ペーパーレス化はなぜ重要？メリットや成功事例を徹底解説

「ペーパーレス化ってどうやって進めればいい？」
「なぜうちの会社でペーパーレス化が進まないのだろう？」

このような疑問をお持ちではないでしょうか？

本記事では、ペーパーレス化のメリットや成功事例、ペーパーレス化が進まない原因について具体的に解説しているので、ぜひ参考にしてみてください。

 

ペーパーレス化とは？

ペーパーレス化とは、業務効率の改善をはかるため、請求書や会議資料、掲示物などを電子化することです。

政府も後押ししており、紙の書類として保存する必要があった法定文書の電子保存を容認する「e-文書法」が2005年に施行されました。また、2022年1月に電子帳簿保存法が改正され、経理や税務に関する書類の保管が簡易化されるなど、ペーパーレス化を推進する制度が整えられてきています。

 

ペーパーレス化が必要な2つの理由

以下の2つの点においてペーパーレス化が必要です。

それぞれについて詳しく説明していきます。

ビジネス面における必要性

ビジネス面において、ペーパーレス化は以下のメリットがあります。

ペーパーレス化によって得体情報にいち早くアクセスできますし、コピー紙やインク、プリンターにかかる費用も抑えられるでしょう。アクセス権限を規制することでセキュリティの強化にもつながります。

人手不足や利益率の低下で困っている企業にこそペーパーレス化を推進するのがおすすめです。

環境保全面における必要性

紙を生産するためには木材を伐採し、加工するのに多くのエネルギーを要するので、環境への負担が大きいです。ペーパーレス化を進めることで紙の生産量を減らせれば、環境への負担は減少するでしょう。

環境保全の観点においてもペーパーレス化は重要であるといえます。

 

ペーパーレス化が進まない原因とは

これほどのメリットがあるにも関わらず、ペーパーレス化はなぜ進まないのでしょうか？

その原因として、以下のものが挙げられます。

それぞれについて詳しく解説します。

ペーパーレス化への意識の低さ

新たなツールを導入したり操作方法を覚えたりする手間がかかるので、ペーパーレス化に対する意識が低い社員もいるでしょう。それらの課題を乗り越えてまで導入する意義を見出せないと、ペーパーレス化を進めるのは難しいかもしれません。

特に、デジタルデータに対して抵抗感がある社員に対しては丁寧に導入意義を説明する必要があるでしょう。

生産性を求める視点の欠如

ペーパーレス化が進まない原因の一つとして、組織全体が生産性を求める視点を持っていないことも挙げられます。

ペーパーレス化はコスト削減や生産性の向上に役立ちます。しかし、それらのメリットより仕事が増えることの抵抗感の方が大きい組織であれば、ペーパーレス化は進めづらいでしょう。

ITリテラシーの低さ

ペーパーレス化を進めるには、インターネットツールを使いこなす必要が出てきます。そのため、ITリテラシーが低いとスムーズに導入しにくいですし、デジタル化に対する抵抗感も強くなるでしょう。

その際、段階的にペーパーレス化を進めていくのがおすすめ。まずは誰にでも簡単に使えるツールを使ってみましょう。

アナログ重視の社内規定

紙の文書で情報共有や保管をしなければいけないという社内規定も、ペーパーレス化が進まない原因の一つです。

前述したように、多くの書類は法律的にも電子化が許されています。社内規定が法律を遵守するために作成されているのであれば、規制が緩和されていることを上層部に伝える必要があるでしょう。

システム変更にかかる手間

ペーパーレス化のシステム変更には手間がかかるので、それを嫌がる上層部もいます。ただし、実際は手間がかかりそうといったイメージだけで躊躇しているケースもあるので、具体的にどれほどの手間になるのかを説明できると、進められる可能性もあります。

また、ペーパーレス化による生産性向上のメリットを伝えられると、導入に向けたシステム整備を外注する選択肢も出てくるかもしれません。

 

ペーパーレス化のメリット

ペーパーレス化のメリットは以下の５つです。

それぞれについて詳しく解説します。

コスト削減できる

ペーパーレス化をすると、紙資料を印刷するのにかかる費用を抑えられるので、大幅なコスト削減が可能です。

印刷にかかる費用は紙やインク代だけでなく、コピー機の維持費や紙の資料を処分するための費用も含まれます。ペーパーレス化を進めることでコストを削減し、収益率の向上を目指しましょう。

特定の情報が探しやすくなる

ペーパーレス化を進められると、検索してデータを見つけられるので、特定の情報を探しやすくなります。

紙の書類だと、探すのに時間がかかることや、持ち出されていて閲覧できないこともあります。情報を探しやすくなると、業務効率も向上するのが魅力です。

オフィスの整理整頓ができる

書類データを電子化することで、オフィスに保管場所を設ける必要がなくなり、整理整頓ができます。

書庫のために広い部屋を確保している会社も少なくありません。ペーパーレス化によって書庫を縮小し、本来他の用途で使用できるはずだったスペースを確保することができます。

紛失リスクが低くなる

資料を紙で保管していると、持ち出しによって紛失することもありますが、電子データをきちんとバックアップをとっておけば紛失のリスクを低くできます。

重要書類の紛失は情報漏洩にもつながり、最悪の場合は賠償責任を伴うこともあるでしょう。ペーパーレス化によってそういったリスクも防げるのです。

業務効率化が進む

ペーパーレス化によって、特定データへのアクセスが簡単になり、情報共有も簡略化できるため、業務効率化に繋がります。業務効率が向上することで、コア業務に割けるリソースが増えるため、売上増加も期待できるでしょう。

 

ペーパーレス化の成功事例

ペーパーレス化の成功事例として、以下の3つを紹介します。

それぞれについて詳しく解説します。

辻・本郷 税理士法人

辻・本郷税理士法人は、公認会計士や税理士が所属し、法人向けに会計業務をおこなっている企業です。

従来は、領収書や通帳などの紙データの情報をまとめていましたが、それらを自動で読み取り、クラウド保存するシステムを導入。業務効率化や顧客情報の紛失リスクの軽減に成功しました。

株式会社メディカル・プリンシプル

株式会社メディカル・プリンシプルは、医学業界のキャリアサポートを行う企業です。

求人情報を紙媒体で収集していたところ、電子データに転換するシステムを導入し、作業時間を大幅にカットするのに成功しました。

岩手県久慈市

岩手県久慈市は、ふるさと納税の申請書やアンケートなどの紙資料の集計業務を、NTT東日本の「AIよみと〜る」と「おまかせRPA」を導入することで自動化に成功。

それらにかかっていた業務時間が約80%削減されたとのことです。

 

まとめ

本記事では、ペーパーレス化のメリットや成功事例などについてご紹介しました。ペーパーレス化が進まない原因は企業によって異なりますが、打開策としては上層部に対してメリットを丁寧に説明し、組織全体で取り組む施策として検討を進めることが重要です。

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