イベントやセミナー・カンファレンスなどの開催にはアウトソーシング！4つのメリットを徹底解説！

最近では新型コロナウイルスによる感染者も減少傾向にあり、イベントやセミナー・カンファレンスなど、対面での行事を開催する企業も増えてきています。

しかし、人手不足の影響でリソースが割けず、開催を断念する企業も多いのではないのでしょうか。そこでおすすめなのがアウトソーシング、つまり外注するという選択肢です。

本記事では、アウトソーシングのメリットや依頼するときの注意点・実際にアウトソーシングを依頼した企業の事例について紹介します。

 

イベントやセミナー・カンファレンスなどを開催する場合におこなう業務

イベントやセミナー・カンファレンスなどを開催する場合には最低でも以下のような一連の業務を行う必要があります。

リソースに余裕がない場合、これらの業務を担当者だけで行うのは非常に大変です。

イベントやセミナー・カンファレンスなどを開催する場合に限らず、業務には担当者の高度な判断を要する「コア業務」と担当者以外でも対応できる定型的な業務の「ノンコア業務」の二つに分かれています。上記の内容にあてはめてみると、会場準備や当日の受付・誘導・進行などはノンコア業務となり、予算の設定や開催する目的やプログラムの設定・企画の立案はコア業務です。

ノンコア業務であれば、外注が可能なので、積極的にアウトソーシングサービスを利用するのがおすすめです。

 

イベントやセミナー・カンファレンスなどの開催をアウトソーシングするメリット

イベントやセミナー・カンファレンスなどの開催をアウトソーシングするメリットは以下の4つです。

一つずつ解説します。

 

イベントの実行力が付加される

イベントの準備から実行にあたっては、多くの業務タスクが発生します。これらの業務タスクを恙なく実行に移すことが可能な人材を自社で賄うことが出来ない場合には、イベント会社にアウトソーシングすることで補完できます。

イベント会社は以下のような業務を補完することができます。

 

① イベントの目的に合致したコンテンツを企画するプランニング業務

イベント担当の方があらかじめ設定したイベントの目的やテーマメッセージを元にイベントコンセプトやプログラム、演出内容の提案。

 

② 関係各署と調整し各タスクの進行管理を行うディレクション業務

Webや映像、パンフレットといった各種クリエイティブの制作進行、当日の受付や誘導、進行といったオペレーション内容の設計、物品や什器、機材といった物品の選定・手配、イベント実施会場との当日スケジュール調整、運営に必要な人員組織の計画とアサイン、消防、警察といった行政への必要書類提出など。

 

③ これらタスク全体の進捗管理、予算、リソースの分配を行うプロデュース業務

全体工程タスクスケジュール計画、プロジェクト体制計画、主催者予算に基づくイベント見積、イベント担当の方をはじめとする主催者及び関係者との打ち合わせ。

 

イベント準備がスピードアップする

イベント準備にあたり、イベント担当の方の多くは、日常の通常業務を行いながら進めることになるため、時間が足りません。イベント会社にアウトソーシングすることによって、短時間で集中してイベントに対応することができます。

例えば、イベント会場の手配が必要な時、イベント会社では自社ノウハウとして人数、レイアウト形式、アクセス、面積、連絡先などの情報が整理されたリストを持っています。加えて、舞台進行や展示ブースなどで必要となる進行台本、当日のオペレーション計画を取りまとめる運営マニュアルなどの書類についても多くのフォーマットを持っています。

また、このようなツール面だけでなく、例えば過去に同じ会場で実施したことがあり、既に会場の特性や条件を熟知していることもあります。

これらイベント会社が持つノウハウをイベント担当の方の必要な部分に応じて提供してもらえるため、主催企業が初めてイベントを行う場合でも、ゼロベースではないスタートを切ることができ、自らが行うよりも非常に速いペースで準備を進めることができるのです。

 

自社の知見にないアイデアを取り入れられる

イベント会社は、多くの企業との取引で培った経験、そして業界のトレンドや技術といった知見を持っています。

実際に、入社式にてイベント会社にアウトソーシングを委託された全日本空輸株式会社様は、イベント会社にアウトソーシングするメリットについて次のように語っておられます。

「（イベント会社は、）トレンドやイベントの知見、他社の事例が豊富にあり、こちらが聞きたいトピックを具体的に教えていただけます。また、実施したい、やってみたいことに対するプロならではの助言を貰えた事も大変参考になりました。」

このように、イベント会社に委託することで、イベント担当の方は自社の知見、個人の考えに加え、新たにイベント会社の知見を加えた中で、最良のアイデアを取り入れることができます。

 

イベント会社が持つ外部パートナーネットワークを活用できる

イベントの企画にはその性質上、イベント会社一社では対応できない内容もあります。しかし、イベント会社は、それを補うことができる外部パートナー企業とのネットワークを持っているため、イベント担当の方がやりたいことを、かなえることが出来る専門家を紹介してもらうことができます。

例えば、イベント演出の一つにパフォーマンスショーがあります。この時のパフォーマーはイベント会社のメンバーではもちろんありません。また、イベントでは多種多様なグラフィックデザインが登場します。これらのデザイナーは場合によっては、イベント会社のパートナーが行うこともあります。そしてイベント当日のスタッフもまた、イベント会社のパートナーです。

このようにイベント会社は、イベント内容によってリソースが弱い分野については自社の独自のネットワークをフル活用し補います。イベント担当の方は、自身が考えているアイデアをイベント会社だけでなく、彼らを通じて知り合った専門家とともに作り上げることができるのです。

 

当日スムーズにイベントを運営できる

アウトソーシングすることで、当日の運営がスムーズになります。

セミナーやカンファレンスは規模によって、参加者の数や会場の大きさなどが変わります。当然、規模が大きくなればなるほど当日の運営でやるべきことが増えますので、スタッフの負担は大きくなっていきます。

規模の小さいイベントであれば自社スタッフのみでまかなえるかもしれませんが、規模が大きくなればノウハウや経験の少ない自社スタッフのみでは運営が困難になることが予想されます。
経験豊富な業者にアウトソーシングすれば、その課題は解決できます。業務や役割に合わせてそのスキルや経験を持つスタッフを少人数から大人数まで手配できるため、当日の運営業務をスムーズにすることができるでしょう。

 

参加者の満足度を向上できる

イベント業務をアウトソーシングすれば、参加者の満足度向上にもつながります。

前述の通り、イベント規模が大きくなればなるほどやるべきことが増え、スタッフの負担は大きくなります。もし自社スタッフのキャパシティにおさまらなければ、イベントは停滞してしまい、参加者は不満を感じやすくなるでしょう。しかし、アウトソーシングすれば、当日の運営はスムーズになって参加者も快適にイベントを楽しめるようになります。さらに、自社スタッフがより細やかに顧客対応できるようになることで、満足度向上を図ることもできます。

また、前述の通り、アウトソーシングしたイベント会社の外部パートナーとのつながりも活用できるようになります。自社でイメージした理想を実現しやすくなり、より質の高いイベントを開催できるようになるでしょう。それは結果的に、参加者の満足度向上にもつながります。

 

アウトソーシング（外注）を依頼する時に注意すべきポイント

アウトソーシングを依頼する時に注意すべきポイントは以下の6つです。

順番に解説します。

 

イベントの目的を共有する

イベント業務をアウトソーシングする際には、必ずイベントの目的を業者側と共有しましょう。

どんなイベントであっても、その先には必ず目的があります。その目的とは、企業にとって何らかの利益になるものです。つまり、その目的に向かってまっすぐに進まなければ、どんなに良いイベントであっても企業の利益というゴールにはつながらないといえます。また、途中で目的がブレることで、余計なコストをかける可能性も高まります。

このようなことから、イベント業務をアウトソーシングする場合は、目的を明確にした上で業者としっかり共有することが大切です。企画から終了まで目的からブレることがないように、業者側と報連相を常に行っていきましょう。

 

どこまで仕事を依頼できるか

アウトソーシングでは、基本的にノンコア業務のみ依頼が可能です。しかし、アウトソーシング会社によっては、ノンコア業務であっても依頼できないケースもあります。

契約した後にアウトソーシングしたい業務が依頼できないことが判明すると、それまでの時間が無駄になってしまうので、契約する前に必ず自社が委託したい業務を引き受けてくれるのかどうかを確認しましょう。

 

得意なイベント分野はあるか

イベント業務をアウトソーシングするならば、業者の得意分野についてもリサーチすることが大切です。

イベント会社はそれぞれ得意な分野があります。シンポジウムが得意なところもあれば、社員総会など社内向けイベントが得意という業者もいるでしょう。せっかく依頼するのですから、自社が開催を予定しているイベントを得意とする業者をぜひとも選びたいところです。

イベント会社の得意分野を知るには、各社で公開している事例や実績などをチェックすると良いでしょう。依頼したいイベントに近いイメージの実績があれば、担当者と実際にミーティングしてみるのもおすすめです。得意分野が複数あるような業者であれば、他社とは違ったイベントを開催できる可能性もあります。

 

運営実績があるか

自分たちが求めるクオリティの業務を行ってくれなかったりコミュニケーションがまともに取れず、納期に遅れたりするアウトソーシング会社も珍しくありません。このようなアウトソーシング会社に引っかからないようにするためにも、必ず運営実績があるかどうかを確認しましょう。

運営実績はホームページに記載されていることがほとんどです。しかし、非公開にしているアウトソーシング会社もあるので、気になるのであれば一度お問い合わせしてみるのがおすすめです。

 

見積もり費用が明確になっているか

見積もり費用が不透明で、支払い金額を通常よりも高めに設定している悪徳なアウトソーシング会社もあります。騙されないようにするためにも、見積もり費用の項目を一つずつ確かめましょう。

また、契約した後にオプションとして別途追加料金を支払わされるケースもあるので、見積もり費用だけでなく契約書の内容も忘れずに確認しましょう。

 

見積もりの確定は必ずイベント実施前に

イベント業務をアウトソーシングする場合に忘れてはいけないこと、それはイベント実施前に必ず見積もりを確定させることです。

見積もりの確定はイベント前にする、当たり前のことのように思えますが、実際にイベントを開催してみると、見積もりを確定せずにイベントを開催してしまうことが意外と多くあります。イベントを実施してしまうとコストが発生してしまうため、もう後戻りはできません。後から高額な請求がきて頭を悩ませる、そんな担当者も少なくないのです。

もちろん、実費などはイベントを行ってからでないと確定できません。しかし、それはそれとして、確定できるコストと分けて管理することが大切です。

 

実際にアウトソーシング（外注）してみた企業の事例紹介

実際にアウトソーシングしてみた企業の事例を4つ紹介します。

 

TECH IN ASIA

TECH IN ASIAは、過去7回開催の実績をもつ、企業家や投資家、テクノロジー業界関係者間での交流、マッチングを目的とした大規模なイベントです。

TECH IN ASIAの開催目的を、「競合他社より多くの支持を獲得して、確固たる地位を築いて収益を上げる」としました。開催目的を達成するために企業家と投資家がマッチング、あるいは商談を交わす機会を多く設けられるデザインが必要でした。イベントを開催するにあたり、イベント計画を進行させる人材、ノウハウを新たに投入する必要性が生じ、そこでTECH IN ASIA運営はイベント制作会社ニューズベースにサポートを依頼しました。

TECH IN ASIAのボランティアスタッフを活用したいという希望の元、ニューズベースは、運営スタッフに対してノウハウをレクチャーし、ボランティアスタッフ募集を発するタイミングなども具体的にアドバイスしました。本来であればイベント運営側では得られなかった具体性の高いノウハウが、イベントを通してのアウトソーシングにより得られました。

またイベントの参加者の中には海外のゲストが多数来場することが予想されるため、土地勘が無い海外からのゲストに対して、事前に出展案内などを行い混乱を招くことなく誘導することができ、結果として投資家や企業家、テクノロジー関係者を多数マッチングさせることができ、大きな成果を挙げるに至りました。

 

エンジニアサポート CROSS実行委員会

エンジニアサポートCROSSは最大収容人数が約1,200人の大規模なホールで開催される国内最大級のITエンジニアカンファレンスです。このイベントは所属している組織や使用しているプログラム言語、専門分野が違うエンジニアたちが交流し、互いに知見を深めることが目的です。

エンジニアサポート CROSSの場合は、ふたつの課題がありました。

ひとつは、エンジニアサポート CROSSの運営チームは人の入れ替わりが激しいこともありイベント運営ノウハウが蓄積されていないという点でした。チームメンバーが入れ替わるとカンファレンス実行にまつわるノウハウが薄れていくため、エンジニア CROSS運営チームには運営に関するノウハウが少ない状態でした。

もうひとつは、業務負担量が多い点です。基本的には本業務を抱えながらの運営ということもあり、実行委員の業務負担量が多く十分な配慮が出来ない状況でした。上記ふたつの課題に対して解決しつつ、カンファレンスを成功に導くために専門的な知識を持つサポーターが必要でした。

そこでイベント制作会社ニューズベースに依頼し、イベントの事前準備や制作進行のディレクションを業務委託しました。イベント制作、運営に関してノウハウがあるイベント専門会社へ細かく代行することにより、実行委員会の業務負担量を低減させることができ、結果実行員会は、本来の業務であるプログラム企画やオペレーションに集中することができました。

 

シーエスシージャパンリミテッド

シーエスシージャパンリミテッドは毎年アジア各国にて持ち回りで開催される、アジア全域の保険会社ユーザー向けのイベントです。

日本で開催されることが決定した際、基本的な計画と会場の確保までは、運営単独で実施することができましたが、具体的な企画発案において、今現在の知識やノウハウだけでは十分な内容に仕上げることが出来ないという問題に突き当たりました。またカンファレンス内で扱われる書類は全て英語表記のため、さまざまな資料などを英訳、日本語訳する必要があるという点も大きな課題でした。

そこでイベント制作会社ニューズベースにサポートを依頼し、配布資料や進行台本を日本語と英語両方が記載されたフォーマットや、開催国である日本の文化を来場者に体感してもらうコンテンツも作成し、日本らしさが溢れるカンファレンスが成立しました。

日本らしさを引き出すために、「海外の来場者が期待する日本像」から逆算してコンテンツが作られ、最終的にはカンファレンスで「サムライ・ニンジャ」などに代表されるある日本らしいプログラムが披露されました。オプショナルツアーやお土産を用意するなどし、徹底的に「日本らしさ」を前面に押し出し、「おもてなし」の精神を十分にアピールし、来場者に好評を博すに至りました。

 

住友化学株式会社のセミナー

住友化学株式会社は、「サウジアラビア工業団地への企業誘致」を目的としたセミナーを開催しました。

サウジアラビア進出に対するプロセスを模索している日本企業をターゲットとし、東京と名古屋、大阪のホテルのホールにて行われました。しかし、セミナーを開催する上で「担当者がセミナー企画業務に追われて、通常業務に支障をきたす」という問題が生じていました。セミナーやカンファレンスは開催数が多くなればなるほど細かな業務が発生します。

そこで、セミナー企画業務を代行できる手配先のネットワークを持つイベント会社ニューズベースのサポートを受けるという方法を取りました。セミナーのゲストが利用する宿泊施設やレストラン、移動チケットなどを手配する業務を一手に引き受けるなど、セミナー企画における課題と問題点が整理され、それをクリアするための具体策も合わせて提案されました。

結果として担当者はセミナー企画業務から離れることができ、通常業務に集中することが実現されました。セミナーイベントをアウトソーシングすることにより、イベント進行と通常業務へのコミットを両方同時に確保することができました。

 

まとめ

本記事では、イベントやセミナー・カンファレンスなどの開催するにあたってアウトソーシングを利用するメリットや注意点・実際の事例などを紹介しました。

業務を代行してくれるアウトソーシングサービスを利用することでイベントの実行力が付加されたりイベント準備がスピードアップしたりするなどのメリットがあります。ただし、悪徳なアウトソーシング会社もあるので注意が必要です。

 

アウトソーシングの依頼を検討しているのであれば弊社、株式会社ニューズベースにお任せください。

株式会社ニューズベースでは、年間400件以上の案件実績があり、スケジュールの調整段階から会場の準備・当日の受付まで、さまざまなノンコア業務が依頼できます。まずはお気軽にご相談ください。

今回の記事を参考に、アウトソーシングの利用を検討しましょう。