イベント開催に向けて「WBS」を活用するメリットとは？作成方法を解説

これからイベントを開催するのであれば、「WBS」について知っておくのがおすすめです。

ただ、そもそもWBSがどのような意味なのか、あまり把握していないという方もいるのではないでしょうか。

そこで本記事では、WBSの意味やイベントでWBSを活用するメリット・作成方法・作成する際のコツについて解説します。

 

WBSとは？

WBSとは「Work Breakdown Structure」の略称であり、プロジェクト全体を分解して階層的に整理する手法のことです。

具体的には、プロジェクト全体のなかで重要なタスクを並べて、そこからさらに小さなタスクへとツリー状に分解していくようなイメージです。

なお、WBSは「作業分解構造図」と呼ばれることもあり、以下の2種類に大きく分けられます。

WBSを活用することで、各作業を明確化することが可能です。

その結果、作業の抜け漏れを未然に防いだり、従業員一人ひとりに適切に役割分担が行えたりするなどのメリットに期待ができます。

WBSは、イベントを成功させる上で必要不可欠であるといっても過言ではありません。

 

イベントを開催する上でWBSを活用するメリット

イベントを開催する上でWBSを活用するメリットは、以下の通りです。

一つずつ解説します。

 

やるべき作業が明確になる

WBSは、プロジェクト全体を分解して階層的にタスクを整理するため、やるべき作業が明確になります。

その結果、無駄な労力や時間をかけることなく的確に作業を進め、イベントを作り上げていくことが可能です。

 

役割分担が行える

WBSを活用することで細かくタスクを分解できるため、従業員一人ひとりの役割分担が行えます。

役割分担を行うことで、責任の所在を明確化できるようになり、イベントにおける業務の効率化にも期待ができるでしょう。

 

作業の抜け漏れがなくなる

WBSを活用することで、プロジェクト全体が細かく分解されるため、作業の抜け漏れが発生しにくくなります。

仮に作業の抜け漏れが発生した場合であっても、タスクが可視化されているため、すぐに見つけることが可能です。

 

正確なスケジュールを組める

WBSを活用することで、正確なスケジュールが組めるのも大きなメリットです。

正確なスケジュールを組むことによって、これまで以上にイベントを開催するまでの進捗管理がしやすくなります。

仮に進捗が遅れているタスクがあったとしても、迅速に対応できるようになるため、イベントを予定通りに開催することが可能です。

 

イベントにおけるWBSの作成方法

イベントにおけるWBSの作成方法は、以下の通りです。

順番に解説します。

 

1.作業内容を洗い出す

まずはイベントを開催するまでの作業内容を全て洗い出しましょう。

これまでにも何度かイベントの開催経験がある場合には、過去の資料を参考にしてみるのもおすすめです。

くれぐれも作業内容が重複したり記入漏れが発生したりしないよう、十分に注意しましょう。

 

2.作業の順序を決める

作業内容を洗い出したら、作業の順序を一つずつ決めていきます。

作業の順序を決める際には、「同時並行でも行える作業なのか」「前の作業が終わらないと着手できない作業なのか」なども考慮しましょう。

 

3.作業を構造化する

順序を決めたら、一つひとつの作業を構造化します。

作業の順序を決めた段階である程度は構造化されているかもしれませんが、同階層を比較した際に業務負担に差がないかを細かくチェックしましょう。

作業の構造化に伴い、期日も忘れずに設定しましょう。

 

4.各作業ごとに担当者を設定する

作業の構造化が完了したら、各作業ごとに担当者を設定していきます。

1つのタスクにつき複数人の担当者を設定してしまうと、責任者としての自覚が薄れる可能性があります。

その結果、責任の所在が曖昧となる恐れがあるため、基本的には1つのタスクにつき担当者は一人に設定しましょう。

 

イベントでWBSを作成する際のコツ

イベントでWBSを作成する際には、以下3つのコツを意識しましょう。

一つずつ解説します。

 

思考を整理する

WBSを作成するにあたって、あらかじめ思考を整理しておくのがおすすめです。

なぜならWBSは、作業内容を全て洗い出したり作業の順序を決めたりするなど、比較的ハードな作業となるためです。

思考を整理する際は、マインドマップを作成してみましょう。連想ゲームのような形でイベントに必要な作業が洗い出され、頭の中に合ったものをアウトプットすることができます。

 

ツールを活用してみる

効率的にWBSを作成したいのであれば、ツールを活用してみましょう。

「WBSツール」と呼ばれるものを活用することで、作業の分解や管理などにかかる手間や時間を削減し、効率的にWBSを活用することができます。

WBSツールは数多くの種類があるため、利用料金や操作性などを考慮した上で、自分たちに合ったツールを選びましょう。

 

不測の事態に備える

イベントでWBSを作成する際には、不測の事態に備えることも大切です。

備え方はさまざまですが、例えばトラブルが起きる可能性を考慮して、WBS作成の際にスケジュールやリソースにはある程度余裕を持たせておきましょう。

不測の事態にあらかじめ備えておくことで、予期せぬトラブルが起きても柔軟に対応できます。

 

まとめ

本記事では、WBSの意味やイベントでWBSを活用するメリット・作成方法・作成する際のコツについて解説しました。

WBSとは、プロジェクト全体を分解して階層的に整理する手法のことであり、イベント開催する上でWBSを活用することで、やるべき作業が明確になったり役割分担が行えるようになったりします。

また、作業の抜け漏れがなくなったり正確なスケジュールを組めるようになったりするといったメリットにも期待ができるため、イベントを開催する上でWBSは必要不可欠といえるでしょう。

イベントでWBSを作成する際には、あらかじめ思考を整理したりツールを活用したりすることで、効率よくWBSが作成できるようになるため、おすすめです。

これからイベントの開催を検討しているのであれば、本記事を参考にWBSを活用してみてください。

 

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