラムが可能です。

会社への興味が強まるような入社式にすることで、自社に対して魅力を感じてもらえれば、働くモチベーションが高まり離職率の低下などにも期待ができます。

 

入社式の運営に伴いアウトソーシングを検討してみませんか？

入社式を運営する上で、担当者は企画の立案や会場の選定・案内状の作成・会場の準備など、膨大な業務をこなさなければいけません。

そのため、リソース不足に困っている企業も多いのではないでしょうか。

そのような場合には、アウトソーシングがおすすめです。

アウトソーシングを活用することで、入社式に関する業務の一部を外部に委託できるため、担当者の負担を大幅に軽減することが可能です。

また、アウトソーシング会社は業務におけるプロであるため、クオリティの向上にも期待ができます。

トータルで考えれば、コストが削減する可能性も高いため、ぜひ活用を検討してみましょう。

 

入社式の運営をアウトソーシングするならニューズベース！事例も紹介

入社式の運営をアウトソーシングするのであれば、株式会社ニューズベースがおすすめです。

株式会社ニューズベースでは、社内コミュニケーションイベントプロデュースを提供しており、入社式の運営に関するさまざまな業務のサポートを行っています。

豊富な支援実績もあり、入社式の運営におけるプロが担当するため、安心して依頼することが可能です。

 

実際の事例を一つ紹介します。

全日本空輸株式会社 様は、入社式の運営メンバーの多くが初めて社内イベントを担当することもあり、過去の開催時にもサポートをさせていただいた弊社にお声がけをいただきました。

アウトソーシングを活用いただいたことで「全体のタイムスケジュールがきっちりと決まり、大変助かった」「入社式当日は想定外のトラブルにも的確な指示をしてくれて、すごく頼もしかった」といった声をいただきました。

こちらの事例について詳しく知りたい人は、下記の記事をご覧ください。

全日本空輸株式会社

 

まとめ

本記事では、入社式を運営する上で担当者が準備すべきことや成功させるためのポイントを紹介しました。

入社式を運営する上で、担当者が準備すべきことは多数あります。

入社式の運営を成功させたいのであれば、緊張をほぐすような雰囲気作りを意識したり、新入社員の興味関心を惹くような入社式を開催したりすることを心がけましょう。

入社式の運営のアウトソーシングを検討しているのであれば、株式会社ニューズベースにお気軽にご相談ください。